8 ขั้นตอน ในการจัดทำ PMO Roadmap

1. สำรวจความคาดหวังของ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในองค์กร
     
   ขั้นตอนแรกของการจัดทำ PMO Roadmap คือการสำรวจความคาดหวังของ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในองค์กรในเรื่องความคาดหวังต่อบทบาทของ PMO โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ต้องประกอบด้วย ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร  ผู้บริหารโครงการ หรือ Project Manager ขององค์กร  ทีมงานในโครงการ  และผู้บริหารหน่วยงานต่างๆ ที่ต้องส่งทีมงานมาร่วมในโครงการ เพื่อให้ทราบถึงมุมมอง และความคาดหวัง ซึ่งต้องมีการจัดลำดับความคาดหวัง จากมากไปน้อย และนำไปเป็นข้อมูลในการพิจารณาจัดทำ PMO Roadmap เพื่อกำหนดบทบาทหน้าที่ของ PMO ในแต่ละช่วงเวลา
     
2. สำรวจปัญหาของการบริหารโครงการ ที่เกิดขึ้นกับองค์กร
     
    ในขั้นตอนนี้ PMO จำเป็นต้อง สัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักขององค์กร ถึงปัญหาที่พบในโครงการ รวมถึงต้องตรวจสอบเอกสาร ต่างๆของโครงการ และผลการปฏิบัติงานในโครงการ เพื่อให้ทราบปัญหาที่แท้จริงในการบริหารโครงการ เพื่อนำปัญหาเหล่านั้น มาจัดลำดับความสำคัญ และศึกษาความเชื่อมโยงของปัญหาต่างๆ เพื่อหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา และนำไปเป็นข้อมูลในการพิจารณาจัดทำ PMO Roadmap เพื่อกำหนดบทบาทหน้าที่ของ PMO ในแต่ละช่วงเวลา ให้สามารถแก้ไขปัญหาขององค์กรได้ จากปัญหาสำคัญมากไปน้อย และ จากลำดับปัญหา จากง่ายไปยาก ตามความพร้อมของหน่วยงาน PMO
     
3. ประเมินความพร้อมขององค์กร ในเรื่องการบริหารโครงการ
     
   การประเมินความพร้อมขององค์กร ในเรื่องการบริหารโครงการ นั้น PMO ต้องพิจารณาหลายประเด็น เช่น ความรู้และทักษะ ของ Project Manager และทีมงานโครงการ  เครื่องมือที่ใช้ในการบริหารโครงการ  กระบวนการต่างๆที่องค์กรใช้ในการบริหารโครงการ  ระดับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงในองค์กร  จำนวนทรัพยากรที่องค์กรมี และวัฒนธรรมการทำงานขององค์กร เป็นต้น ผลการประเมินความพร้อมขององค์กร จะใช้ในการกำหนดบทบาทหน้าที่ของ PMO ในแต่ละช่วงเวลา ทั้งในเรื่องของการพัฒนาความพร้อมด้านการบริหารโครงการ ให้กับองค์กร และการกำหนดระดับการกำกับดูแลโครงการ ให้สอดคล้องกับระดับความพร้อมขององค์กร
     
4. ศึกษา Best Practice ของการจัดทำ PMO Roadmap จากผู้เชี่ยวชาญ
     
   เมื่อเราทราบความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และทราบปัญหาในการบริหารโครงการขององค์กร รวมถึงทราบถึงความพร้อมขององค์กร แล้ว เราก็ควรศึกษา Case Study หรือ Best Practice ในการจัดทำ PMO Roadmap จากผู้เชี่ยวชาญ เพื่อใช้เป็นแนวทางตั้งต้น ในการจัดทำ PMO Roadmap ขององค์กร ให้มีแนวปฏิบัติที่เป็นสากล และสอดคล้องกับบริบทขององค์กรเรา  
     
5. ลงมือจัดทำ PMO Roadmap (Draft Version)
     
   จากข้อมูลทั้ง 4 ข้อ ข้างต้น เราก็สามารถนำมาจัดทำ PMO Roadmap (Draft Version) หรือ Version ร่าง เพื่อนำไปเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักขององค์กร โดยข้อมูลที่ต้องมีใน PMO Roadmap ผมได้อธิบายไปแล้ว ในบทความก่อนหน้านี้ 
    
6. นำเสนอ PMO Roadmap กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก
     
   PMO Roadmap (Draft Version) ต้องถูกนำไป นำเสนอให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ได้พิจารณา รับทราบ และให้ความเห็น เพื่อให้สอดคล้องกับความคาดหวังขององค์กร และสามารถแก้ไขปัญหาได้จริง รวมถึงเหมาะสมกับบริบทขององค์กร ในขั้นตอนนี้ อาจจะมีข้อขัดแย้งเกิดขึ้นบ้าง ในการกำหนดความคาดหวังให้ตรงกัน โดย PMO ต้องสามารถบริหารความคาดหวัง และความขัดแย้งของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ให้สามารถเห็นชอบร่วมกัน ในบทบาทหน้าที่ ของ PMO 
     
7. นำข้อเสนอแนะของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มาปรับปรุง PMO Roadmap
     
   ข้อแนะนำต่างๆ จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ควรถูกนำมาปรับปรุง ประเด็นต่างๆ ที่กำหนดใน PMO Roadmap เพื่อให้เป็นไปตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และเพื่อให้เกิดการสนับสนุนการทำงานของ PMO ในระยะยาว
     
8. นำ PMO Roadmap (Final Version) ให้ผู้บริหารระดับสูงอนุมัติ
     
   การได้รับอนุมัติ จากผู้บริหารระดับสูง และสื่อสารรายละเอียดของ PMO Roadmap ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ได้รับรู้รับทราบ จะช่วยทำให้เกิดการยอมรับ และปฏิบัติตามสิ่งที่กำหนดใน PMO Roadmap รวมถึงจะช่วยเพิ่มการสนับสนุน และลดการต่อต้าน การทำงานของหน่วยงาน PMO เนื่องจาก บทบาทหน้าที่ของ PMO นั้น ได้รับการยืนยันจากผู้บริหาร และได้รับการเห็นชอบจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เรียบร้อยแล้ว