12 Principles สำหรับการบริหารโครงการ อ้างอิงตาม PMBOK 7^th

          Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ได้เดินทางมาถึง Edition 7^th แล้ว  ในบทความนี้จะขออธิบายถึง 12 หลักการพื้นฐาน หรือ 12 Principles สำหรับการบริหารโครงการ อ้างอิงตาม PMBOK 7^th ซึ่งเป็นสิ่งที่ Project Manager และ ทีมงานโครงการ ต้องเข้าใจ และใช้เป็นแนวปฏิบัติ เพื่อมุ่งสู่การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ และส่งเสริมให้โครงการประสบความสำเร็จ โดยในบทความนี้ จะขออธิบายเป็นภาพสรุป โดยย่อๆ ของ 12 Principles สำหรับการบริหารโครงการ และจะอธิบายในรายละเอียดของแต่ละ Principle พร้อมยกตัวอย่างประกอบ ในบทความถัดๆ ไป 

12 Principles สำหรับการบริหารโครงการ อ้างอิงตาม PMBOK 7^th มีดังนี้

1.    BE A DELIGENT, RESPECTFUL, AND CARING STEWARD
“ STEWARDSHIP “
คือการตั้งใจทำงาน อย่างมีความมุ่งมั่น  รับผิดชอบต่องาน ใส่ใจดูแลในผลงาน และพยายามส่งมอบงานให้ได้ตามสัญญา เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งปฏิบัติตามกฎระเบียบและกระบวนการ อย่างมืออาชีพ ด้วยสำนึกรับผิดชอบในผลกระทบต่อผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด โดยสามารถสรุปแนวทางการทำงานดังกล่าวข้างต้นว่า เป็นการแสดงออกถึงการทำงานแบบ Stewardship  ด้วยเหตุนี้ วิธีการทำงาน ที่แสดงออกถึงการมี Stewardship นั้น เป็นแนวทางการทำงาน ที่พึงประสงค์ทั้งในตัว Project Manager เอง และ Project Team เพื่อให้ส่งเสริมให้ผลงานของโครงการ ถูกส่งมอบได้ ตามขอบเขตงาน ตามกำหนดเวลา ภายใต้ข้อจำกัดต่างๆ    

2.    CREATE A COLLABORATIVE PROJECT TEAM ENVIRONMENT
“ TEAM “
คือการสร้างบรรยากาศการทำงานเป็นทีมให้กับทีมงานโครงการ ซึ่งมีทักษะ ประสบการณ์ ความรู้ และความคาดหวัง ที่แตกต่างกัน แต่สามารถทำงานร่วมกันได้ โดยมีเป้าหมายเดียวกัน การสร้างบรรยากาศ หรือสิ่งแวดล้อมให้ทีมงานโครงการ สามารถทำงานเป็น Teamwork ได้นั้น จะต้องส่งเสริมให้ทีมงาน มีอิสระในการสื่อสาร แสดงความคิดเห็น และกำหนดเป้าหมายของทีมร่วมกัน รวมถึงเปิดโอกาสให้ทีมงาน ได้มีการเรียนรู้ วิธีการทำงาน  ทักษะ และความถนัด ของกันและกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจศักยภาพ จุดแข็ง และจุดอ่อน ของแต่ละคนในทีม เพื่อประโยชน์ในการทำงานร่วมกัน เพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน และส่งเสริมให้โครงการประสบความสำเร็จ 

3.    EFFECTIVELY ENGAGE WITH STAKEHOLDERS
“STAKEHOLDERS”
การสนับสนุนจาก Stakeholder หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการนั้น ถือเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ  ดังนั้น การสื่อสาร ประสานงาน กับ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ให้เข้ามามีส่วนร่วมในโครงการ และการบริหารความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จึงเป็นสิ่งจำเป็นที่ Project Manager และทีมงานต้องดำเนินการ และควรดำเนินการตั้งแต่ต้นโครงการ รวมถึงต้องหมั่นคอย สื่อสาร และประสานงานกับ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตลอดโครงการ เพื่อให้สามารถเข้าใจ การเปลี่ยนแปลงของวิธีคิด และความคาดหวังต่างๆ ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และนำมาปรับแผนวิธีการทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้เกิดการสนับสนุนโครงการอย่างต่อเนื่อง

