8 เรื่อง ที่ PMO ต้องทำ เพื่อบริหารความคาดหวังของ CEO 

ในหลายบทความก่อนหน้านี้ ผมได้เขียนอธิบายถึง PMO หรือ Project Management Office ไปในหลายหัวข้อ และ หลายมุมมอง เช่น แนวทางการบริหารความขัดแย้ง เมื่อ PMO ต้องรายงานสถานะโครงการที่มีปัญหา ให้ผู้บริหารทราบ  หรือ  บทบาทหน้าที่ ของ PMO ไปแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำหัวข้อเรื่อง วิธีการ ที่ PMO ใช้ ในการบริหารความคาดหวัง ของ CEO หรือ ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร และจากประสบการณ์ในการให้คำปรึกษา ในการจัดตั้ง และบริหารจัดการ หน่วยงาน PMO ในหลายองค์กร ผมพบว่า PMO เป็นหน่วยงาน ที่ถูกคาดหวัง จากผู้บริหาร ให้  สามารถ เปลี่ยนแปลง และพัฒนา การบริหารโครงการ ให้มีประสิทธิภาพ ภายในระยะเวลา อันสั้น ด้วยทรัพยากร ที่จำกัด โดยทั่วไป CEO หรือ ผู้บริหาร จะคาดหวังกับ PMO ในหลายเรื่อง เช่น

คาดหวังให้ PMO ช่วยรวบรวม สถานะโครงการทั้งหมดในองค์กร และรายงานให้ ผู้บริหาร ทราบ ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ได้ข้อมูลถูกต้อง ชัดเจน และครบถ้วน

คาดหวังให้ PMO กำกับ ดูแล ให้ทุกโครงการ ทำงานได้ตามแผน และบรรลุเป้าหมาย

คาดหวังให้ PMO นำเป้าหมาย ทางยุทธศาสตร์ของ องค์กร ไปคิด ให้ออกมาเป็น Project เพื่อให้มั่นใจว่า เป้าหมายของโครงการ ส่งเสริมเป้าหมายขององค์กร

คาดหวังให้ PMO ไปติดตามดูว่า หลังจบโครงการแล้ว แต่ละโครงการ สามารถ ส่งมอบ Outcome ได้จริง และสอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร หรือไม่

ดังนั้น หาก PMO ได้รับอนุมัติกำลังคนมาน้อย เข่น ได้คนมาทำหน้าที่ PMO เพียง 3-4 คน ซึ่งต้องกำกับดูแล โครงการ ทั้งองค์กรจำนวน 30-40 โครงการ และในกรณีที่มี Project Manager หรือทีมงานโครงการ น้อยกว่าจำนวนงานที่มีในองค์กร ก็อาจจะทำให้ผู้บริหาร  เกิดความคิดว่า PMO น่าจะลงไปช่วย Project Manager บริหารโครงการ หรือน่าจะลงไปช่วยทีมงาน ทำงานในโครงการด้วย เพื่อลดภาระงาน ของ Project Manager และ ทีมงาน

ความคาดหวังเหล่านี้ หากไม่ถูกบริหารจัดการอย่างเหมาะสม ก็ล้วนแล้วแต่ เป็นสิ่งที่ อาจจะก่อให้เกิด ความขัดแย้ง ระหว่าง PMO และ ผู้บริหาร ได้  และจากเหตุผล ดังกล่าวข้างต้น PMO  จึงควรมีแนวปฏิบัติ เพื่อบริหารความคาดหวังของผู้บริหาร ดังนี้

1.    เร่งจัดทำ PMO Roadmap เพื่อบริหารความคาดหวังของ ผู้บริหาร
PMO Roadmap คือเครื่องมือสำคัญ ที่จะสื่อสารกับผู้บริหาร และผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กร ว่า PMO จะมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง ในระยะสั้น (ภายใน 1 ปีแรกหลังจากจัดตั้ง PMO)  หรือ  ระยะกลาง (ระหว่างปีที่ 2-3 ของการจัดตั้ง PMO)  หรือ ระยะยาว (ระหว่างปีที่ 4-5 ของการจัดตั้ง PMO) เป็นต้น โดย PMO Roadmap นี้ จะช่วยให้ผู้บริหารทราบว่า บทบาทหน้าที่ของ PMO ในแต่ละช่วงเวลาเป็นอย่างไร เพื่อป้องกัน ไม่ให้เกิดการคาดหวัง ให้ PMO ปฏิบัติงานในหน้าที่ ที่ PMO ยังขาดความพร้อม 

2.    PMO ต้องสร้างมาตรฐาน กระบวนการ ในการวางแผนงานโครงการ และรายงานสถานะโครงการ เพื่อให้ง่าย ในการรวบรวม สถานะของทุกโครงการ เพื่อรายงานให้ผู้บริหารทราบ เนื่องจาก หนึ่งในความคาดหวังสำคัญ ที่ผู้บริหารต้องการให้ PMO ปฏิบัติ คือ การช่วยติดตามสถานะ ความก้าวหน้าของโครงการ ทั้งหมดในองค์กร เพื่อมารายงานให้ ผู้บริหารทราบ ดังนั้น หากองค์กร ขาดซึ่งมาตรฐานในการวางแผนงานโครงการ และการรายงานสถานะโครงการแล้ว ก็จะมีผลให้ Project Manager แต่ละคนในองค์กร วางแผนงานโครงการด้วยรูปแบบแตกต่างกันไป และรายงานสถานะโครงการ ด้วยรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกันไป ซึ่งจะเป็นการยาก สำหรับ PMO ที่จะรวบรวมข้อมูลสถานะโครงการทั้งหมด เพื่อรายงานให้ผู้บริหารทราบ 

