Digital Governance Board คือใครและมีหน้าที่อะไร

ในบทความก่อนหน้า ผมได้ อธิบายไปแล้ว ว่า จุดประสงค์หลัก ของ ITIL Version 5 คือ การใช้ Digital Product and Service มาเป็นเครื่องมือ ในการเปลี่ยนความต้องการ หรือโอกาสของธุรกิจ ให้เป็น คุณค่าทางธุรกิจ  และบริหารจัดการ Digital Product and Service นั้น มีองค์ประกอบ 5 ประการ ซึ่ง ITIL เรียกองค์ประกอบเหล่านี้ว่า ITIL Value System ดังนี้

1. Guiding Principles หรือ หลักการนำทาง 7 ประการ
2. Governance หรือการกำกับดูแล
3. Value Chain เป็นเหมือน ลำดับงานคร่าวๆ ในการสร้างและบริหารจัดการ Digital Product and Service
4. Practices หรือ วิธีการปฏิบัติ 34 Practices ที่จะบอกถึงกระบวนการทำงาน และทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงาน
5. Continual Improvement การพัฒนา Digital Product and Service อย่างต่อเนื่อง ผ่านการวัดประเมินผลต่างๆ

       ในบทความนี้ ผมจะขอลงรายละเอียด ในองค์ประกอบ เรื่อง Governance หรือ การกำกับดูแล หลายหน่วยงาน มีการจัดตั้ง คณะกรรมการกำกับกับดูแลงานด้าน Digital หรือที่เรารู้จักกัน ในชื่อ Digital Governance Board ซึ่งมีหน้าที่หลักคือ กำกับดูแล เพื่อช่วยให้องค์กร สามารถกำหนดทิศทาง ตัดสินใจ ควบคุม และติดตามผลการบริหาร Digital Products และ Digital Services เพื่อให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรและสร้างคุณค่าให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

Governance ไม่ได้ลงไป ทำงานประจำ แต่จะ ทำหน้าที่ กำกับดูแล โดยผ่านกิจกรรมหลัก 3 ประการ คือ Evaluate, Direct, Monitor (EDM) เช่น Evaluate คือประเมินถึงความจำเป็น และโอกาสทางธุรกิจ ที่จะได้รับ จากการประยุกต์ใช้ ระบบ Digital และ Direct คือกำหนดทิศทาง ตัดสินใจ อนุมัติให้มีการสร้าง Digital Product and Service รวมถึง Monitor คือ ติดตามผลการทำงาน และกำกับดูแล ให้ Digital Product and Service สามารถสร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจได้จริง ภายใต้การบริหารความเสี่ยงที่องค์กรยอมรับได้ และคุ้มค่าการลงทุน

หากจะลงรายละเอียด บทบาทหน้าที่ ของ Digital Governance Board แล้ว สามารถกำหนดรายละเอียดได้เป็น 7 ประการ ดังนี้

1. กำหนดทิศทาง หรือ Strategic Direction

คือการประเมินโอกาสทางธุรกิจ และกำหนดทิศทางในการนำ Digital มาสร้างคุณค่าให้กับธุรกิจ เช่น องค์กรควรมี Digital Product หรือ Service อะไร   และ Service อะไร ที่ควรยกเลิกไป หรือ เราควรใช้ AI มาช่วยงานอะไรบ้าง รวมถึง เราควรย้ายระบบใด ขึ้นไปบน Cloud บ้าง และทำไปเพื่ออะไร เป็นต้น

2. กำหนดนโยบาย หรือ Policy

ในการประยุกต์ใช้ Digital มาช่วยสร้างคุณค่าให้ธุรกิจนั้น มีข้อกำหนด หรือ นโยบาย มากมาย ที่ต้องปฏิบัติตาม เพื่อความเป็นมาตรฐาน และลดความเสี่ยง เช่น

• Information Security Policy
• Data Governance Policy
• AI Governance Policy
• Enterprise Architecture Policy
• Service Quality Policy
• Information Risk Management Policy

เป็นต้น

ซึ่ง Policy เหล่านี้ จำเป็นต้องถูกกลั่นกรอง และ Endorse จาก Digital Governance Board เพื่อนำไปบังคับใช้

3. กำหนด Risk Appetite และกำกับความเสี่ยง

Digital Governance Board ต้องช่วยกำหนด ระดับความเสี่ยง ที่ยอมรับได้ ที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงด้าน การใช้ Digital Product and Service รวมถึง Service Level ที่องค์กรคาดหวัง เพื่อสะท้อนถึงการลงทุนด้าน Digital ขององค์กร และกำกับให้มีการบริหารความเสี่ยง ที่เกิดจากการใช้งาน Digital Product and Service

