6 เรื่อง ที่ PMO ไม่ควรทำ

1. ออกกฎระเบียบตาม Best Practice แต่ไม่มีประโยชน์กับองค์กร
     
   บทบาทหน้าที่สำคัญประการหนึ่ง ของหน่วยงาน PMO คือการออกกฎระเบียบ หรือกำหนดกระบวนการ ในการบริหารโครงการ ให้ Project Manager หรือ ผู้จัดการโครงการ ปฏิบัติตาม แต่การ กำหนดกฎระเบียบ โดยการนำ Best Practice ของการบริหารโครงการ มาบังคับใช้ โดยไม่เข้าใจว่า กระบวนการเหล่านั้น มีประโยชน์ และเหมาะสมกับบริบทขององค์กรหรือไม่ จะส่งผลให้ Project Manager และทีมงาน มีขั้นตอนการทำงานมากขึ้น หรือ ทำงานหนักขึ้น โดยไม่ทราบว่ามันจะเกิดประโยชน์อะไรกับองค์กร และส่งผลต่อเนื่องให้เกิดการต่อต้านระเบียบ ที่ PMO กำหนดมา
     
2. เน้นแต่การกำกับ ให้ PM ปฏิบัติตามกฎ แต่ไม่เน้นการแก้ไขปัญหาให้โครงการ
     
   PMO ที่เน้นการกำกับ ให้ Project Manager และทีมงาน ปฏิบัติตาม ระเบียบ หรือกระบวนการบริหารโครงการ โดยไม่เข้าใจปัญหาของโครงการ จะส่งผลให้เกิดข้อขัดแย้ง ระหว่าง คนทำงานในโครงการ และ PMO ผู้กำกับดูแลโครงการ  การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และกระบวนการบริหารโครงการ ที่ PMO กำหนดมา ควรมีส่วนช่วย ในการแก้ไขปัญหาให้กับโครงการ 
     
3. ตรวจสอบแต่งานเอกสาร ไม่เคยลงไปดูหน้างานจริงของโครงการ
     
   การตรวจสอบเอกสารของโครงการ เป็นเรื่องที่ PMO พึงกระทำ แต่ไม่ควรเน้นเรื่องการตรวจแต่เอกสารโครงการเพียงอย่างเดียว โดยไม่มีการลงไปดูรายละเอียดหน้างานจริง ว่าตรงกับเอกสารที่ส่งมาหรือไม่ เนื่องจาก หากสภาพการทำงานจริงของโครงการ ไม่ตรงกับข้อมูลในเอกสาร ก็อาจจะทำให้เกิดปัญหา เมื่อ PMO นำข้อมูลที่ได้รับ ไปรายงานสถานะโครงการ ให้ผู้บริหารทราบ ซึ่งจะส่งผลต่อภาพลักษณ์ และความเชื่อมั่นต่อ PMO ในสายตาของผู้บริหาร 
       
4. เกรงอกเกรงใจ จนไม่กล้าพูดความจริง

   หลายครั้ง เมื่อโครงการมีปัญหา และ PMO ต้องเป็นผู้รายงานปัญหาดังกล่าว ให้ผู้บริหารทราบ ก็มักจะเกิดเป็นเหตุขัดแย้งขึ้นเสมอ ดังนั้น หาก PMO ไม่มีความละเอียดถี่ถ้วนในข้อมูล หรือมีความเกรงอกเกรงใจ ไม่กล้ารายงานความจริง ก็จะส่งผลให้ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง เกิดความไม่มั่นใจ ในความถูกต้องของข้อมูล ที่ PMO รายงาน ส่วนการบริหารความขัดแย้ง ในกรณีที่ PMO ต้องรายงานสถานะ ของโครงการที่มีปัญหานั้น ผมได้เขียนอธิบายลงรายละเอียดไปแล้ว ในบทความก่อนหน้า

5. เมื่อโครงการเกิดปัญหา ก็เน้นแต่รายงาน ไม่เน้นในการร่วมแก้ไขปัญหา

   การมีส่วนร่วมในการแก้ไข เมื่อโครงการเกิดปัญหาขึ้น เป็นการสร้างความรู้สึกให้ Project Manager และทีมงาน ทราบว่า PMO ทำหน้าที่ เป็นเพื่อนร่วมคิดร่วมทำ มิใช่เพียงแค่รายงานเท่านั้น และส่งผลต่อเนื่องให้ PMO เข้าใจปัญหาของโครงการ เพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุง กฎระเบียบ หรือกระบวนการบริหารโครงการ เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาให้โครงการต่อไป
     

6. ไม่เคยทบทวน ว่ากฎระเบียบที่ออกมา ยังคงเหมาะกับองค์กรหรือไม่

   กฎระเบียบ หรือกระบวนการบริหารโครงการ ที่ PMO กำหนดให้ Project Manager และทีมงานปฏิบัตินั้น จำเป็นต้องมีการพิจารณา ทบทวน ปรับปรุง แก้ไข ให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลง และบริบทขององค์กรอยู่เสมอ  โดยการปรับปรุงแก้ไข กฎระเบียบ ควรพิจารณาจาก ปัญหาที่พบในโครงการ  ระดับความพร้อมขององค์กร  และแนวทางใหม่ๆตาม Best Practice ของการบริหารโครงการ เป็นต้น ซึ่งโดยทั่วไป ก็ควรจะมีการพิจารณา ทบทวน ปรับปรุง แก้ไข กันอย่างน้อย ปีละ 1 ครั้ง