สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 5)

        จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกันในตอนที่ 4 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ ทีมงานโครงการประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการในแต่ละกิจกรรมผิดพลาด  พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 2 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึกลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าวมาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

        สาเหตุหลักประการที่ 2 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือเพราะขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ  หากจะวิเคราะห์ต่อไปถึงสาเหตุว่าเพราะเหตุใดโครงการจึงขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 3 สาเหตุดังนี้

ปัญหา : ขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ

Root Cause #1   เพราะ ผู้รับผิดชอบในการทำงานไม่สามารถเข้าทำงานได้ตามกำหนดในแผนงานโครงการ
        สาเหตุหลักประการสำคัญที่ทำให้ขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ มีเหตุมาจากการที่ผู้รับผิดชอบงานในโครงการไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานได้ตามกำหนดการในแผนบริหารโครงการ เนื่องด้วย ติดภารกิจในโครงการอื่นๆ  หรือทีมงานคนสำคัญลาออกจากบริษัททำให้ไม่สามารถปฏิบัติงานในโครงการของเราได้ ส่งผลให้โครงการขาดคนทำงาน เหตุการณ์ดังกล่าวมักจะเกิดบ่อยๆ ในโครงการที่เกี่ยวข้องกับงานด้านเทคนิคที่ซับซ้อน และต้องพึ่งพาอาศัยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เพื่อมาทำงานในโครงการ และบ่อยครั้งผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นซึ่งมีจำนวนน้อยก็มีเหตุให้ไม่สามารถเข้ามาทำงานได้ตามกำหนดการ ส่งผลโดยตรงทำให้โครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้
 
Root Cause #2   เพราะ การประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการผิดพลาด
        การประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงานผิดพลาดจากความเป็นจริง ส่งผลให้โครงการมีทรัพยากรไม่เพียงพอในการดำเนินการตามแผนงานโครงการ ในกรณีที่องค์กรมีความสามารถในการเพิ่มเติมทรัพยากรเข้าสู่โครงการได้รวดเร็ว สาเหตุข้อนี้อาจจะไม่ใช่ปัญหาใหญ่มากนัก เนื่องจาก หากมีการประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการต่ำกว่าความเป็นจริง Project Manager ก็เพียงแค่ร้องขอทรัพยากรเพิ่มเติมจากองค์กร เพื่อนำมาใช้ในโครงการให้สามารถบริหารโครงการได้เป็นไปตามแผนงาน แต่ในกรณีที่องค์กรมีขั้นตอนมากมาย และใช้เวลานานในการนำเข้า เพิ่มเติมทรัพยากรเข้าสู่โครงการ สาเหตุนี้อาจจะนำไปสู่การส่งมอบงานได้ล่าช้ากว่าแผนงานโครงการ เนื่องจากทรัพยากรไม่เพียงพอในการทำงาน
 
Root Cause #3   เพราะ โครงการต้องแบ่งปันทรัพยากรกับโครงการอื่น จึงทำให้มีทรัพยากรไม่เพียงพอ
        สำหรับองค์กรที่มีโครงการที่ต้องดำเนินการจำนวนมาก และมีโครงสร้างองค์กรในการรวมศูนย์ทรัพยากรไว้ส่วนกลาง หรือ Pool Resources แล้วให้ Project Manager มาทำการร้องขอ เพื่อเบิกใช้ทรัพยากรจากส่วนกลางไปใช้ในการดำเนินการในโครงการของตนเอง และส่งคืนทรัพยากรเมื่อใช้งานเสร็จเรียบร้อย ส่งผลให้ทุกโครงการในองค์กร ต้องแบ่งปันการใช้ทรัพยากรกับโครงการอื่นๆ  โครงสร้างองค์กรแบบนี้มีข้อดีในการใช้ทรัพยากรในองค์กรได้อย่างคุ้มค่า แต่ก็มีแนวโน้มที่จะมีบางโครงการที่อาจล่าช้าเนื่องจากมีทรัพยากรไม่เพียงพอใช้งาน  เนื่องด้วย หากโครงการก่อนหน้าไม่สามารถทำงานได้เสร็จตามแผน และไม่ส่งมอบทรัพยากรคืนสู่ส่วนกลางโครงการถัดๆ ไปที่จับจองทรัพยากรไว้แล้ว ก็จะไม่สามารถใช้งานทรัพยากรได้ตามแผนที่วางไว้ ส่งผลให้ไม่สามารถทำงานได้ตามแผนบริหารโครงการ และส่งผลต่อเนื่องทำให้โครงการล่าช้าในที่สุด
 
        จาก Root Cause ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอแนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่องขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และคาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึงการลดปัญหาโครงการล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

  • Project Manager ต้องกำกับ และควบคุมให้ทีมงานแตกรายละเอียด WBS ให้มีรายละเอียดครบถ้วน และลงรายละเอียดในแต่ละกิจกรรม เพื่อให้มั่นใจว่าทีมงานเข้าใจรายละเอียดการปฏิบัติงานตรงกัน และประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในการดำเนินการของแต่ละกิจกรรมในโครงการบนชุดข้อมูลเดียวกัน และเข้าใจรายละเอียดตรงกัน
  • Project Manager ต้องกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ เป็นผู้ประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ จะสามารถประเมินได้ตรงกับสภาพการทำงานจริงมากที่สุด
  • ในกรณีที่เป็นโครงการที่มีข้อมูลการทำงานในอดีตนั้น Project Manager ต้องกำหนดให้มีพิจารณาทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงานของโครงการในอดีต ประกอบการประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ของแต่ละกิจกรรมในโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่าแผนบริหารโครงการได้มีการเรียนรู้จากบทเรียนในอดีต ก่อนการประเมินเพื่อวางแผนงานในปัจจุบัน
  • Project Manager ต้องแจ้งผู้บริหารองค์กร เพื่อร้องขอทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการให้เพียงพอต่อการทำงาน หากต้องมีการร้องขอ เพื่อเบิกใช้ทรัพยากรจากส่วนกลางหรือ Pool Resources นั้น  Project Manager ต้องติดตามสถานะของการใช้งานทรัพยากรที่สำคัญอยู่เสมอ และประเมินความเสี่ยงรวมถึงกำหนดแผนรองรับเป็นทางเลือกเผื่อในกรณีที่ทรัพยากรสำคัญ หรือทีมงานคนสำคัญไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานได้ตามกำหนดการในแผนโครงการ เช่น อาจจะมีการกำหนดทีมงานสำรองในกรณีทีมงานหลักไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานได้ หรืออาจะมีการพิจารณาเปลี่ยนลำดับงาน โดยเลื่อนกำหนดวันเริ่มของงานให้เร็วขึ้นหรือช้าลงตามข้อจำกัดของทีมงานคนสำคัญ หรือทรัพยากรที่สำคัญในโครงการ
  • หากเป็นโครงการที่สำคัญต่อองค์กร ควรพิจารณาให้โครงการเหล่านั้นได้สิทธิ์ในการจองใช้ทรัพยากรแบบที่ไม่ต้องแบ่งปันกับโครงการอื่นๆ หรือ Dedicated Resources เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการสำคัญๆ เหล่านั้น จะมีทรัพยากรเพียงพออย่างแน่นอน เพื่อให้การบริหารโครงการและส่งมอบงานโครงการเป็นไปตามกำหนดการ และไม่ล่าช้า

 
        ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 3 ที่ทำให้เกิดปัญหาโครงการดำเนินการได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะทีมงานขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ
 
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)