สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 9)

          จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 8 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะวางลำดับงานในโครงการ ผิดพลาด จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักประการที่ 6 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานในโครงการ ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

          สาเหตุหลักประการที่ 6 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานในโครงการ ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน หากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด เครื่องมือที่ใช้ในการทำงานในโครงการ จึงไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 3 สาเหตุดังนี้

ปัญหา : เครื่องมือที่ใช้ในการทำงานในโครงการ ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ

Root Cause #1 เพราะ ทีมงานขาดทักษะในการใช้เครื่องมือในการทำงาน
          เครื่องมือที่ใช้ในการทำงาน มีผลต่อการทำงานได้เร็ว หรือช้า เปรียบเสมือน การขี่จักรยาน ย่อมจะทำให้เราเคลื่อนที่ได้เร็วกว่าการวิ่งปกติ แต่หากเราขี่จักรยานไม่เป็น ก็เปรียบเสมือนเราขาดทักษะในการใช้เครื่องมือ ไม่เพียงจะทำให้เราเคลื่อนที่ช้าลง จักรยานอาจจะทำให้เราบาดเจ็บเพราะล้มได้ ดังนั้น ทักษะการใช้เครื่องมือ จึงมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานในโครงการ ทีมงานที่ขาดทักษะในการใช้เครื่องมือ เช่น สมชายเป็น Programmer ในโครงการพัฒนา Web Application ซึ่งต้องใช้ภาษา Java ในการพัฒนาระบบงาน แต่สมชาย ไม่เชี่ยวชาญในการเขียนโปรแกรมด้วยภาษา Java หรือ สมศักดิ์เป็นคนงานที่มีหน้าที่ตอกเสาเข็มในโครงการก่อสร้างบ้าน แต่สมศักดิ์ไม่เชี่ยวชาญในการใช้ปั้นจั่นเพื่อตอกเสาเข็ม เป็นต้น จากตัวอย่างดังที่ได้กล่าวไป เราจะพบว่า โครงการมีแนวโน้มจะทำงานไม่เสร็จตามแผนงาน หากทีมงานในโครงการ ไม่สามารถใช้เครื่องมือได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องมาจากการขาดทักษะและขาดความเชี่ยวชาญในการใช้เครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ หรือพูดอีกนัยหนึ่ง หากทีมงานไม่สามารถใช้เครื่องมือได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว เครื่องมือต่างๆ ก็ไม่ได้ช่วยให้งานเร็วขึ้น แต่ยังจะเป็นภาระให้ทีมงานทำงานได้ช้าลง

Root Cause #2 เพราะ องค์กรไม่ได้จัดเตรียมเครื่องมือที่ดี ในการทำงานโครงการ ให้ Project Manager และ ทีมงาน
          หลายครั้งเราพบว่า งานในโครงการล่าช้า เนื่องจากขาดแคลนเครื่องมือที่ดี ที่มาช่วยให้งานโครงการเร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น ในโครงการพัฒนา Software จะต้องมีการทดสอบการทำงานของ Software ที่พัฒนาขึ้นมา เพื่อค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาด ซึ่งมักจะต้องมีการทดสอบซ้ำเดิม หลายๆครั้ง การทดสอบโดยใช้คน ทำการทดลองใช้งาน ซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้เวลามากและทำซ้ำเดิมบ่อยๆครั้ง เทียบกับการใช้ Software พิเศษที่สามารถเลียนแบบและทำซ้ำการทำงานของคน มาช่วยทดสอบ Software ที่พัฒนาขึ้นมา จะช่วยลดเวลาในการทำงานได้มาก แต่การจัดเตรียมเครื่องมือที่ดี ที่ช่วยลดงานในโครงการได้ จำเป็นต้องใช้งบประมาณที่เพิ่มขึ้น ซึ่งหากองค์กรไม่ได้จัดเตรียมเครื่องมือที่ดี ในการทำงานโครงการ ให้ Project Manager และ ทีมงานแล้ว ก็มีแนวโน้มที่โครงการอาจจะไม่สามารถทำงานได้เสร็จตามแผนงาน หรืออาจจะต้องมีการแก้ไขข้อผิดพลาดของงานอยู่บ่อยครั้ง เนื่องจากขาดเครื่องมือที่ดี ทั้งนี้แล้ว ก็จะส่งผลต่อเนื่องไปสู่ปัญหาโครงการล่าช้า ในที่สุด

