สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 10)

        จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 1-9 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะมีงานงอก และ เพราะทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักย่อย และ Root Cause พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักอีกประการหนึ่ง ของปัญหาโครงการล่าช้า มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะโครงการ ขาดการวางแผน จึงทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

          การวางแผนบริหารโครงการ เป็นปัจจัยความสำเร็จประการสำคัญ ที่จะช่วยให้ Project Manager สามารถบริหารโครงการ ให้ส่งมอบงานได้ตามกำหนดเวลา แต่เป็นที่น่าแปลกใจว่า หลายโครงการ ขาดการวางแผนบริหารโครงการที่ชัดเจน แต่จะใช้วิธีการ ดำเนินการในกิจกรรมที่คิดขึ้นได้ในแต่ละวัน หรือมีเพียงแผนคร่าวๆ (High Level Plan) เท่านั้น จึงทำให้ดูเสมือนหนึ่งว่า โครงการต้องประสบกับสิ่งไม่คาดฝันอยู่เสมอ และต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้ากันทุกวัน และสุดท้าย ก็ส่งผลให้โครงการล่าช้า โดยที่ Project Manager และทีมงาน ก็อาจจะยังไม่รู้ตัวด้วยซ้ำ ว่าโครงการกำลังจะล่าช้า หรือล่าช้าไปแล้วก็ตาม หากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด โครงการจึงขาดการวางแผน และทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 5 สาเหตุดังนี้

ปัญหา : โครงการ ขาดการวางแผน จึงทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ

Root Cause #1 เพราะ Project Manager และทีมงาน ขาดทักษะในการวางแผนโครงการ
          ผู้บริหารโครงการ และทีมงานโครงการ เป็นบุคคลสำคัญทีมีหน้าที่ร่วมกัน เพื่อกำหนดแผนบริหารโครงการ โดยเริ่มจากต้องวิเคราะห์ความต้องการของโครงการให้ชัดเจน เพื่อให้ทราบว่าสิ่งส่งมอบของโครงการคืออะไร และมีรายละเอียดอย่างไร จากนั้นจึงเข้าสู่การประชุมร่วมกัน เพื่อกำหนดกิจกรรมในโครงการ และจัดทำออกมาในรูปแบบของ Work Breakdown Structure (WBS) และนำกิจกรรมทั้งหมดมาประเมินเวลาที่ต้องใช้ และกำหนดวิธีทำงานและลำดับในการทำงาน ที่เหมาะสมกับสภาพจริงของโครงการทั้งในเรื่องทรัพยากรที่มีและความเสี่ยงที่ยอมรับได้ และนำข้อมูลทั้งหมดมาจัดทำร่างแผนบริหารโครงการ ก่อนจะนำไปประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น และวางแผนรองรับความเสี่ยง เพื่อนำกิจกรรมควบคุมความเสี่ยงบรรจุเข้าไปในแผนบริหารโครงการ เพื่อจัดทำออกมาเป็นแผนบริหารโครงการฉบับสมบูรณ์ หรือ Baseline Plan จากขั้นตอนทั้งหมด ดังกล่าว จะพบว่า การจัดทำแผนบริหารโครงการที่ดีนั้น ต้องพึ่งพาอาศัย ความรู้และทักษะ ต่างๆ เช่น ทักษะด้านการบริหารโครงการ ทักษะด้านเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับงานในโครงการ ทักษะด้านการสื่อสารประสานงาน ทักษะในการคิดวิเคราะห์อย่างเป็นระบบ ทักษะการประเมินความเสี่ยง ทักษะด้านการใช้เครื่องมือการวางแผนโครงการ และที่สำคัญที่สุด ทักษะในการเป็นผู้นำ และการทำงานเป็นทีม กล่าวโดยสรุป เราจะพบว่า การวางแผนบริหารโครงการที่ดีนั้น มีขั้นตอนค่อนข้างมาก และใช้ทักษะของ ผู้บริหารโครงการ และทีมงานโครงการ ในหลากหลายสาขา และมีมิติที่ต้องพิจารณาหลายด้าน หากผู้บริหารโครงการ และทีมงานโครงการ ขาดความรู้ และขาดประสบการณ์ ก็จะไม่สามารถวางแผนบริหารโครงการได้ครบคลุมกับงานทั้งหมด และอาจจะได้แผนที่ไม่ตรงกับบริบทและสภาพการทำงานจริง และมีแนวโน้มจะตัดสินใจทำงานไปโดยไม่มีการวางแผน หรือใช้แผนแบบภาพกว้างๆ หรือ High Level Plan มาบริหารโครงการ ก็เป็นไปได้ ซึ่งจะส่งผลต่อความล่าช้าของโครงการ อย่างแน่นอน

