สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 3)
จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 1 และ 2 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ โครงการประสบกับปัญหา เกิดงานเพิ่ม หรืองานงอก และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดงานงอก นั่นคือ ทีมงานโครงการ กำหนดกิจกรรมที่ต้องทำในโครงการได้ไม่ครบถ้วน และอีกสาเหตุหนึ่งคือ ลูกค้า หรือผู้ใช้งาน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ มีการเปลี่ยนแปลง หรือเพิ่มเติมความต้องการในโครงการ พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหางานงอก มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ โครงการประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้
สาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหาโครงการมีงานเพิ่ม หรืองานงอก คือ เพราะโครงการประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน ซึ่งเรามีจุดสังเกตจากพฤติกรรมการทำงานของ Project Manager และทีมงานโครงการ เช่น หากทีมงานโครงการมีพฤติกรรมการทำงานที่เน้นการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเป็นหลัก มากกว่าการพยายามวางแผนป้องกันปัญหา นั่นแสดงให้เห็นว่า โครงการน่าจะประสบกับเหตุการณ์ปัญหา ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน บ่อยครั้ง จนพัฒนาเป็นทักษะการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของทีมงาน และหากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด โครงการ จึงประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 5 สาเหตุดังนี้
ปัญหา : โครงการประสบปัญหา ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน
Root Cause #1 เพราะ ขาดการประเมินความเสี่ยงและวางแผนรองรับ
สาเหตุหลักประการสำคัญที่ทำให้โครงการประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน มีเหตุมาจาก โครงการขาดการประเมินความเสี่ยงและขาดการวางแผนรองรับความเสี่ยง โดยอาจจะกล่าวได้ว่า ปัญหาที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อนนั้น เกิดขึ้นกับทุกโครงการ และส่งผลให้โครงการมีงานงอกอย่างแน่นอน เพราะต้องเสียทรัพยากรส่วนหนึ่ง ไปแก้ไขปัญหาที่ไม่ได้อยู่ในแผนงานโครงการ แต่การประเมินความเสี่ยงโครงการ คือการพยายามคาดเดาสิ่งที่มีแนวโน้มจะเป็นปัญหาของโครงการ และวางแผนรองรับไว้ ตั้งแต่ปัญหายังไม่เกิด หรือพูดอีกนัยหนึ่งคือ วางแผนรองรับไว้ตั้งแต่ยังเป็นความเสี่ยง เพื่อให้โครงการเตรียมเวลาและเตรียมทรัพยากรไว้ เผื่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น การบริหารความเสี่ยง ถือเป็นปัจจัยความสำเร็จประการสำคัญของการบริหารโครงการ ส่วนการคาดการณ์ความเสี่ยงให้แม่นยำ และการวางแผนรองรับให้สามารถป้องกันปัญหาได้ดีนั้น ก็จะขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของ Project Manager และทีมงานในโครงการนั้นๆ
Root Cause #2 เพราะ Project Manager และทีมงาน ไม่คิดว่า การประเมินความเสี่ยงเป็นเรื่องสำคัญ
สำหรับโครงการที่มี Project Manager และทีมงาน ที่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการบริหารความเสี่ยงนั้น มักจะเป็นโครงการที่เน้นการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า หรือ Workaround เป็นหลัก ทีมงานในโครงการประเภทนี้ มักจะมีทัศนคติ หรือมุมมองต่อการบริหารความเสี่ยงในโครงการ ว่าเป็นเรื่องเสียเวลาวางแผนรองรับในสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น และอาจจะไม่เกิดขึ้นก็ได้ ทั้งๆที่การแก้ปัญหาเฉพาะหน้านั้น มีต้นทุนในการทำงานสูงกว่าการเตรียมการณ์วางแผนรองรับความเสี่ยง และโครงการที่เน้นการทำงานแบบแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ก็มักจะประสบปัญหาที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อนเสมอ จนทำให้โครงการมีงานเพิ่ม และส่งผลต่อเนื่องให้โครงการล่าช้า
Root Cause #3 เพราะ Project Manager และ ทีมงาน ขาดประสบการณ์ จึงไม่สามารถคาดเดาความเสี่ยงได้แม่นยำ
ดังที่ได้กล่าวไปข้างต้น การคาดการณ์ความเสี่ยงให้แม่นยำ และการวางแผนรองรับให้สามารถป้องกันปัญหาได้ดีหรือไม่นั้น ก็จะขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของ Project Manager และทีมงานในโครงการนั้นๆ เป็นสำคัญ เนื่องด้วยการคาดการณ์ความเสี่ยง และการวางแผนรองรับ จำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญที่เคยผ่านงานนั้นๆมาก่อน ดังนั้น Project Manager และทีมงาน ที่ไม่เคยมีประสบการณ์ในการทำงานด้านเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับงานในโครงการ ก็จะไม่สามารถคาดการณ์ปัญหาที่จะเกิดได้ รวมถึงไม่สามารถวางแผนรองรับและป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในโครงการได้ หรืออีกนัยหนึ่ง Project Manager และทีมงานที่ขาดประสบการณ์ อาจจะไม่สามารถบริหารโครงการให้ส่งมอบได้ตรงเวลา เพราะมักจะประสบปัญหาที่ไม่ได้คาดการณ์เอาไว้ก่อนเสมอ