Root Cause #3 เพราะ ทีมงาน ใช้เครื่องหลายหลาย ประเภทจนขาดมาตรฐานเดียวกันในการทำงาน
          ใน Root Cause #2 ผมได้อธิบายถึงปัญหาเรื่อง องค์กรไม่ได้จัดเตรียมเครื่องมือที่ดี ในการทำงานโครงการ ให้ Project Manager และ ทีมงาน แต่ในทางกลับกัน หากโครงการ มีเครื่องมือในการทำงานที่หลากหลายเครื่องมือจนเกินไป จะทำให้เกิดการทำงานที่ขาดมาตรฐานเดียวกัน ตัวอย่างเช่น Project Manager ที่ถูกกำหนดโดยองค์กร ให้วางแผนบริหารโครงการ โดยใช้ Web Application รองรับการวางแผนโครงการ หรือ PMIS (Project Management Information System) ที่องค์กรจัดเตรียมไว้ให้ แต่ในขณะเดียวกัน Project Manager ก็รู้สึกได้ถึงความไม่สะดวกในการใช้ระบบ PMIS ดังกล่าว จึงวางแผนบริหารโครงการอีกชุดข้อมูลหนึ่ง โดยใช้ Microsoft Project และนำแผนไปแปลงเป็นตาราง Excel เพื่อใช้สื่อสารกับทีมงาน เนื่องจากทีมงาน ไม่คุ้นเคยกับการใช้ Microsoft Project เป็นต้น จากตัวอย่างดังกล่าว เราพอจะคาดเดาได้ว่า Project Manager ต้องทำงานซ้ำซ้อนกัน หลายครั้ง จากชุดข้อมูลเดียวกัน แต่ต้องบันทึกลงไปใน เครื่องมือที่แตกต่างกัน หลายเครื่องมือ ซึ่งแทนที่เครื่องมือเหล่านี้ จะช่วยทำให้ Project Manager ทำงานเร็วขึ้น กลับกลายเป็นเพิ่มภาระงานให้กับ Project Manager โดยไม่ได้มีประโยชน์อะไรมากกว่าเดิม การมีเครื่องมือใช้งานที่หลากหลายประเภทจนเกินไป จนขาดมาตรฐานในการทำงาน อาจจะส่งผลให้ต้องทำงานซ้ำ หรือเสียเวลาในการทำงาน เพื่อเชื่อมต่อผลงานที่มาจากเครื่องมือที่หลากหลาย และอาจส่งผลให้โครงการล่าช้า

          จาก Root Cause ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง เครื่องมือที่ใช้ในการทำงานในโครงการ ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และ คาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึง การลดปัญหาโครงการ ล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

• Project Manager ต้องประเมินทักษะของทีมงาน หรือกำหนดให้มีการประเมินทักษะของทีมงาน ให้มั่นใจว่าทีมงานมีทักษะการใช้เครื่องมือ เพียงพอในการทำงานในโครงการ และต้องจัดอบรมพัฒนา ความรู้และทักษะการใช้เครื่องมือ ที่จำเป็นในการทำงาน ให้ทีมงานโครงการ ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบการอบรมความรู้ ฝึกปฏิบัติงาน หรือใช้ระบบพี่เลี้ยงสอนการปฏิบัติงาน (Mentoring) เป็นต้น เพื่อให้ทีมงานได้พัฒนาความรู้และทักษะการใช้เครื่องมือ ให้เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการ
• Project Manager ต้องเรียนรู้เพิ่มเติม หาข้อมูลใหม่ๆ จากโครงการอื่น ที่สามารถเทียบเคียงได้กับโครงการของเรา (Benchmarking) เพื่อค้นหาเครื่องมือใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อริเริ่ม นำมาประยุกต์ และปรับใช้ เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพงานในโครงการ การเทียบเคียง หรือ Benchmarking นั้น อาจจะทำกับโครงการในองค์กรเดียวกัน หรือเรียนรู้จากองค์กรอื่น ที่มีระดับการพัฒนาสูงกว่าองค์กรเรา ก็เป็นไปได้
• Project Manager ต้องวิเคราะห์บริบทของโครงการของตนเอง และกำหนดมาตรฐานเครื่องมือที่ต้องใช้ในโครงการ ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อลดขั้นตอนการเชื่อมต่อของงาน หรือทำงานซ้ำ อันเนื่องมาจากการใช้เครื่องมือที่หลากหลายจนเกินไป

          ในบทความตอนถัดไป ผมจะกลับไปสาเหตุหลักของโครงการล่าช้า ในเรื่อง โครงการ ขาดการวางแผน ทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ และจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อหา Root Cause และแนวทางการป้องกัน

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)