องค์กรของคุณ บริหารโครงการ ได้ดีแล้วหรือไม่ เขาดูกันอย่างไร

ความสามารถในการบริหารโครงการ ขององค์กร หรือ Organizational Project Management Capabilities (OPMC) ถือเป็นปัจจัยความสำเร็จประการสำคัญ ในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร โดยเฉพาะในโลกยุคปัจจุบัน ที่ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายต่างๆมากมาย เช่น

• การแข่งขันกันอย่างรุนแรง ที่จะสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ เพื่อตอบสนองลูกค้า
• การปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว เพื่อให้รอดพ้นจากการ Disruption
• การดำเนินธุรกิจ ให้อยู่รอด ภายใต้ภัยคุกคาม รูปแบบใหม่ๆ ที่ไม่เคยเกิดขึ้นในอดีต
• การปรับปรุง ประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อให้สามารถแข่งขันได้
• การนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาประยุกต์ใช้ ในงาน
• การต้องปฏิบัติตามกฎหมาย หรือข้อกำหนดใหม่ๆ

สาเหตุดังกล่าวข้างต้น ผลักดัน ให้องค์กร จำเป็นต้อง ริเริ่มโครงการใหม่ๆ จำนวนมาก เพื่อความอยู่รอด และเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั้น ความสามารถในการบริหารโครงการขององค์กร จึงถือเป็นสิ่งจำเป็น ที่องค์กรต้องเร่งสร้าง และในทางกลับกัน องค์กรที่ขาดความสามารถในการบริหารโครงการ จะสูญเสียความสามารถในการแข่งขัน และไม่สามารถอยู่รอดได้

ความเข้าใจคลาดเคลื่อน ประการหนึ่ง ของผู้บริหารระดับสูงขององค์กร คือ เข้าใจว่า การพัฒนาความสามารถการบริหารโครงการขององค์กร ก็คือการสร้างทักษะการบริหารโครงการให้กับ Project Manager ในองค์กร ความเข้าใจผิดนี้ นำไปสู่ความคาดหวังว่า การจัดฝึกอบรม หลักสูตรการบริหารโครงการ เพียงอย่างเดียว จะทำให้ ความสามารถในการบริหารโครงการขององค์กร พัฒนาขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ถึงแม้จะเป็นความจริงที่ว่า การพัฒนาความสามารถการบริหารโครงการขององค์กร จะต้องเริ่มด้วยการพัฒนาความรู้และทักษะการบริหารโครงการ ให้กับบุคลากรในองค์กรก็ตาม แต่มันก็ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ อีกมากมาย ที่มีผลต่อความสามารถในการบริหารโครงการขององค์กร เช่น การจัดโครงสร้างองค์กร วัฒนธรรมการทำงานในองค์กร การกำหนดกระบวนการบริหารโครงการให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร และ การใช้เครื่องมือ หรือ Software Application ต่างๆ มาช่วยในการบริหารโครงการ เหล่านี้ ล้วนเป็นองค์ประกอบสำคัญ ที่ต้องถูกพัฒนา นอกเหนือไปจากการพัฒนาทักษะด้านการบริหารโครงการให้กับบุคลากร

บทความนี้ มีจุดประสงค์จะสร้างความเข้าใจ ถึงองค์ประกอบสำคัญทั้งหมด ที่มีผลต่อ การสร้างความสามารถในการบริหารโครงการ ขององค์กร หรือ Organizational Project Management Capabilities (OPMC) โดยแบ่งเป็นองค์ประกอบหลักๆ 5 ประการดังนี้

1. องค์ประกอบด้าน วัฒนธรรมและสภาพแวดล้อมองค์กร (Culture & Environment)
2. องค์ประกอบด้าน บุคลากร (People)
3. องค์ประกอบด้าน กระบวนการทำงาน (Process)
4. องค์ประกอบด้าน ประสบการณ์และมาตรฐานการทำงาน (Experience & Standard)
5. องค์ประกอบด้าน เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ใช้ทำงาน (Tools & Technology)

จากองค์ประกอบทั้ง 5 ด้านข้างต้น เราสามารถกำหนด ลักษณะย่อย 44 ประการ ขององค์กร ที่มีความสามารถในการบริหารโครงการที่ดี ได้ ดังนี้

