สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 6)

 
          บทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ได้เขียนมาถึงตอนที่ 1-5 แล้ว ซึ่งในบทความตอนที่แล้ว ผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะขาดทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ  พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความตอนที่ 6 นี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะทีมงานในโครงการ ขาดทักษะ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้
          สาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะคนทำงานในโครงการ ขาดทักษะ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  หากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด คนทำงานในโครงการ จึงขาดทักษะ หรืออีกนัยหนึ่ง ทำไม Project Manager จึงเลือกคนที่มีทักษะไม่เพียงพอ มาปฏิบัติงานในโครงการ ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 3 สาเหตุดังนี้
 
ปัญหา : ทีมงานในโครงการ ขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ
 
Root Cause #1   เพราะ ไม่ได้มีการประเมินทักษะของทีมงาน ก่อนมอบหมายงานโครงการ
          การประเมินความรู้และทักษะของทีมงาน ก่อนจะคัดเลือกเข้ามาเป็นทีมงานโครงการ และมอบหมายงานในโครงการ เป็นสิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งทีมงานที่มีทักษะเพียงพอในการปฏิบัติงาน แต่ด้วยเหตุผลและข้อจำกัดหลายประการ เช่น โครงการมีเวลาสั้นและเร่งรีบจนไม่มีเวลาประเมินทักษะของทีมงานก่อนเริ่มงาน  หรือ Project Manager เองไม่สามารถประเมิน หรือขาดระบบการประเมินทักษะของทีมงานก่อนมอบหมายงาน หรือแม้กระทั่งความเชื่อของ Project Manager ที่คิดว่า ทีมงานจะสามารถเรียนรู้ได้เองจากการทำงานจริง (On the job training) เหล่านี้ ล้วนเป็นที่มาของปัญหาเรื่อง การไม่ได้ประเมินทักษะของทีมงาน ก่อนการมอบหมายงานโครงการ ซึ่งมักจะส่งผลให้ทีมงานอยู่ในสภาพ ขาดทักษะ หรือทักษะไม่เพียงพอในการปฏิบัติงาน และส่งผลต่อเนื่องไปยัง การที่ไม่สามารถทำงานได้เสร็จตามแผนบริหารโครงการ และทำให้โครงการล่าช้าในที่สุด
 
Root Cause #2   เพราะ โครงการจำเป็นต้องใช้ทีมงานเท่าที่มี ตามข้อจำกัดขององค์กร
          ในบทความที่แล้ว ผมได้อธิบายถึง โครงสร้างองค์กรที่มีการรวมศูนย์ทรัพยากรไว้ส่วนกลาง หรือ Pool Resources แล้วให้ Project Manager มาทำการร้องขอ เพื่อเบิกใช้ทรัพยากรจากส่วนกลาง ไปใช้ในการดำเนินการในโครงการของตนเอง และส่งคืนทรัพยากรเมื่อใช้งานเสร็จเรียบร้อย โครงสร้างองค์กรดังกล่าว ส่งผลให้ ทุกโครงการในองค์กร ต้องแบ่งปันการใช้ทรัพยากรกับโครงการอื่นๆ ซึ่งหลายครั้ง โครงการก็จำเป็นต้องใช้ทีมงานเท่าที่มี ตามข้อจำกัดขององค์กร เนื่องจากทีมงานที่พร้อมปฏิบัติการ ที่มีเหลืออยู่ใน Pool Resources อาจจะมีความรู้และทักษะ ไม่ตรง หรือไม่เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการของเรา แต่ Project Manager ก็จำเป็นต้องเลือกใช้ทีมงานดังกล่าว เข้ามาทำงานในโครงการ เนื่องด้วยข้อจำกัดขององค์กร หรือบางครั้ง จะเป็นกรณีที่ Project Manager คนใหม่ เข้ามารับงานบริหารโครงการ ต่อจาก Project Manager คนเก่าซึ่งลาออกไป หรือย้ายไปอยู่โครงการอื่น และ Project Manager คนใหม่ ก็พบว่า ทีมงานโครงการที่มีอยู่ก่อนหน้าแล้ว มีความรู้หรือทักษะไม่เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการ เหล่านี้ ล้วนแล้วแต่เป็นข้อจำกัดที่ทำให้ Project Manager ได้ทีมงานที่มีทักษะไม่เพียงพอ และจำเป็นต้องบริหารโครงการให้สำเร็จบนข้อจำกัดเหล่านี้ 
 