3.    PMO ต้องรวบรวม สถานะของทุกโครงการ และออกแบบการรายงาน ให้อ่านง่าย และได้ข้อมูล ที่ถูกต้อง และครบถ้วน เพื่อให้สามารถตอบสนองความคาดหวังของผู้บริหาร ที่ต้องการทราบสถานะของโครงการทั้งหมด ในรูปแบบสรุป ชัดเจน เข้าใจง่าย โดย PMO ต้องมีความสามารถ ในการ ออกแบบ รูปแบบการรายงาน โดยใช้ข้อมูลตัวเลข หรือ สี เพื่อแสดงสถานะโครงการ ที่มีข้อมูลสำคัญ ถูกต้อง ครบถ้วน และเชื่อถือได้  แต่ต้องหลีกเลี่ยงข้อมูลรายละเอียดที่ไม่จำเป็น 

4.    PMO ต้องสร้าง awareness ให้ทุกคนในองค์กร ให้ความสำคัญกับการ ส่งมอบ Outcome ที่วัดได้ เนื่องจาก โดยทั่วไปนั้น Project Manager และ ทีมงาน มีแนวโน้ม จะให้ความสนใจ กับ Output หรือการส่งมอบงาน ให้ได้ ตามขอบเขตงาน ตามกำหนดเวลา และภายใต้งบประมาณ แต่อาจจะมีความเข้าใจ ประโยชน์ หรือ Outcome ของสิ่งส่งมอบ ไม่มากนัก ซึ่งในมุมกลับกัน Outcome หรือประโยชน์ของสิ่งส่งมอบ มักจะเป็นสิ่งที่ CEO หรือผู้บริหาร ขององค์กร ให้ความสำคัญ และให้ความสนใจ เป็นลำดับแรกๆ  ด้วยเหตุนี้ PMO จึงควรทำหน้าที่ เป็นตัวแทนของผู้บริหาร ในการสื่อสาร และสร้างความตระหนัก ให้ Project Manager และทีมงานทุกคนในโครงการ เข้าใจ และให้ความสำคัญกับการ ส่งมอบ Outcome ที่วัดได้

5.    PMO ต้องจัดทำข้อมูล ที่เชื่อมโยง Outcome ของโครงการ กับเป้าหมายขององค์กร และสื่อสาร ให้ทุกคนทราบ และใช้เป็นแนวทาง ในการช่วย จัดลำดับความสำคัญของโครงการ หรือกลั่นกรอง การอนุมัติโครงการ เพื่อให้ผู้บริหาร มั่นใจว่า โครงการ แต่ละโครงการในองค์กร จะมีการส่งมอบ Outcome ที่ส่งเสริมให้องค์กร สามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ 

6.    PMO ต้องช่วยกำกับดูแลโครงการ ให้สามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ในโครงการได้ ก่อนจะเกิดเป็นปัญหาใหญ่ เนื่องจาก เมื่อโครงการใด เกิดปัญหาขึ้น ก็ย่อมจะส่งผลกระทบด้านลบ ต่อองค์กร อย่างแน่นอน เช่น อาจจะทำให้องค์กร มีต้นทุนสูงขึ้น  อาจจะทำให้องค์กรสูญเสียโอกาสทางธุรกิจ เนื่องจากโครงการล่าช้า เป็นต้น ดังนั้น หาก PMO สามารถ กำกับดูแลโครงการ ให้สามารถแก้ไขต่างๆ ในโครงการได้ ก่อนจะเกิดเป็นปัญหาใหญ่ ก็จะเป็นการตอบสนองความคาดหวังของผู้บริหาร ที่ต้องการให้ทุกโครงการ ในองค์กร บรรลุตามเป้าหมาย เพื่อส่งเสริม ให้องค์กรประสบความสำเร็จ

7.    PMO ต้องรายงานสถานะโครงการ ด้วยข้อมูล ที่ถูกต้อง ชัดเจน เชื่อถือได้ และสื่อสาร อย่าง สร้างสรรค์ และมืออาชีพ รวมถึง แสดงออกถึง การร่วมมือร่วมใจกัน ระหว่าง PMO และ Project Manager และทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง  ในการผลักดันให้โครงการ เป็นไปตามแผน และประสบความสำเร็จ รวมถึง ต้องหลีกเลี่ยงการกล่าวโทษกัน โดยไม่ช่วยกันแก้ไขปัญหา 

8.    PMO ต้องชี้แจง ให้ผู้บริหารทราบ ถึงปัญหา และอุปสรรค ต่างๆ ที่พบในการบริหารโครงการทั้งหมดขององค์กร และต้องแจ้ง ถึงสิ่งต้องมี และแนวทางแก้ไข หรือ Solution ทางเลือกต่างๆ ให้ผู้บริหารทราบ โดย แนวทางแก้ไข หรือ Solution ทางเลือกต่างๆ นั้น ต้องถูกวิเคราะห์ ข้อดี ข้อเสีย จาก PMO มาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ผู้บริหาร ง่ายในการตัดสินใจ และปัญหาได้รับการกลั่นกรอง และแก้ไขเบื้องต้น ก่อนมาถึงการตัดสินใจของผู้บริหาร

แนวทางปฏิบัติทั้ง 8 ข้อ ข้างต้น เป็นสิ่งที่ PMO ต้องยึดถือ ปฏิบัติ เพื่อบริหารความคาดหวังของ CEO หรือผู้บริหารระดับสูงขององค์กร  และยังเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือ และคุณค่าของหน่วยงาน PMO อีกด้วย

บทความโดย อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)
Knowledger Co.,ltd.
www.knowledgertraining.com