สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 3)

        จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 1 และ 2  ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ โครงการประสบกับปัญหา เกิดงานเพิ่ม หรืองานงอก และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดงานงอก นั่นคือ ทีมงานโครงการกำหนดกิจกรรมที่ต้องทำในโครงการได้ไม่ครบถ้วน   และอีกสาเหตุหนึ่งคือ  ลูกค้า หรือผู้ใช้งาน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการมีการเปลี่ยนแปลง หรือเพิ่มเติมความต้องการในโครงการ พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหางานงอกมาวิเคราะห์เจาะลึกลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ โครงการประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

        สาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหาโครงการมีงานเพิ่ม หรืองานงอก คือ เพราะโครงการประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน ซึ่งเรามีจุดสังเกตจากพฤติกรรมการทำงานของ Project Manager และทีมงานโครงการ เช่น หากทีมงานโครงการมีพฤติกรรมการทำงานที่เน้นการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเป็นหลัก มากกว่าการพยายามวางแผนป้องกันปัญหา นั่นแสดงให้เห็นว่าโครงการน่าจะประสบกับเหตุการณ์ปัญหา ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อนบ่อยครั้ง จนพัฒนาเป็นทักษะการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของทีมงาน และหากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใดโครงการจึงประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 5 สาเหตุดังนี้

ปัญหา : โครงการประสบปัญหา ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน

Root Cause #1   เพราะขาดการประเมินความเสี่ยงและวางแผนรองรับ
        สาเหตุหลักประการสำคัญที่ทำให้โครงการประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน มีเหตุมาจากโครงการขาดการประเมินความเสี่ยงและขาดการวางแผนรองรับความเสี่ยง  โดยอาจจะกล่าวได้ว่า ปัญหาที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนนั้น เกิดขึ้นกับทุกโครงการ และส่งผลให้โครงการมีงานงอกอย่างแน่นอน เพราะต้องเสียทรัพยากรส่วนหนึ่งไปแก้ไขปัญหาที่ไม่ได้อยู่ในแผนงานโครงการ แต่การประเมินความเสี่ยงโครงการ คือการพยายามคาดเดาสิ่งที่มีแนวโน้มจะเป็นปัญหาของโครงการ และวางแผนรองรับไว้ตั้งแต่ปัญหายังไม่เกิด หรือพูดอีกนัยหนึ่งคือ วางแผนรองรับไว้ตั้งแต่ยังเป็นความเสี่ยงเพื่อให้โครงการเตรียมเวลาและเตรียมทรัพยากรไว้ เผื่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น การบริหารความเสี่ยง ถือเป็นปัจจัยความสำเร็จประการสำคัญของการบริหารโครงการ ส่วนการคาดการณ์ความเสี่ยงให้แม่นยำ และการวางแผนรองรับให้สามารถป้องกันปัญหาได้ดีนั้น ก็จะขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของ Project Manager และทีมงานในโครงการนั้นๆ
 
Root Cause #2   เพราะ Project Manager และทีมงานไม่คิดว่าการประเมินความเสี่ยงเป็นเรื่องสำคัญ
        สำหรับโครงการที่มี Project Manager และทีมงานที่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการบริหารความเสี่ยงนั้น มักจะเป็นโครงการที่เน้นการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า หรือ Workaround เป็นหลัก ทีมงานในโครงการประเภทนี้ มักจะมีทัศนคติ หรือมุมมองต่อการบริหารความเสี่ยงในโครงการว่าเป็นเรื่องเสียเวลาวางแผนรองรับในสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น และอาจจะไม่เกิดขึ้นก็ได้ ทั้งๆ ที่การแก้ปัญหาเฉพาะหน้านั้น มีต้นทุนในการทำงานสูงกว่าการเตรียมการณ์วางแผนรองรับความเสี่ยง และโครงการที่เน้นการทำงานแบบแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ก็มักจะประสบปัญหาที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อนเสมอจนทำให้โครงการมีงานเพิ่ม และส่งผลต่อเนื่องให้โครงการล่าช้า
 
Root Cause #3   เพราะ Project Manager และ ทีมงานขาดประสบการณ์ จึงไม่สามารถคาดเดาความเสี่ยงได้แม่นยำ
        ดังที่ได้กล่าวไปข้างต้น การคาดการณ์ความเสี่ยงให้แม่นยำ และการวางแผนรองรับให้สามารถป้องกันปัญหาได้ดีหรือไม่นั้นก็จะขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของ Project Manager และทีมงานในโครงการนั้นๆ เป็นสำคัญ  เนื่องด้วยการคาดการณ์ความเสี่ยง และการวางแผนรองรับจำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญที่เคยผ่านงานนั้นๆ มาก่อน ดังนั้น Project Manager และทีมงานที่ไม่เคยมีประสบการณ์ในการทำงานด้านเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับงานในโครงการ ก็จะไม่สามารถคาดการณ์ปัญหาที่จะเกิดได้ รวมถึงไม่สามารถวางแผนรองรับและป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในโครงการได้ หรืออีกนัยหนึ่ง Project Manager และทีมงานที่ขาดประสบการณ์ อาจจะไม่สามารถบริหารโครงการให้ส่งมอบได้ตรงเวลา เพราะมักจะประสบปัญหาที่ไม่ได้คาดการณ์เอาไว้ก่อนเสมอ
 