Root Cause #2 เพราะ Project Manager และทีมงาน ไม่คิดว่าการวางแผนเป็นเรื่องสำคัญ
          หลายครั้งเราพบว่า ทัศนคติ และวิธีคิดของ Project Manager และทีมงาน ก็เป็นสาเหตุหนึ่ง ที่ทำให้โครงการขาดการวางแผน ตัวอย่างเช่น แนวคิดที่เข้าใจว่า การวางแผนเป็นเรื่องเสียเวลา เนื่องจากต้องใช้เวลามาก และใช้ข้อมูลหลายด้าน อีกทั้งยังมีแนวโน้มที่จะวางแผนแล้วทำไม่ได้จริงตามแผนงาน จึงมี Project Manager และทีมงาน บางส่วน เลือกที่จะลงมือทำงานในโครงการทันที โดยไม่มีการวางแผน หรือเลือกที่จะทำงานแบบ ทำไป คิดไป หรือทำไป วางแผนไป ซึ่งมักจะส่งผลให้ต้องมีการแก้ไขงาน หรือทำงานซ้ำเดิม จนทำให้โครงการล่าช้า

Root Cause #3 เพราะ การวางแผนต้องการข้อมูลมาก และยุ่งยาก
          อย่างที่กล่าวไปในตอนต้นว่า การวางแผนบริหารโครงการนั้น ต้องการข้อมูลจำนวนมาก เช่น ความต้องการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รายละเอียดของสิ่งส่งมอบในโครงการ กิจกรรมที่ต้องดำเนินการ ประเมินเวลาและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการดำเนินการในแต่กิจกรรม ลำดับและวิธีการทำงาน ผลการประเมินความเสี่ยงของโครงการ พร้อมแผนรองรับและวิธีป้องกัน รวมถึงต้องจัดประชุมเพื่อรวบรวมข้อมูลเพื่อวางแผนร่วมกัน หลายรอบ ซึ่งเป็นงานที่ยุ่งยากและวุ่นวายพอสมควร ดังนั้น จึงมีแนวโน้มที่ Project Manager และทีมงาน ในบางโครงการ เลือกที่จะวางแผนแค่เพียงคร่าวๆ หรือไม่วางแผนโครงการเลย แต่ลงมือทำงานเท่าที่คิดได้ ว่ามีอะไรต้องทำ ก็จะทำไปก่อน หลายครั้งอาจเป็นเรื่องดีที่ได้ลงมือทำงานเร็ว แต่หลายครั้ง ก็ทำให้โครงการประสบปัญหาต้องแก้ไขงาน หรือทำงานซ้ำเดิม

Root Cause #4 เพราะ โครงการเร่งด่วนมาก จนไม่มีเวลาวางแผน
          ปัจจัยเรื่อง ความเร่งด่วนของโครงการ น่าจะเป็นสาเหตุหลัก ที่ทำให้ Project Manager และทีมงานโครงการ เลือกที่จะข้ามขั้นตอนการวางแผนโครงการไป เนื่องด้วยเวลาที่จำกัด และการวางแผนโครงการ ก็ยังใช้เวลานาน ทำให้เป็นอุปสรรคอย่างมาก ที่ Project Manager และทีมงาน จะสามารถหาเวลามาประชุมร่วมกันเพื่อวางแผนบริหารโครงการได้

