สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 7)

        จากบทความเรื่องสาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกันในตอนที่ 6 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานทำงานได้ช้ากว่าแผนบริหารโครงการที่วางไว้ และผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะคนทำงานขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการจึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 4 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึกลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการจึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าวมาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

        สาเหตุหลักประการที่ 4 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการจึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  หากจะวิเคราะห์ต่อไปถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใดจึงมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 3 สาเหตุดังนี้

ปัญหา : มีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ และมีผลกระทบต่อโครงการ
Root Cause #1   เพราะ ทีมงานลาออก และต้องเปลี่ยนคนทำงานใหม่
Root Cause #2   เพราะ ทีมงานถูกโยกย้ายไปทำงานโครงการอื่น
Root Cause #3   เพราะ ไม่มีการกำหนดทีมงานสำรองในกรณีทีมงานหลักลาออก หรือ โยกย้ายไปทำงานอื่น

        จาก Root Cause ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอแนวทางการป้องกัน และแก้ไขปัญหาเรื่อง มีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ และมีผลกระทบต่อโครงการ เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และคาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึงการลดปัญหาโครงการล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ
•    Project Manager ควรพิจารณาจัดหาทีมงานสำรองในตำแหน่งสำคัญของโครงการ เพื่อรองรับในกรณี เปลี่ยนคนทำงาน 
•    Project Manager ต้องจัดให้มีการอบรมถ่ายทอดความรู้ต่างๆ ระหว่างทีมงานด้วยกันเอง เพื่อเตรียมพร้อมในกรณีที่มีทีมงานคนสำคัญลาออก และจำเป็นต้องให้ทีมงานที่เหลืออยู่ทำงานแทน
•    Project Manager ต้องกำหนดให้มีการบันทึกรายละเอียดการทำงานต่างๆ ไว้เป็นหลักฐาน เพื่อให้ง่าย และสะดวกในกรณีที่ต้องมีการเปลี่ยนคนทำงาน หรือโยกย้ายหน้าที่รับผิดชอบต่างๆ ในโครงการ
•    การพัฒนาความรู้และทักษะของทีมงาน โดยใช้ระบบพี่เลี้ยงสอนงานกัน (Mentoring) จะช่วยให้ Project Manager มีทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้มากขึ้น ในกรณีที่จำเป็นต้องเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ
•    การหมั่นดูแลความคาดหวังของทีมงาน และการสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับทีมงานอยู่เสมอ จะช่วยลดโอกาสเกิดของปัญหาเรื่องพนักงานลาออกได้ และสนับสนุนให้ประสิทธิภาพงานในโครงการดีขึ้น

        ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติมถึงสาเหตุประการที่ 5 ที่ทำให้เกิดปัญหาโครงการดำเนินการได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะวางลำดับงานในโครงการผิดพลาด 

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)