Root Cause #4   เพราะโครงการเร่งด่วนมาก จนไม่มีเวลาประเมินความเสี่ยงและวางแผนรองรับ
        การบริหารความเสี่ยงโครงการนั้น จะต้องเริ่มจากการวางแผนปกติของโครงการก่อน ตั้งแต่การเขียน Work Breakdown Structure ของโครงการ และการวางแผนตารางเวลาโครงการ (Project Schedule) แล้วจึงนำแผนงานปกติของโครงการมาเป็นข้อมูลตั้งต้น เพื่อบริหารความเสี่ยงโครงการ เพื่อทำการคาดเดาความเสี่ยง  ประเมินโอกาสเกิดและผลกระทบของแต่ละความเสี่ยง รวมถึงวางแผนรองรับหรือป้องกันความเสี่ยงนั้นๆ  ขั้นตอนดังกล่าวใช้เวลาในการดำเนินการค่อนข้างมาก ในกรณีที่โครงการอยู่ในสภาวะที่ต้องทำงานอย่างเร่งด่วน ก็มีแนวโน้มที่ Project Manager และทีมงานจะให้ความสำคัญเฉพาะการวางแผนปกติของโครงการ แล้วก็ข้ามขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงโครงการ ไปสู่การนำแผนปกติที่ยังไม่ได้มีการประเมินความเสี่ยงไปสู่การปฏิบัติ ด้วยเหตุนี้ก็มีแนวโน้มอย่างมากที่โครงการจะประสบปัญหาที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน แล้วต้องมาแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ากัน จนทำให้โครงการล่าช้า
 
Root Cause #5   เพราะกิจกรรมป้องกันความเสี่ยงโครงการ ไม่ถูกบรรจุไว้เป็นส่วนหนึ่งในแผนงานโครงการ
        หลายครั้ง เราพบว่า Project Manager และทีมงาน มีการประเมินความเสี่ยง และวางแผนรองรับความเสี่ยงเรียบร้อยแล้ว แต่มีจุดผิดพลาดในเรื่องไม่มีการนำแผนรองรับความเสี่ยงไปบรรจุเป็นกิจกรรมในแผนงานโครงการ ดังนั้น แผนรองรับความเสี่ยงที่คิดกันขึ้นมาก็จะไม่มีผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติ และจะไม่ทราบกำหนดการว่าจะดำเนินการเมื่อไหร่ รวมถึงไม่มีการจัดเตรียมทรัพยากรไว้รองรับเพื่อดำเนินการ ส่งผลให้แผนรองรับความเสี่ยงทั้งหมดที่คิดขึ้นมา ก็ยังคงเป็นเพียงแค่แนวคิด แต่ไม่ถูกนำมาปฏิบัติจริง
 
        จาก Root Cause ทั้ง 5 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไขปัญหาเรื่อง โครงการประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน เพื่อคาดหวังจะลดปัญหางานงอก และ คาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึงการลดปัญหาโครงการล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

• Project Manager และทีมงาน ต้องจัดทำแผนบริหารโครงการให้ละเอียด มีกิจกรรมครบถ้วน เพื่อใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นในการบริหารความเสี่ยง คาดการณ์ความเสี่ยง ประเมินความเสี่ยง และวางแผนรองรับความเสี่ยงของโครงการ
• Project Manager ต้องจัดประชุมทีมงานโครงการ เพื่อประเมินความเสี่ยงโครงการ โดยให้ผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ ร่วมระบุความเสี่ยง และอาจจะใช้ข้อมูลปัญหาที่เคยเกิดขึ้นกับโครงการในอดีต หรือข้อมูลความเสี่ยงของโครงการอื่นๆ ที่มีความใกล้เคียงกับโครงการของเรา มาเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิงในการบริหารความเสี่ยงของโครงการของเรา
• Project Manager ต้องควบคุมให้มีพิจารณาความเสี่ยงให้รอบด้าน โดยพิจารณาความเสี่ยงที่กระทบ Scope , Schedule , Cost , Quality ให้ครบทุกด้าน
• Project Manager ต้องจัดประชุมทีมงานโครงการ เพื่อกำหนดกิจกรรมรองรับความเสี่ยง โดยให้ผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ ร่วมกำหนดแนวทางรองรับความเสี่ยง และอาจจะใช้ข้อมูลวิธีแก้ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นกับโครงการในอดีต หรือข้อมูลวิธีป้องกันความเสี่ยงของโครงการอื่นๆ ที่มีความใกล้เคียงกับโครงการของเรา มาเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิงในการบริหารความเสี่ยงของโครงการของเรา รวมถึงต้องเน้นเรื่องการป้องกันความเสี่ยงมากกว่าการแก้ไขปัญหา
• Project Manager ต้องกำหนดให้กิจกรรมป้องกันความเสี่ยงโครงการ ถูกบรรจุไว้เป็นส่วนหนึ่งในแผนงานโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่าแผนตอบโต้ความเสี่ยงจะมีผู้รับผิดชอบชัดเจน มีกำหนดการในการดำเนินการชัดเจน และมีการจัดเตรียมทรัพยากรเพื่อดำเนินการได้อย่างเพียงพอ

 
        สำหรับในบทความตอนที่ 1-3 ผมได้อธิบายสาเหตุที่โครงการมีงานเพิ่มหรืองานงอก และวิธีป้องกันครบถ้วนแล้ว ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอกลับไปสู่สาเหตุหลักข้อที่ 2 ที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และผมจะวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุของปัญหาดังกล่าวพร้อมแนะนำแนวทางการป้องกัน
 
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)