Root Cause #5 เพราะ โครงการ มีการเปลี่ยนแปลง หลายครั้ง และมีงานงอกมากมาย จนแผนที่วางไว้ ไม่เป็นจริง
          บางครั้งเราพบว่า Project Manager และทีมงาน สามารถร่วมกันวางแผนบริหารโครงการได้ในช่วงการวางแผนก่อนเริ่มปฏิบัติงานในโครงการ แต่เมื่อดำเนินการในโครงการไปได้ซักระยะหนึ่ง โครงการประสบกับปัญหาการเปลี่ยนแปลงความต้องการในโครงการหลายครั้ง จนทำให้แผนบริหารโครงการที่วางไว้ ไม่ตรงกับสภาพจริงของการทำงาน และ Project Manager กับทีมงาน ก็ไม่สามารถบริหารจัดการ การเปลี่ยนแปลงในโครงการได้ หรือพูดอีกนัยหนึ่งคือ Project Manager และทีมงาน ไม่สามารถปรับปรุงแผนบริหารโครงการ ให้เป็นปัจจุบัน สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ อาจจะเป็นเพราะมีการเปลี่ยนแปลงจำนวนมาก หรืออาจจะเป็นเพราะ ขาดเวลาในการประชุมร่วมกันเพื่อปรับปรุงแผน ก็เป็นไปได้ แต่ด้วยเหตุดังกล่าว ส่งผลให้โครงการทำงานโดยไม่มีแผนงาน และส่งผลต่อเนื่องให้โครงการล่าช้า ซึ่งทีมงานก็อาจจะไม่รู้ตัว ก็เป็นไปได้

          จาก Root Cause ทั้ง 5 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง โครงการ ขาดการวางแผน จึงทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาโครงการล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

• Project Manager และทีมงาน ต้องศึกษารายละเอียดความต้องการ เพื่อรวบรวมข้อมูลให้มากพอ ในการกำหนดกิจกรรม และวางแผนโครงการ ในกรณีที่เป็นโครงการขนาดใหญ่ และมีความต้องการที่ซับซ้อนนั้น Project Manager ควรพิจารณา แบ่งการส่งมอบงานออกเป็น Phase เพื่อให้การกำหนดความต้องการ สามารถระบุได้ตาม Phase งาน เพื่อลดปัญหาความซับซ้อนของงาน และให้โอกาสผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการเรียนรู้เพื่อตัดสินใจ ในเรื่องความต้องการต่างๆที่ยังไม่สามารถระบุได้ในช่วงต้นของโครงการ อาจจะสามารถกลับมาตัดสินใจอีกครั้งในช่วง Phase ถัดไปของโครงการ
• Project Manager ต้องกำหนดให้ต้องมีการวางแผนบริหารโครงการ เป็นกิจกรรมสำคัญในการบริหารโครงการ และต้องจัดให้มีการประชุมเพื่อวางแผนบริหารโครงการ ร่วมกับทีมงานและผู้เชี่ยวชาญต่างๆ เพื่อให้แผนบริหารโครงการที่เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน
• Project Manager ต้องกำหนดให้ต้องมีการปรับปรุงแผนให้เป็นปัจจุบัน อย่างเคร่งครัด ในกรณีมีการเปลี่ยนแปลงในโครงการ และต้องสื่อสารแผนบริหารโครงการที่มีข้อมูลเป็นปัจจุบัน สอดคล้องกับสภาพการเปลี่ยนแปลงจริง ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหดรับทราบตรงกัน และใช้เป็นข้อมูลหลักในการทำงานตามแผน

          ในบทความตอนถัดไป ผมจะกลับไปสาเหตุหลักของโครงการล่าช้า ในเรื่อง โครงการ โครงการ ขาดการติดตามสถานะ ความก้าวหน้าโครงการ ทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ และจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อหา Root Cause และแนวทางการป้องกัน

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)