1. Culture & Environment
   1.1 การทำงานในโครงการ มุ่งเน้นการป้องกันปัญหา มากกว่าการไล่ตามแก้ไขปัญหา
   1.2 การทำงานในโครงการ มุ่งเน้นการสร้างคุณภาพงาน ทั้งในระดับกระบวนการทำงาน และระดับผลผลิตของงาน
   1.3 มุ่งเน้น การสื่อสาร และบริหารความคาดหวัง ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้โครงการได้รับการสนับสนุน
   1.4 มีการจัดโครงสร้างองค์กร ที่ส่งเสริมให้ Project Manager มีอำนาจในการสั่งการในโครงการ และส่งเสริมให้การบริหารโครงการมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น
   1.5 มีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ และจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอ ตามลำดับความสำคัญ
   1.6 ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ให้การสนับสนุน การทำงานในโครงการ ให้ประสบความสำเร็จ
   1.7 ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร และ Project Manager รวมถึงทีมงานโครงการ เข้าใจตัวชี้วัดความสำเร็จโครงการ ชัดเจน และตรงกัน
   1.8 มีการกำหนดให้ ตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการ เป็นส่วนหนึ่งของ ตัวชี้วัดความสำเร็จของผู้บริหาร
   1.9 มีการเชื่อมโยงเป้าหมายของโครงการ กับ เป้าหมายกลยุทธ์ขององค์กร อย่างชัดเจน
   1.10 มีการตรวจสอบ และปรับปรุงวิธีการบริหารโครงการ ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง และบริบทขององค์กร อยู่เสมอ
   1.11 มีการกำหนดให้ติดตาม และรวบรวมสถานะความก้าวหน้าโครงการของทุกโครงการ เพื่อรายงานกับผู้บริหารอย่างสม่ำเสมอ
   1.12 มีการประสานงาน ให้แต่ละโครงการ ที่มีงานต้องเชื่อมต่อกัน หรือใช้ทรัพยากรร่วมกัน ได้สื่อสารและกำหนดแผนงานให้สอดคล้องกัน
     
2. People
   2.1 องค์กร มีการกำหนดชื่อ Project Manager และ บทบาทหน้าที่ของ Project Manager ให้ชัดเจน
   2.2 มีการกำหนดรายชื่อทีมงานโครงการ และบทบาทหน้าที่ในโครงการให้ชัดเจน
   2.3 หมั่นพัฒนาความรู้ ทักษะและ ทัศนคติ ของ Project Manager และ ทีมงาน อยู่เสมอ
   2.4 Project Manager มีความรู้ และทักษะในการบริหารโครงการ
   2.5 Project Manager มีความรู้ และทักษะในงานด้านเทคนิคที่เกี่ยวกับงานในโครงการ
   2.6 Project Manager มีความรู้และความเข้าใจ ในธุรกิจ และความคาดหวังของผู้บริหาร
   2.7 Project Manager มีทักษะ ในการสื่อสาร และปฏิสัมพันธ์ กับผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการ
   2.8 ทีมงานโครงการ มีความรู้ด้านเทคนิค ที่ตนเองรับผิดชอบในงานโครงการ
   2.9 Project Manager และ ทีมงาน สามารถทำงานร่วมกันเป็นทีม เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ
   2.10 Project Manager และ ทีมงาน และ ผู้บริหาร เข้าใจสิ่งส่งมอบ (Output) และ ประโยชน์ที่คาดหวัง (Outcome) ของโครงการ ชัดเจนและตรงกัน
   2.11 มีการจัดหา บุคลากร และทรัพยากร ให้เพียงพอต่อการทำงานในโครงการ
   2.12 มีการพิจารณา ความรู้ และทักษะของทีมงานแต่ละคน เพื่อมอบหมายงาน ในโครงการ ให้เหมาะสม
     