4.    FOCUS ON VALUE
“ VALUE “
ความสำเร็จของโครงการ มิได้ตัดสินกันแค่เพียงการส่งมอบผลงานโครงการ ได้ตามขอบเขตงาน ตรงเวลา และภายใต้งบประมาณ เท่านั้น แต่โครงการที่ประสบความสำเร็จ จะต้องส่งมอบผลงาน ที่มีประโยชน์และสร้างคุณค่าต่อองค์กร หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ความสำเร็จของโครงการ มิได้วัดแค่การส่งมอบ Output ของโครงการ แต่วัดกันที่ การส่งมอบ Outcome ให้กับองค์กร เนื่องจาก Outcome จะสามารถสร้างคุณค่า หรือ Value ให้กับองค์กร และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ ดังนั้น Project Manager และ ทีมงานโครงการ ต้องตระหนักอยู่เสมอว่า ผลงานของตนเองนั้น จะต้องสามารถสร้าง Outcome หรือ สร้าง Value ให้กับองค์กร และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ รวมถึง ต้องระมัดระวังไม่ทำงานในลักษณะที่ เน้นเพียงการส่งมอบงานให้ครบ และเสร็จตามกำหนดการ แต่ไม่ใส่ใจประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ จากผลงานของโครงการ

5.    RECOGNIZE , EVALUATE , AND RESPOND TO SYSTEM INTERACTIONS
“ SYSTEM THINKING “
โดยธรรมชาติของโครงการ มักจะต้องมีความเชื่อมโยงกับองค์ประกอบอื่นๆขององค์กร เช่น เชื่อมโยงกับโครงการอื่นๆ   เชื่อมโยงกับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งภายใน และภายนอกองค์กร  หรือเป็นส่วนประกอบหนึ่งใน Program หรือ Portfolio ขององค์กร เป็นต้น หรืออาจจะกล่าวในอีกนัยหนึ่งได้ว่า โครงการของเรา เป็นส่วนหนึ่งของระบบต่างๆทั้งในองค์กร และนอกองค์กรก็ได้  การเชื่อมโยงดังกล่าว มักจะสร้างข้อจำกัดต่างๆให้กับโครงการ และเมื่อส่วนอื่นๆของระบบ มีการเปลี่ยนแปลง ก็มักจะส่งผลต่อโครงการของเราอย่างแน่นอน ดังนั้น สิ่งที่ Project Manager และ ทีมงาน พึงปฏิบัติ คือการคิดวิเคราะห์ให้เห็นการเชื่อมโยงระหว่างโครงการของเรา กับส่วนอื่นๆในระบบ หรือ “System Thinking “   ซึ่งจะช่วยให้เรา ประสานงานกับส่วนอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้โครงการของเราทำงานร่วมกับส่วนอื่นๆของระบบได้ อีกทั้งยังช่วยให้เราสามารถประเมินผลกระทบต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับโครงการของเรา อันเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงจากองค์ประกอบอื่นๆ ในระบบ และกำหนดแผนรองรับการเปลี่ยนแปลงนั้นๆได้ เพื่อเพิ่มโอกาสความสำเร็จให้โครงการ 