Root Cause #3   เพราะ ไม่มีการจัดฝึกอบรม พัฒนาทักษะที่จำเป็น ให้ทีมงานโครงการ
          ใน Root Cause #1 และ #2 ข้างต้น จะเป็นสิ่งที่เป็นข้อจำกัดที่บางครั้ง Project Manager ไม่สามารถควบคุมได้ แต่สามารถแก้ไขได้โดยการจัดฝึกอบรมให้ทีมงานมีทักษะที่เพียงพอในการทำงานในโครงการ แต่หลายครั้ง เราพบว่า Project Manager เอง ก็ไม่ได้จัดให้มีการฝึกอบรม และพัฒนาทักษะที่จำเป็น ให้ทีมงานโครงการ เนื่องด้วยข้อจำกัด ด้านเวลา ด้านงบประมาณ หรือด้านแนวคิดของ Project Manager เอง ที่มีความเชื่อว่า ทีมงานจะสามารถเรียนรู้งานได้ด้วยตนเอง จากการปฏิบัติงานจริง (On the job training)  ทีมงานที่ขาดความรู้และขาดทักษะ มีแนวโน้มจะสร้างความเสียหายในการปฏิบัติงานในโครงการ และทำให้โครงการล่าช้า เนื่องจากต้องทำงานซ้ำ หรือแก้ปัญหาอันเนื่องมาจากการทำงานที่ผิดพลาด
 
          จาก Root Cause ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง คนทำงานในโครงการ ขาดทักษะที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงานในโครงการ เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และ คาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึง การลดปัญหาโครงการ ล่าช้า ดังนี้ครับ
 
สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ
  • Project Manager ต้องประเมินทักษะของทีมงาน หรือกำหนดให้มีการประเมินทักษะของทีมงาน ให้มั่นใจว่าทีมงานมีทักษะเพียงพอในการทำงานในโครงการ โดยในการประเมินทักษะของทีมงาน เพื่อคัดเลือกคนเข้าทำงานในโครงการนั้น Project Manager อาจจะต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ ในการออกแบบคำถาม หรือระบบประเมินทักษะด้านต่างๆ ให้สอดคล้องกับ บทบาทและหน้าที่รับผิดชอบของงานแต่ละงานในโครงการ รวมถึงต้องทราบความแตกต่างระหว่างทักษะในปัจจุบันของทีมงาน และทักษะที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานในโครงการ หรือ Competency Gaps เพื่อนำไปใช้ตัดสินใจในการรับคนเข้าทำงานในโครงการ หรือนำไปใช้ในการวางแผนอบรมพัฒนาทักษะของทีมงานในโครงการ
  • Project Manager ต้องจัดอบรมพัฒนา ความรู้และทักษะที่จำเป็นในการทำงาน ให้ทีมงานโครงการ ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบการอบรมความรู้  ฝึกปฏิบัติงาน  มอบหมายภารกิจเพื่อทดลองงาน หรือใช้ระบบพี่เลี้ยงสอนการปฏิบัติงาน (Mentoring) เป็นต้น เพื่อให้ทีมงานได้พัฒนาความรู้และทักษะของตนเอง ให้เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการ
  • ในกรณีที่โครงการ ต้องการทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เพื่อมาทำงานในโครงการ Project Manager ต้องพิจารณา จัดจ้างผู้เชี่ยวชาญ มาช่วยงานโครงการ เพื่อมาช่วยปฏิบัติงานที่สำคัญในโครงการ และมาช่วยเป็นพี่เลี้ยง เพื่อถ่ายทอดความรู้และทักษะให้ทีมงาน 
  • Project Manager ต้องพิจารณาทางเลือกในการหาแหล่งทรัพยากร หรือทีมงานผู้เชี่ยวชาญ จากแหล่งอื่นเพิ่มเติม นอกไปจาก Pool Resources ขององค์กร เพื่อเป็นทางเลือกในการได้มาซึ่ง คนทำงานทีมีทักษะเพียงพอต่อการปฏิบัติงานในโครงการ เช่น การจัดจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกองค์กร เข้ามาปฏิบัติงานในโครงการ ในลักษณะสัญญาจ้าง (Outsource)  การร้องขอ หรือยืมตัวผู้เชี่ยวชาญจากโครงการอื่นๆ เป็นต้น  
  • ในกรณีที่องค์กร มีโครงสร้างแบบ Pool Resources และ ผู้ที่ดูแล Pool Resources มีการพัฒนาความรู้และทักษะของคนทำงาน ให้พร้อมในการเข้าปฏิบัติงานในโครงการอยู่เสมอ ก็จะสามารถลดปัญหาดังกล่าวให้ กับ Project Manager ได้มาก และเป็นการเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จให้กับโครงการ
 
ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 4 ที่ทำให้เกิดปัญหาโครงการดำเนินการได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ 
 
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)