สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 8)

          จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 7 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักประการที่ 5 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะวางลำดับงานในโครงการผิดพลาด จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

         สาเหตุหลักประการที่ 5 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะวางลำดับงานในโครงการผิดพลาด จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน หากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด จึงวางลำดับงานในโครงการผิด ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 2 สาเหตุดังนี้

ปัญหา : วางลำดับงานในโครงการผิดพลาด

Root Cause #1 เพราะ ทีมงานขาดความรู้ และทักษะเชิงเทคนิค ในการกำหนดลำดับงานที่ถูกต้อง
          การวางลำดับงานผิดพลาด ส่งผลให้ต้องทำงานซ้ำ หรือต้องกลับมาแก้ไขงานเดิม เช่น ในโครงการก่อสร้างบ้าน หากมีการเทคอนกรีตพื้นบ้านไปเรียบร้อย โดยไม่ได้มีการทดสอบการทำงานของท่อระบายน้ำต่างๆ ที่ฝังอยู่ใต้พื้น แล้วมาพบภายหลังว่า ท่อระบายน้ำมีปัญหาหรือรั่ว ก็จะทำให้ต้องแก้ไขงานกัน ซึ่งทำให้เกิดงานเพิ่มหรือการทำงานซ้ำเดิม เป็นต้น การวางลำดับของกิจกรรมให้ถูกต้องนั้น จะทำให้งานมีคุณภาพ และทำงานเสร็จในการทำงานครั้งเดียว แต่ก็จำเป็นต้องใช้ทีมงานที่มีความรู้ และประสบการณ์ มาช่วยวางลำดับงาน โดยเฉพาะโครงการที่มีกิจกรรมจำนวนมาก และมีความซับซ้อน รวมถึงมีการเชื่อมต่อกันของกิจกรรมหลายๆกิจกรรม ความล้มเหลวของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง จะส่งผลต่อเนื่องไปสู่กิจกรรมอื่นๆอีกหลายกิจกรรม การวางลำดับงาน อาจจะมีหลายทางเลือก มีข้อดี ข้อเสีย และความเสี่ยงแตกต่างกันไป Project Manager และทีมงาน จำเป็นต้องมีประสบการณ์ เพื่อจะหาลำดับกิจกรรมที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้บริหารโครงการ ได้ประสบความสำเร็จ บนข้อจำกัด และความเสี่ยงที่ยอมรับได้

Root Cause #2 เพราะ ทีมงานขาดการวางแผนลำดับงานร่วมกัน (ต่างคน ต่างทำ)
          การกำหนดลำดับงานในโครงการให้ได้วิธีการทำงานที่ดีนั้น นอกจากจะต้องพึ่งพาทักษะและประสบการณ์ของ Project Manager และทีมงานแล้ว ยังต้องอยู่บนการบริหารจัดการที่ดี โดย Project Manager ต้องบริหาร ให้ทีมงานทุกคนในโครงการ รับรู้ รับทราบ ลำดับงานในโครงการ ให้ตรงกัน เป็นข้อมูลวิธีการทำงาน ชุดเดียวกัน หากทีมงาน ขาดการวางแผนลำดับงานร่วมกัน หรือ ต่างคน ต่างทำ จะส่งผลให้โครงการ ไม่สามารถเชื่อมต่องานส่วนต่างๆเข้าหากันได้ เนื่องจากทีมงานไม่ได้สื่อสารเรื่องลำดับงาน ให้เข้าใจตรงกัน บ่อยครั้ง Project Manager ใช้วิธีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในโครงการ ออกแบ่งส่วนใหญ่ๆ หลายๆส่วน แล้วมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบแต่ละส่วนงาน ไปวางแผนงานของตนเอง โดยไม่ได้มีการสื่อสาร วิธีการนำงานทุกส่วนมาเชื่อมต่อกันเป็นแผนหลักของโครงการ และพบว่า งานส่วนใหญ่ๆ แต่ละส่วนงาน ไม่สามารถเชื่อมต่อกันได้ เนื่องจาก มีลำดับงานที่ไม่ประสานและสอดคล้องกัน ส่งผลให้ต้องมีการแก้ไขงาน หรือทำงานซ้ำ จนเป็นเหตุให้โครงการล่าช้า

          จาก Root Cause ทั้ง 2 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง วางลำดับงานในโครงการผิดพลาด เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และ คาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึง การลดปัญหาโครงการ ล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

• Project Manager ต้องประเมินทักษะของทีมงาน หรือกำหนดให้มีการประเมินทักษะของทีมงาน ให้มั่นใจว่าทีมงานมีทักษะเพียงพอในการทำงานในโครงการ และต้องจัดอบรมพัฒนา ความรู้และทักษะที่จำเป็นในการทำงาน ให้ทีมงานโครงการ ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบการอบรมความรู้ ฝึกปฏิบัติงาน มอบหมายภารกิจเพื่อทดลองงาน หรือใช้ระบบพี่เลี้ยงสอนการปฏิบัติงาน (Mentoring) เป็นต้น เพื่อให้ทีมงานได้พัฒนาความรู้และทักษะของตนเอง ให้เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการ
• Project Manager ต้องจัดประชุมทีมงาน เพื่อกำหนดทางเลือกในการวางลำดับงาน ร่วมกัน โดยวิเคราะห์ ข้อดี ข้อเสีย และความเสี่ยงต่างๆ ในแต่ละทางเลือก โดยสนับสนุนให้ทีมงานทุกคน มีโอกาสแสดงความคิดเห็นในการกำหนดลำดับงานในทางเลือกต่างๆ เพื่อให้ทีมงานมีส่วนร่วมในการกำหนดลำดับงาน
• Project Manager ต้องจัดประชุมเพื่อสรุป ลำดับงาน ทั้งหมดของโครงการ ทั้งในส่วนงานหลักๆ และในส่วนรายละเอียดที่ต้องเชื่อมต่อกันระหว่างส่วนงานต่างๆในโครงการ เพื่อให้ทีมงานทั้งหมดเห็นภาพการวางลำดับงาน และการเชื่อมต่อ ประสานงาน ให้สอดคล้องกัน เป็นภาพเดียวกัน

          ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 6 ที่ทำให้เกิดปัญหาโครงการดำเนินการได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะเครื่องมือที่ใช้ในการทำงาน ไม่มีประสิทธิภาพ

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)