3. Process
   3.1 มีกระบวนการ จัดตั้งโครงการ และกำหนดเป้าหมาย (Outcome) ของโครงการ ให้ชัดเจน รวมถึงสื่อสารให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
   3.2 มีกระบวนการ กำหนด บันทึก และยืนยัน สิ่งส่งมอบ (Output) ของโครงการ ให้ชัดเจน และสื่อสารให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
   3.3 มีกระบวนการ วางแผน ตารางเวลาโครงการ (Project Schedule) ที่กำหนดให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เข้ามามีส่วนร่วมในการ วางแผนงานโครงการร่วมกัน
   3.4 มีกระบวนการ วางแผน งบประมาณโครงการ (Project Cost) ที่กำหนดให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เข้ามามีส่วนร่วมในการ วางแผนงานโครงการร่วมกัน
   3.5 มีกระบวนการ มอบหมายงานให้ทีมงานโครงการ (Team Roles & Responsibilities) ที่กำหนดให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เข้ามามีส่วนร่วมในการ วางแผนงานโครงการร่วมกัน
   3.6 มีกระบวนการ ประเมินความเสี่ยง และกำหนดแผนรองรับความเสี่ยง ของโครงการ (Project Risk)
   3.7 มีกระบวนการ ติดตาม และ รายงานสถานะความก้าวหน้าโครงการ อย่างสม่ำเสมอ (Project Tracking & Reporting)
   3.8 มีกระบวนการ บันทึก และ ติดตามปัญหาในโครงการ (Issues Log) เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง รับทราบสถานะปัญหาร่วมกัน
   3.9 มีกระบวนการ ประกันคุณภาพ และ ควบคุมคุณภาพงานโครงการ (Project Quality)
   3.10 มีกระบวนการปรับปรุงแผนให้เป็นปัจจุบัน เมื่อโครงการเกิดการเปลี่ยนแปลง (Project Change Management)
   3.11 มีกระบวนการ บันทึกบทเรียนโครงการ เพื่อปิดโครงการ (Project Closure)
   3.12 มีการกำกับดูแล ให้ Project Manager และทีมงาน ปฏิบัติตามกระบวนการมาตรฐานการบริหารโครงการ ขององค์กร
     
4. Experience & Standard
   4.1 มีการกำหนด รายชื่อกิจกรรมมาตรฐาน ในโครงการประเภทต่างๆ เพื่อให้ Project Manager และทีมงานใช้เป็นแนวปฏิบัติ ในการวางแผนโครงการ
   4.2 มีการเรียนรู้จากบทเรียนของโครงการในอดีต และนำมากำหนด รายการความเสี่ยงมาตรฐาน ในโครงการประเภทต่างๆ เพื่อให้ Project Manager และทีมงานใช้เป็นแนวปฏิบัติ ในการบริหารความเสี่ยงโครงการ
   4.3 มีกำหนด รูปแบบรายงานความก้าวหน้าโครงการ ที่เข้าใจง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันในทุกๆโครงการ
   4.4 มีกำหนด รายการจุดตรวจสอบ และควบคุมคุณภาพโครงการ ที่เป็นมาตรฐาน ในโครงการประเภทต่างๆ เพื่อให้ Project Manager และทีมงานใช้เป็นแนวปฏิบัติ ในการควบคุมคุณภาพงานโครงการ
     
5. Tools & Technology
   5.1 ใช้เครื่องมือ หรือ Software ช่วยในการบริหารโครงการที่ใช้งานง่าย และอำนวยความสะดวกให้ Project Manager และทีมงาน ทำงานได้มีประสิทธิภาพ
   5.2 ใช้เครื่องมือ หรือ Software ช่วยในการบริหารโครงการ ที่ช่วยให้ ผู้บริหาร สามารถ ตรวจสอบสถานะโครงการทั้งหมดในองค์กรได้
   5.3 ใช้เครื่องมือ หรือ Software ช่วยในการบริหารโครงการ ที่ช่วยให้ องค์กร สามารถ บริหารจัดการ ให้หลายๆโครงการ ใช้ทรัพยากร ร่วมกันได้
   5.4 Project Manager และทีมงาน และผู้บริหาร ใช้เครื่องมือ หรือ Software ช่วยในการบริหารโครงการ เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

บทความโดย อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)
Knowledger Co.,ltd.
www.knowledgertraining.com
สนใจแบบประเมิน ความสามารถในการบริหารโครงการ ขององค์กร
ติดต่อขอรับแบบประเมินได้ที่ info@knowledgertraining.com