8 บทบาทหน้าที่ของหน่วยงาน PMO ระดับเริ่มต้น

ในบทความก่อนหน้า ผู้เขียน ได้เขียนบทความแนะนำให้ทุกคนรู้จักกับ หน่วยงาน Project Management Office หรือ PMO ไปแล้ว และได้อธิบายถึงปัจจัยความสำเร็จ และอุปสรรคในการจัดตั้งหน่วยงาน PMO ไปแล้ว ในบทความนี้ จะขอแนะนำบทบาทหน้าที่ของ PMO ซึ่งโดยทั่วไป บทบาทหน้าที่ของ PMO ในแต่ละองค์กร จะมีความแตกต่างกันค่อนข้างมาก ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น PMO ที่ถูกก่อตั้งขึ้นมาเฉพาะกิจสำหรับโครงการใด โครงการหนึ่ง ก็จะมีหน้าที่หลักๆ ในการกำกับดูแลโครงการนั้น ให้ประสบความสำเร็จ แต่ถ้าหากเป็น PMO ที่ถูกก่อตั้งขึ้นมาภายใต้หน่วยงานใด หน่วยงานหนึ่ง เช่น PMO ที่ถูกก่อตั้งขึ้นมาภายใต้หน่วยงาน ไอที และขึ้นตรงกับ CIO ก็จะมีบทบาทหน้าที่ในการกำกับดูแลโครงการทั้งหมดภายใต้หน่วยงาน ไอที หรือหากเป็นกรณีที่ PMO ถูกก่อตั้งขึ้นมาโดย CEO ก็จะมีบทบาทหน้าที่ในการกำกับดูแลโครงการทั้งหมดในองค์กร และมักจะเป็นเครื่องมือสำคัญขององค์กรในการ กำกับดูแลโครงการเชิงกลยุทธ์ทั้งหมดขององค์กร แต่ไม่ว่า PMO จะขึ้นตรงกับหน่วยงานใดนั้น บทบาทหน้าที่หลัก ก็ยังคงเป็นการกำกับดูแล (Governance) โครงการ ในบทความนี้จะขออธิบายบทบาทหน้าที่ของ PMO ตามระดับการพัฒนา ซึ่งจะขอแบ่งเป็น 2 ช่วงเวลา คือ PMO ที่ถูกก่อตั้งมาไม่นานและอยู่ในระดับเริ่มต้น กับ PMO ที่ถูกก่อตั้งมานานและอยู่ในระดับการพัฒนาสูง

เมื่อองค์กรได้ตัดสินใจก่อตั้งหน่วยงาน PMO ขึ้นมาแล้ว โดยทั่วไป ผู้บริหารจะร้องขอให้ หัวหน้าหน่วยงาน PMO จัดทำ PMO Roadmap หรือ ลำดับกิจกรรมที่ PMO จะต้องดำเนินการ ภายในระยะเวลา 3-5 ปี และบทบาทหน้าที่ ลำดับต้นๆของ PMO ที่ถูกก่อตั้งมาใหม่ๆ จะเกี่ยวข้องกับเรื่องดังกล่าว ต่อไปนี้