6.    DEMONSTRATE LEADERSHIP BEHAVIORS
“ LEADERSHIP “
Leadership หรือ ภาวะผู้นำของ Project Manager และทีมงานโครงการ ถือเป็นสิ่งสำคัญ ในการทำงานในโครงการให้ลุล่วง และประสบความสำเร็จ โดยภาวะผู้นำ หรือ Leadership นั้น มิใช่ตำแหน่งในโครงการ แต่เป็นพฤติกรรมการทำงาน ดังนั้น ทีมงานโครงการ ก็จำเป็นต้องมีภาวะผู้นำในการปฏิบัติงานของตนเอง ให้สำเร็จลุล่วง และเนื่องจากการใช้ภาวะผู้นำในการทำงานนั้น มีหลากหลายวิธีการ ที่เหมาะสมแตกต่างกัน ตามแต่ละสถานการณ์ (Situational Leadership) เช่น การสร้างเป้าหมายร่วม  การสร้างแรงจูงใจให้ทีมงาน  การกำหนดวิธีการทำงานและการแบ่งงาน  การสั่งการ  การสอนงาน การกระจายอำนาจ  การประสานงานและสนับสนุน  เป็นต้น ดังนั้น Project Manager และ ทีมงาน จึงจำเป็นต้องเข้าใจ วิธีการแสดงภาวะผู้นำ ที่เหมาะสมตามแต่ละสถานการณ์ ต่างๆ เพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกัน อย่างมีประสิทธิภาพ และส่งเสริมให้โครงการประสบความสำเร็จ

7.    TAILOR BASED ON CONTEXT
“ TAILORING “
วิธีการทำงานในโครงการนั้น มีหลายวิธีการ เช่น การทำงานแบบ Waterfall ที่มีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจนและส่งมอบงานครั้งเดียว   การทำงานแบบ Incremental ที่เน้นเรื่องการส่งมอบงานทีละน้อย แต่ส่งมอบหลายๆครั้งหรือการทำงานแบบ Agile ที่เน้นเรื่องการแบ่งงานเป็นช่วงๆ เพื่อเรียนรู้และปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็ว เป็นต้น การกำหนดวิธีการทำงานในโครงการ จึงต้องพิจารณาบริบท หรือ Context ของโครงการ และเลือกวิธีการ หรือกระบวนการทำงาน ให้เหมาะกับบริบทของโครงการ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่ง คือ Project Manager และทีมงาน จะต้องสามารถ Tailor หรือออกแบบวิธีการทำงาน ให้เหมาะกับสภาพการทำงานจริง และบริบทของโครงการ การใช้วิธีการทำงานแบบเดียวกับทุกโครงการ มักจะส่งผลต่อประสิทธิภาพงานในโครงการ ด้วยเหตุนี้ Project Manager และทีมงาน จำเป็นต้องเรียนรู้ รายละเอียด ข้อดี และข้อเสีย ของวิธีการทำงานในโครงการ แบบต่างๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจเลือกวิธีการที่ดีที่สุดสำหรับโครงการของตนเอง และตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป รวมถึงต้องเน้นย้ำจุดควบคุมสำคัญที่มีประโยชน์ต่อโครงการของเรา เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จภายใต้ทรัพยากรที่คุ้มค่าที่สุด
 
8.    BUILD QUALITY INTO PROCESSES AND DELIVERABLES
การส่งมอบงานที่มีคุณภาพ เป็นปัจจัยความสำเร็จประการสำคัญของการบริหารโครงการ  สิ่งส่งมอบที่ไม่มีคุณภาพ จะส่งผลให้โครงการมีต้นทุนมากขึ้น และทำให้โครงการล่าช้า หรืออาจจะส่งมอบงานไม่ได้ ดังนั้น การสร้างงานคุณภาพ จึงเป็นทักษะสำคัญสำหรับ Project Manager และทีมงาน โดยต้องสามารถสร้างคุณภาพ ทั้งในระดับสิ่งส่งมอบ โดยการตรวจสอบสิ่งส่งมอบก่อนนำไปใช้ และในระดับกระบวนการ โดยการออกแบบกระบวนการทำงานให้ผลิตงานที่มีคุณภาพ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่ง การสร้างคุณภาพในระดับสิ่งส่งมอบ คือการตรวจสอบข้อผิดพลาดของสิ่งส่งมอบ เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อผิดพลาดเหล่านั้นไปถึงมือลูกค้า  แต่การสร้างคุณภาพในระดับกระบวนการ คือการสร้างกระบวนการทำงานให้ผลิตงานที่มีคุณภาพ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดตั้งแต่ขั้นตอนการผลิต

