สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 5)
จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 4 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ ทีมงานโครงการ ประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการในแต่ละกิจกรรมผิดพลาด พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักประการที่ 2 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้
สาเหตุหลักประการที่ 2 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ หากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด โครงการ จึงขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 3 สาเหตุดังนี้
ปัญหา : ขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ
Root Cause #1 เพราะ ผู้รับผิดชอบในการทำงาน ไม่สามารถเข้าทำงานได้ตามกำหนดในแผนงานโครงการ
สาเหตุหลักประการสำคัญที่ทำให้ขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ มีเหตุมาจากการที่ผู้รับผิดชอบงานในโครงการ ไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานได้ ตามกำหนดการในแผนบริหารโครงการ เนื่องด้วย ติดภารกิจในโครงการอื่นๆ หรือทีมงานคนสำคัญลาออกจากบริษัท ทำให้ไม่สามารถปฏิบัติงานในโครงการของเราได้ ส่งผลให้โครงการขาดคนทำงาน เหตุการณ์ดังกล่าวมักจะเกิดบ่อยๆ ในโครงการที่เกี่ยวข้องกับงานด้านเทคนิคที่ซับซ้อน และต้องพึ่งพาอาศัยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เพื่อมาทำงานในโครงการ และบ่อยครั้ง ผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้น ซึ่งมีจำนวนน้อย ก็มีเหตุให้ไม่สามารถเข้ามาทำงานได้ตามกำหนดการ ส่งผลโดยตรงทำให้โครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้
Root Cause #2 เพราะ การประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ ผิดพลาด
การประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงาน ผิดพลาดจากความเป็นจริง ส่งผลให้โครงการมีทรัพยากรไม่เพียงพอในการดำเนินการตามแผนงานโครงการ ในกรณีที่องค์กรมีความสามารถในการเพิ่มเติมทรัพยากรเข้าสู่โครงการได้รวดเร็ว สาเหตุข้อนี้อาจจะไม่ใช่ปัญหาใหญ่มากนัก เนื่องจาก หากมีการประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ ต่ำกว่าความเป็นจริง Project Manager ก็เพียงแค่ร้องขอทรัพยากรเพิ่มเติมจากองค์กร เพื่อนำมาใช้ในโครงการให้สามารถบริหารโครงการได้เป็นไปตามแผนงาน แต่ในกรณีที่องค์กรมีขั้นตอนมากมาย และใช้เวลานาน ในการนำเข้า เพิ่มเติมทรัพยากรเข้าสู่โครงการ สาเหตุนี้อาจจะนำไปสู่การส่งมอบงานได้ล่าช้ากว่าแผนงานโครงการ เนื่องจากทรัพยากรไม่เพียงพอในการทำงาน
Root Cause #3 เพราะ โครงการต้องแบ่งปันทรัพยากรกับโครงการอื่น จึงทำให้มีทรัพยากร ไม่เพียงพอ
สำหรับองค์กรที่มีโครงการที่ต้องดำเนินการจำนวนมาก และมีโครงสร้างองค์กรในการรวมศูนย์ทรัพยากรไว้ส่วนกลาง หรือ Pool Resources แล้วให้ Project Manager มาทำการร้องขอ เพื่อเบิกใช้ทรัพยากรจากส่วนกลาง ไปใช้ในการดำเนินการในโครงการของตนเอง และส่งคืนทรัพยากรเมื่อใช้งานเสร็จเรียบร้อย ส่งผลให้ ทุกโครงการในองค์กร ต้องแบ่งปันการใช้ทรัพยากรกับโครงการอื่นๆ โครงสร้างองค์กรแบบนี้มีข้อดีในการใช้ทรัพยากรในองค์กรได้อย่างคุ้มค่า แต่ก็มีแนวโน้มที่จะมีบางโครงการที่อาจล่าช้าเนื่องจากมีทรัพยากรไม่เพียงพอใช้งาน เนื่องด้วย หากโครงการก่อนหน้า ไม่สามารถทำงานได้เสร็จตามแผน และไม่ส่งมอบทรัพยากรคืนสู่ส่วนกลาง โครงการถัดๆไป ที่จับจองทรัพยากรไว้แล้ว ก็จะไม่สามารถใช้งานทรัพยากรได้ ตามแผนที่วางไว้ ส่งผลให้ไม่สามารถทำงานได้ตามแผนบริหารโครงการ และส่งผลต่อเนื่องทำให้โครงการล่าช้าในที่สุด
จาก Root Cause ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง ขาดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และ คาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึง การลดปัญหาโครงการ ล่าช้า ดังนี้ครับ
สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ
- Project Manager ต้องกำกับ และควบคุมให้ทีมงาน แตกรายละเอียด WBS ให้มีรายละเอียดครบถ้วน และลงรายละเอียดในแต่ละกิจกรรม เพื่อให้มั่นใจว่า ทีมงาน เข้าใจรายละเอียดการปฏิบัติงานตรงกัน และประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในการดำเนินการของแต่ละกิจกรรมในโครงการ บนชุดข้อมูลเดียวกัน และเข้าใจรายละเอียดตรงกัน
- Project Manager ต้องกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงาน ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ เป็นผู้ประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม เพื่อให้มั่นใจว่า ผู้ประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ จะสามารถประเมินได้ตรงกับสภาพการทำงานจริงมากที่สุด
- ในกรณีที่เป็นโครงการ ที่มีข้อมูลการทำงานในอดีตนั้น Project Manager ต้องกำหนดให้มีพิจารณา ทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงานของโครงการในอดีต ประกอบการประเมินทรัพยากรที่ต้องใช้ของแต่ละกิจกรรมในโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่า แผนบริหารโครงการ ได้มีการเรียนรู้จากบทเรียนในอดีต ก่อนการประเมินเพื่อวางแผนงานในปัจจุบัน
- Project Manager ต้องแจ้งผู้บริหารองค์กร เพื่อร้องขอทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ ให้เพียงพอต่อการทำงาน หากต้องมีการร้องขอ เพื่อเบิกใช้ทรัพยากรจากส่วนกลางหรือ Pool Resources นั้น Project Manager ต้องติดตามสถานะของการใช้งานทรัพยากรที่สำคัญอยู่เสมอ และประเมินความเสี่ยง รวมถึงกำหนดแผนรองรับเป็นทางเลือก เผื่อในกรณีที่ ทรัพยากรสำคัญ หรือทีมงานคนสำคัญ ไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานได้ตามกำหนดการในแผนโครงการ เช่น อาจจะมีการกำหนดทีมงานสำรองในกรณีทีมงานหลักไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานได้ หรืออาจะมีการพิจารณา เปลี่ยนลำดับงาน โดยเลื่อนกำหนดวันเริ่มของงาน ให้เร็วขึ้นหรือช้าลง ตามข้อจำกัดของทีมงานคนสำคัญ หรือทรัพยากรที่สำคัญในโครงการ
- หากเป็นโครงการที่สำคัญต่อองค์กร ควรพิจารณาให้โครงการเหล่านั้น ได้สิทธิ์ในการจองใช้ทรัพยากรแบบที่ไม่ต้องแบ่งปันกับโครงการอื่นๆ หรือ Dedicated Resources เพื่อให้มั่นใจว่า โครงการสำคัญๆ เหล่านั้น จะมีทรัพยากรเพียงพออย่างแน่นอน เพื่อให้การบริหารโครงการและส่งมอบงานโครงการเป็นไปตามกำหนดการ และไม่ล่าช้า
ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 3 ที่ทำให้เกิดปัญหาโครงการดำเนินการได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะทีมงานขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)