Root Cause #4 เพราะ โครงการเร่งด่วนมาก จนไม่มีเวลาประเมินความเสี่ยงและวางแผนรองรับ
การบริหารความเสี่ยงโครงการนั้น จะต้องเริ่มจากการวางแผนปกติของโครงการก่อน ตั้งแต่การเขียน Work Breakdown Structure ของโครงการ และ การวางแผนตารางเวลาโครงการ (Project Schedule) แล้วจึงนำแผนงานปกติของโครงการ มาเป็นข้อมูลตั้งต้น เพื่อบริหารความเสี่ยงโครงการ เพื่อทำการคาดเดาความเสี่ยง ประเมินโอกาสเกิดและผลกระทบของแต่ละความเสี่ยง รวมถึงวางแผนรองรับหรือป้องกันความเสี่ยงนั้นๆ ขั้นตอนดังกล่าวใช้เวลาในการดำเนินการค่อนข้างมาก ในกรณีที่โครงการอยู่ในสภาวะที่ต้องทำงานอย่างเร่งด่วน ก็มีแนวโน้มที่ Project Manager และทีมงาน จะให้ความสำคัญเฉพาะการวางแผนปกติของโครงการ แล้วก็ข้ามขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงโครงการ ไปสู่การนำแผนปกติที่ยังไม่ได้มีการประเมินความเสี่ยงไปสู่การปฏิบัติ ด้วยเหตุนี้ ก็มีแนวโน้มอย่างมากที่โครงการจะประสบปัญหาที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน แล้วต้องมาแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ากัน จนทำให้โครงการล่าช้า
Root Cause #5 เพราะ กิจกรรมป้องกันความเสี่ยงโครงการ ไม่ถูกบรรจุไว้เป็นส่วนหนึ่งในแผนงานโครงการ
หลายครั้ง เราพบว่า Project Manager และ ทีมงาน มีการประเมินความเสี่ยง และวางแผนรองรับความเสี่ยงเรียบร้อยแล้ว แต่มีจุดผิดพลาดในเรื่อง ไม่มีการนำแผนรองรับความเสี่ยงไปบรรจุเป็นกิจกรรมในแผนงานโครงการ ดังนั้น แผนรองรับความเสี่ยงที่คิดกันขึ้นมา ก็จะไม่มีผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติ และจะไม่ทราบกำหนดการว่าจะดำเนินการเมื่อไหร่ รวมถึงไม่มีการจัดเตรียมทรัพยากรไว้รองรับเพื่อดำเนินการ ส่งผลให้แผนรองรับความเสี่ยงทั้งหมดที่คิดขึ้นมา ก็ยังคงเป็นเพียงแค่แนวคิด แต่ไม่ถูกนำมาปฏิบัติจริง
จาก Root Cause ทั้ง 5 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง โครงการประสบปัญหาซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน เพื่อคาดหวังจะลดปัญหางานงอก และ คาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึง การลดปัญหาโครงการ ล่าช้า ดังนี้ครับ
สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ
- Project Manager และทีมงาน ต้องจัดทำแผนบริหารโครงการ ให้ละเอียด มีกิจกรรมครบถ้วน เพื่อใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นในการบริหารความเสี่ยง คาดการณ์ความเสี่ยง ประเมินความเสี่ยง และวางแผนรองรับความเสี่ยงของโครงการ
- Project Manager ต้องจัดประชุมทีมงานโครงการ เพื่อประเมินความเสี่ยงโครงการ โดยให้ผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ ร่วมระบุความเสี่ยง และอาจจะใช้ข้อมูลปัญหาที่เคยเกิดขึ้นกับโครงการในอดีต หรือข้อมูลความเสี่ยงของโครงการอื่นๆที่มีความใกล้เคียงกับโครงการของเรา มาเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิงในการบริหารความเสี่ยงของโครงการของเรา
- Project Manager ต้องควบคุมให้มีพิจารณาความเสี่ยงให้รอบด้าน โดยพิจารณาความเสี่ยง ที่กระทบ Scope , Schedule , Cost , Quality ให้ครบทุกด้าน
- Project Manager ต้องจัดประชุมทีมงานโครงการ เพื่อกำหนดกิจกรรมรองรับความเสี่ยง โดยให้ผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ ร่วมกำหนดแนวทางรองรับความเสี่ยง และอาจจะใช้ข้อมูลวิธีแก้ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นกับโครงการในอดีต หรือข้อมูลวิธีป้องกันความเสี่ยงของโครงการอื่นๆที่มีความใกล้เคียงกับโครงการของเรา มาเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิงในการบริหารความเสี่ยงของโครงการของเรา รวมถึงต้องเน้นเรื่องการป้องกันความเสี่ยง มากกว่าการแก้ไขปัญหา
- Project Manager ต้องกำหนดให้ กิจกรรมป้องกันความเสี่ยงโครงการ ถูกบรรจุไว้ เป็นส่วนหนึ่งในแผนงานโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่า แผนตอบโต้ความเสี่ยง จะมีผู้รับผิดชอบชัดเจน มีกำหนดการในการดำเนินการชัดเจน และมีการจัดเตรียมทรัพยากรเพื่อดำเนินการได้อย่างเพียงพอ
สำหรับในบทความตอนที่ 1-3 ผมได้อธิบายสาเหตุที่โครงการมีงานเพิ่มหรืองานงอก และวิธีป้องกันครบถ้วนแล้ว ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอกลับไปสู่สาเหตุหลักข้อที่ 2 ที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และผมจะวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุของปัญหาดังกล่าวพร้อมแนะนำแนวทางการป้องกัน
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)