9.    NAVIGATE COMPLEXITY
“ COMPLEXITY “
ความซับซ้อน หรือ Complexity ของโครงการนั้น มักจะขึ้นอยู่กับสาเหตุ หรือปัจจัยหลายประการ เช่น เทคโนโลยีที่ใช้  จำนวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ  การเชื่อมต่อกับระบบหรือองค์ประกอบภายนอกโครงการ  ความไม่แน่นอนและการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้น เป็นต้น ดังนั้น การค้นหา ปัจจัยดังกล่าว เพื่อให้ทราบ ระดับความซับซ้อนของโครงการ จะช่วยให้ Project Manager และทีมงานโครงการ สามารถกำหนดวิธีการทำงาน และแผนรองรับต่างๆได้ เพื่อเพิ่มโอกาสสำเร็จของโครงการ

10.    OPTIMIZE RISK RESPONSES
“ RISK “
การคาดการณ์ความเสี่ยง ประเมินความเสี่ยง และวางแผนรองรับความเสี่ยง อยู่เสมอ จะช่วยทำให้โครงการมีสุขภาพดี สามารถทำงานได้ตามแผนงาน ภายใต้งบประมาณ และส่งมอบประโยชน์ให้กับองค์กรได้ ถึงแม้ว่าจะมีอุบัติเหตุต่างๆ เกิดขึ้นกับโครงการก็ตาม การบริหารความเสี่ยงและกำหนดแผนรองรับ จึงเป็นปัจจัยความสำเร็จประการสำคัญ ของการบริหารโครงการ ดังนั้น นอกเหนือไปจากการวางแผนงานโครงการตามปกติแล้ว  ทักษะในการบริหารความเสี่ยง และทัศนคติที่ถูกต้องในการจัดการความเสี่ยง จึงเป็นสิ่งที่ Project Manager และ ทีมงานต้องมีเพิ่มเติม เพื่อให้สามารถบริหารโครงการได้สำเร็จ ภายใต้สภาวะที่ไม่แน่นอนต่างๆ

11.    EMBRACE ADAPTABILITY AND RESILIENCY
“ADAPTABILITY AND RESILIENCY “
ความสามารถในการปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลง (Adaptability) และ ความสามารถในการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้ ภายใต้การเปลี่ยนแปลง (Resiliency) คือลักษณะสำคัญของ Project Manager และทีมงานโครงการ สมัยใหม่ ที่ต้องประสบพบเจอกับการเปลี่ยนแปลง ที่รวดเร็วและรุนแรงมากขึ้น โครงการที่ขาดความสามารถในการปรับตัว และไม่สามารถปรับวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้ ภายใต้สภาวะการเปลี่ยนแปลงต่างๆ มักจะเป็นโครงการที่ล้มเหลวในที่สุด เนื่องจากไม่สามารถส่งมอบงานได้  การปรับตัวจำเป็นต้องอาศัยการเรียนรู้ข้อมูลจากผลการทำงาน และนำข้อมูลเหล่านั้น มาแบ่งปันกับทีมงาน เพื่อเรียนรู้ และต้องมีกระบวนการ ที่ส่งเสริมให้เกิดการเรียนรู้ และปรับตัวอย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง 

12.    ENABLE CHANGE TO ACHIEVE THE ENVISIONED FUTURE STATE
“ CHANGE “
โดยธรรมชาติของโครงการ มักจะนำพามาซึ่งการเปลี่ยนแปลงต่างๆในองค์กร ตัวอย่างเช่น CEO ตัดสินใจ อนุมัติโครงการ คิดค้นสินค้าใหม่ หรือ New Product Development Project ก็คาดหวังว่า เมื่อโครงการสำเร็จ ก็จะส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงให้องค์กรพัฒนาก้าวหน้าขึ้น ด้วยเหตุนี้ Project Manager และทีมงาน จึงมักจะอยู่ในฐานะผู้นำการเปลี่ยนแปลง หรือ Change Agents ขององค์กร  ทักษะและกระบวนการที่เป็นระบบ ในการเปลี่ยนแปลงองค์กร จากสถานะปัจจุบัน ไปสู่สถานะอนาคต จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ และส่งมอบคุณค่าให้องค์กร


อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)