4. อนุมัติการลงทุน หรือ Digital Budget Approval

คือการ อนุมัติงบประมาณ สำหรับการสร้าง และการบริหารจัดการ Digital Product and Service ขององค์กร เพื่อให้สามารถสร้างคุณค่า หรือ Value ให้กับธุรกิจ และคุ้มค่าการลงทุน

5. กำกับการทำงานเป็นภาพรวม ระดับ Portfolio

คือการกำกับดูแลการทำงาน ในภาพรวม เช่น

Product Portfolio หรือ หลายๆ Digital Products ให้ทำงานร่วมกัน

Project Portfolio หรือ หลายๆโครงการด้าน Digital ให้ทำงานประสานกัน และส่งมอบคุณค่า สอดคล้องกับ เป้าหมายองค์กร

Service Portfolio หรือ หลายๆ Digital Service ที่ให้บริการร่วมกัน เพื่อส่งมอบคุณค่าให้กับธุรกิจ

เป็นต้น  เพื่อให้แน่ใจว่า ทุกอย่าง ถูกบริหารจัดการ ให้สอดคล้องกับ Business Strategy

6. ติดตาม Performance

Governance จะไม่ดู Performance รายวัน แต่จะดูในภาพรวม ระดับ Portfolio ทั้ง Project Portfolio, Product Portfolio, Service Portfolio เพื่อกำกับดูแล ให้สอดคล้องกับ KPI ขององค์กร เช่น ดู ROI, CSAT, NPS, Service Availability, Time to market เป็นต้น

7. กำกับเรื่อง Compliance

Digital Product and Service กลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานสำคัญของ องค์กร และของประเทศ ดังนั้น จึงมีกฎหมาย และกฎระเบียนมากมาย ทั้งจากภาครัฐ และหน่วยงานกำกับดูแลภายนอก ต่างๆ ที่บังคับใช้กับธุรกิจของเรา ดังนั้น Digital Governance Board จำเป็นต้องช่วยกำกับดูแล ให้ Digital Product and Service ขององค์กร สอดคล้องและปฏิบัติตามกฎหมายต่างๆ

          จากบทบาทหน้าที่ ทั้ง 7 ประการข้างต้น เราจะพบว่า Digital Governance Board จำเป็นต้องมีความรู้ ทักษะ และประสบการณ์หลายด้าน ในการทำหน้าที่ โดยพอจะสรุปได้ ดังนี้

1. ความรู้และประสบการณ์ด้านธุรกิจ โดยต้องเข้าใจ Business Strategy , Competitive Advantage , Market Trend , Customer Value , Financial Control เป็นต้น
2. ความรู้และประสบการณ์ด้าน Digital เช่น การนำ AI มาประยุกต์ใช้ , การนำระบบขึ้น Cloud , การพัฒนา Digital Product and Service , IoT , Automation เป็นต้น
3. ความรู้และประสบการณ์ เรื่อง Project Management และ Digital Service Management เช่น Waterfall & Agile Project Management , ITIL , Cobit, EA เป็นต้น
4. ความรู้และประสบการณ์ เรื่อง การจัดการความเสี่ยง ของ Digital เช่น ISO 27001 , Cyber Security , Information Risk Management , Compliance ต่างๆ เป็นต้น
5. ทักษะและประสบการณ์ ในการกำกับดูแล เช่น การกำหนดทิศทาง นโยบาย , การกำกับดูแลงาน , การติดตามประเมินผลประสิทธิภาพงาน , การสนับสนุนผู้ปฏิบัติงาน เป็นต้น

ความรู้ ประสบการณ์และทักษะ ทั้ง 5 เรื่อง นั้นเป็นไปได้ยากมาก ที่จะอยู่ในคนเดียวกัน ดังนั้น Digital Governance Board จึงมักจะถูกจัดตั้ง เป็นองค์คณะ ที่ประกอบด้วย CEO , CIO , CFO , CISO , CRO , CTO , CMO หรืออาจจะเป็น ผู้เชี่ยวชาญภายนอก ก็ได้

หลักการสำคัญคือ

“Digital Governance Board ไม่ใช่คณะกรรมการด้าน IT แต่เป็นคณะกรรมการด้านธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยีเป็นกลไกในการสร้างคุณค่าให้กับองค์กร”

บทความโดย

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (ITIL V5 , PMP)

สถาบัน Knowledger Training.

info@knowledgertraining.com