สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการประชุม Daily Scrum หรือ Daily Stand-up

สิ่งที่ควรทำ

1. ควรเริ่มประชุมให้ตรงเวลาและจบการประชุมภายใน 15 นาที (Time-box)
เพราะ Daily Scrum ไม่ใช่การประชุมเพื่อคุยยาว แต่เป็นการแจ้งความก้าวหน้าของงานทีมงานแต่ละอย่างรวดเร็ว

2. ทุกคนควรยืนประชุม (ถ้าออฟไลน์)
เพราะการยืน ถ้าประชุมนานจะทำให้รู้สึกเมื่อยและไม่อยากคุย ช่วยให้การประชุมไม่ยืดเยื้อ และเกิดการ Focus

3. แต่ละคนตอบ 3 คำถามหลักให้กระชับ
เพื่อไม่ให้การประชุมเยิ่นเย้อ เสียเวลาคุยเรื่องไม่จำเป็น ทำให้เกินเวลา 15 นาที การให้ทุกคนตอบคำถาม 3 คำถามหลัก นั่นคือ 1) เมื่อวานทำอะไร 2) วันนี้จะทำอะไร และ 3) มีอุปสรรคอะไร จะทำให้ได้ข้อมูลความก้าวหน้างานที่ครบถ้วนและกระชับ

4. เน้นที่งานใน Sprint Backlog และ Sprint Goal
เพราะ Daily Scrum เป็นการแจ้งความก้าวหน้าให้เพื่อนในทีมทราบ และวางแผนการทำงานร่วมกันระดับทีม เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการส่งมอบ ไม่ใช่การรายงาน ScrumMaster

5. Development Team เป็นเจ้าของการประชุม
เพราะการทำงานแบบ Agile หรือ Scrum ศูนย์กลางของการคิด ประสานงาน สื่อสารและตัดสินใจ คือ Development Team ดังนั้น ScrumMaster เป็นเพียง Facilitator เท่านั้น ไม่ใช่ผู้จัดการโครงการที่มีอำนาจในการสั่งการและตัดสินใจ

6. หากมีเรื่องต้องถกเถียง ให้คุยต่อหลังประชุม
เพื่อไม่ให้เสียเวลาของทีมงานทุกคน อาจบันทึกประเด็นที่ต้องแก้ปัญหา ตัดสินใจ หรือคุยเพิ่มเติมไว้ใน Parking lot เพื่อติดตามและคุยกันต่อหลังประชุม

7. ใช้ Scrum Board และ Burndown Chart ประกอบการประชุม
ควรยืนประชุมหน้า Scrum Board เพื่อช่วยให้เห็นความคืบหน้าของงานบน Scrum Board และ Burndown Chart ได้ทันที

สิ่งที่ไม่ควรทำ

1. ไม่ควรให้ ScrumMaster หรือผู้จัดการโครงการเป็นคนถามทีละคนเหมือนเช็คชื่อ
เพราะจะทำให้ทีมรู้สึกว่ากำลังถูกตรวจหรือติดตามงาน (Command & Control) ส่งผลให้ความรู้สึกเป็นเจ้าของงาน (Sense of Ownership) ในงานลดลง

2. ไม่ควรรายงานต่อเจ้านายหรือ Product Owner โดยตรง
เพราะ Daily Scrum หรือ Daily Stand-up คือการพูดคุยเพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานภายในทีม ไม่ใช่การประชุมเพื่อรายงานสถานะโครงการต่อผู้บริหาร

3. ไม่ควรเปลี่ยนเวลาไปมาหรือยืดเวลาเกิน 15 นาที
เพราะการเปลี่ยนเวลาเริ่มประชุมบ่อยๆ อาจทำให้เกิดความสับสน และการยอมให้การประชุมนานเกิน 15 นาทีทำให้ประสิทธิภาพของการประชุมลดลง ไม่เป็น Time-box

4. ไม่ควรลงรายละเอียดเชิงเทคนิคมากเกินไป
เพราะจะทำให้เสียเวลาทีมงานที่ไม่เกี่ยวข้อง ถ้ามีประเด็นที่ต้องคุยเพิ่มเติมเพื่อแก้ปัญหา ควรคุยหลังจบการประชุม

5. ไม่ควรปล่อยให้มีคนเดียวพูด หรือบางคนเงียบตลอดการประชุม
เพราะทุกคนมีส่วนรับผิดชอบงานใน Sprint การประชุมนี้จึงเป็นการแจ้งความคืบหน้างานของตนเองทีละคน (Round-robin)

6. ไม่ควรแจ้งแต่สิ่งที่ “เสร็จแล้ว” และไม่บอกปัญหา
เพราะจะทำให้ทีมไม่ทราบปัญหาและไม่สามารถช่วยกันแก้ปัญหางานที่อาจส่งผลให้งานอื่นไม่สามารถทำต่อได้ (Blocker)

7. ไม่ควรใช้ Daily Scrum ประชุมเรื่องอื่น เช่น Planning, Grooming หรือ Review
เนื่องจากการประชุม Daily Scrum มีจุดประสงค์เพื่อให้ทุกคนในทีมมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับความก้าวหน้างานและปัญหาให้ตรงกัน

บทบาทของ ScrumMaster ใน Daily Scrum

อาจารย์ อรินทรา ปัญญายุทธการ
PMP, PMI-ACP, CSM, CSPO, LeSS, CSQA, CSTE, CSPM, MCTS (Microsoft Project)