กำหนดมาตรฐาน กระบวนการ เครื่องมือ และเอกสารแบบฟอร์มต่างๆ ในการบริหารโครงการ เพื่อใช้ในการบริหารโครงการให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน กิจกรรมนี้ มักจะเป็นกิจกรรมแรก ที่ PMO จะดำเนินการ เพราะนอกจากจะช่วยทำให้การบริหารโครงการเป็นมาตรฐานแล้ว ยังช่วยทำให้ PMO สามารถติดตามโครงการได้ง่าย รวมถึงถ่ายโอนงานกันระหว่าง โครงการได้ง่าย เนื่องจากทุกโครงการมีกระบวนการ เครื่องมือ และเอกสารแบบฟอร์มเดียวกัน สิ่งที่ PMO จะต้องระวังในเรื่องนี้คือ ต้องบังคับใช้มาตรฐาน เท่าที่จำเป็น โดยพิจารณาบังคับใช้เครื่องมือการบริหารโครงการเพียงไม่กี่เครื่องมือ แต่ต้องลดปัญหาส่วนใหญ่ขององค์กรได้
สื่อสาร สร้างความตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารโครงการ และจัดฝึกอบรมเพื่อให้ผู้บริหารโครงการ ทราบถึงแนวปฏิบัติตามมาตรฐาน กระบวนการบริหารโครงการ รวมถึงวิธีการใช้เครื่องมือ และแบบฟอร์มต่างๆ ในการบริหารโครงการ กิจกรรมนี้ คือการพัฒนาทักษะของ Project Manager ในองค์กร เพื่อให้เข้าใจวิธีการใช้เครื่องมือ และมีทักษะในการบริหารโครงการ
ตรวจสอบ กำกับ ดูแล การบริหารโครงการ ให้ประสบความสำเร็จ ส่งมอบประโยชน์ที่องค์กรคาดหวัง และเป็นไปตามมาตรฐาน กระบวนการบริหารโครงการ กิจกรรมนี้คือ การตรวจติดตาม การปฏิบัติตามกระบวนการบริหารโครงการ ที่ PMO ประกาศบังคับใช้ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกโครงการ ปฏิบัติตามกระบวนการที่ดี
ติดตามความคืบหน้าโครงการ และสรุปผลสถานะโครงการต่างๆในภาพรวม เพื่อรายงานผู้บริหาร กิจกรรมนี้ PMO ต้องออกแบบ รูปแบบการรายงาน หรือ Project Dashboard เพื่อให้ผู้บริหารทราบถึงสถานะของโครงการทั้งหมดภายใต้การกำกับดูแลของ PMO
ให้คำแนะนำ และคำปรึกษา กับผู้บริหารโครงการ ในการใช้เครื่องมือการบริหารโครงการ กระบวนการบริหารโครงการ และการแก้ไขปัญหาในโครงการ เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ ส่งมอบประโยชน์ที่องค์กรคาดหวัง
ปรับปรุง พัฒนา มาตรฐาน กระบวนการ เครื่องมือ และเอกสารแบบฟอร์มต่างๆ ในการบริหารโครงการ ให้เป็นปัจจุบัน มีประสิทธิภาพ และเหมาะสมกับบริบทขององค์กร กิจกรรมนี้ มักจะเกิดขึ้นหลังจาก PMO ประกาศบังคับใช้ มาตรฐานกระบวนการบริหารโครงการไปแล้ว ระยะหนึ่ง และ นำผลการปฏิบัติงานมาปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้น
จัดเก็บ ข้อมูล เอกสาร ต่างๆในการบริหารโครงการ และควบคุมการเข้าถึง ควบคุมเวอร์ชั่น เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการสื่อสารในโครงการ กิจกรรมนี้ PMO จะทำหน้าที่คล้าย Configuration Manager ของโครงการ ซึ่งต้องมีการออบแบบตารางจัดเก็บชื่อโครงการ และชื่อเอกสารต่างๆของโครงการให้เข้าใจตรงกัน และง่ายในการสื่อสาร (Naming Conventional)
ประสานงาน เพื่อผู้บริหารโครงการ ในหลายๆโครงการที่มีความเกี่ยวข้องกัน สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูล และทำงานประสานกัน เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ โดยทั่วไปสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ จะมีโครงการหลายๆโครงการ ที่มีความเกี่ยวข้องกัน เช่น ต้องส่งมอบงานให้กันและกัน ต้องใช้ทรัพยากรร่วมกัน เป็นต้น และบ่อยครั้งที่ Project Manager แต่ละโครงการ ไม่ได้มีการสื่อสารกัน ทำให้โครงการเกิดปัญหา ดังนั้น PMO จึงต้องทำหน้าที่ ประสานงานให้ Project Manager แต่ละโครงการ มีการสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูลกัน และประสานงานกัน

บทบาท 8 ประการ ข้างต้น เป็นสิ่งที่ ผู้เขียน ได้ให้คำปรึกษา หรือบรรยาย ให้กับองค์กรที่ต้องการจะก่อตั้งหน่วยงาน PMO ซึ่งอยู่ในระดับเริ่มต้น ในบทความต่อไป ผู้เขียน จะนำเสนอถึง บทบาทหน้าที่ ของหน่วยงาน PMO ที่ก่อตั้งมานานและมีระดับการพัฒนา ในระดับสูง

อาจารย์ อรินทรา ปัญญายุทธการ (PMP)