หลายองค์กร ให้ความสำคัญอย่างมาก กับการวางแผนโครงการ ไม่ว่าจะเป็นโครงการ ERP Implementation, Digital Transformation, Data Center Migration, Construction, Infrastructure, Aerospace, Manufacturing หรือ Product Development แต่ปัญหาที่พบอยู่เสมอคือ
"แม้จะมี Project Schedule แล้ว แต่ Schedule นั้นเชื่อถือได้จริงหรือไม่? Schedule นั้นมีคุณภาพดีหรือไม่"
หลายโครงการมี Gantt Chart ที่ดูสวยงาม แต่เมื่อเวลาผ่านไปกลับพบว่า การ Forecast ไม่แม่นยำ Critical Path ไม่ถูกต้อง และไม่ตรงกับสภาพงานจริง หรือผู้บริหารไม่สามารถใช้ Schedule เพื่อช่วยตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คำถามคือ เราจะดูอย่างไร ว่า Schedule ของโครงการ มีงานครบถ้วน การแตกงานมีความละเอียดดีพอ และง่ายต่อการบริหารจัดการ ลำดับงานสมเหตุสมผล มีการกำหนด Resource ครบถ้วน และทำงานได้จริง ซึ่งฟังดูแล้ว คำถามเหล่านี้ อาจจะต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการ มาทำการอ่านแผนงานโครงการ และตัดสินใจประเมิน โดยใช้ความเชี่ยวชาญ หรือ Expert Judgment แต่มันจะเป็นไปได้หรือไม่ หากเราสามารถกำหนดหลักเกณฑ์ การประเมินคุณภาพของ Project Schedule ออกมาเป็นข้อๆ โดยที่มีตัวเลขชี้วัด อย่างชัดเจน และเปลี่ยนจากการประเมินจากผุ้เชี่ยวชาญ มาเป็นใช้เกณฑ์ประเมินเชิงตัวเลข ที่สามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน
ด้วยเหตุนี้ หน่วยงาน Defense Contract Management Agency (DCMA) ของสหรัฐอเมริกา จึงได้พัฒนาแนวทาง หรือหลักเกณฑ์ ที่เรียกว่า "DCMA 14-Points Schedule Assessment" ขึ้นมา เพื่อใช้ประเมินคุณภาพของ Project Schedule และช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่า Schedule สามารถใช้เป็นเครื่องมือบริหารโครงการได้จริง โดยหลักเกณฑ์ ทั้ง 14 ข้อ ดังกล่าว จะเป็นการประเมินโดยใช้ตัวชี้วัดเชิงตัวเลขที่ชัดเจน เพื่อให้ง่ายในการประเมิน

DCMA คืออะไร
DCMA (Defense Contract Management Agency) เป็นหน่วยงานภายใต้กระทรวงกลาโหมสหรัฐอเมริกา มีหน้าที่กำกับดูแลและติดตามโครงการขนาดใหญ่ของภาครัฐและผู้รับเหมาด้านกลาโหม
เนื่องจากโครงการเหล่านี้มีมูลค่าสูง มีความซับซ้อน และมีกิจกรรมในโครงการ จำนวนมาก DCMA จึงได้พัฒนาหลักเกณฑ์ในการตรวจสอบคุณภาพของ Schedule เพื่อให้สามารถคาดการณ์วันสิ้นสุดโครงการได้อย่างน่าเชื่อถือ
ปัจจุบันแนวคิด DCMA 14-Point ถูกนำมาใช้แพร่หลายในหลายอุตสาหกรรมทั่วโลก ไม่เฉพาะโครงการด้านกลาโหมเท่านั้น แต่ยังนำมาใช้ ในหลากหลายอุตสาหกรรม ที่มีลักษณะงานเป็นโครงการ เช่น ERP Implementation, Digital Transformation, Data Center Migration, Construction, Infrastructure, Aerospace, Manufacturing หรือ Product Development

DCMA 14-Point Assessment มีประโยชน์อย่างไร

การประเมิน Schedule ด้วย DCMA ช่วยให้องค์กรสามารถ

• ตรวจสอบคุณภาพของ Project Schedule
• เพิ่มความน่าเชื่อถือของ Forecast Schedule
• ปรับปรุงการวิเคราะห์ Critical Path ให้สะท้อนสภาพงานจริง
• ลดความเสี่ยงจาก Schedule ที่ผิดพลาด
• ช่วย PMO กำหนดมาตรฐานการวางแผนโครงการ
• เปรียบเทียบคุณภาพ Schedule ระหว่างโครงการต่าง ๆ
• ใช้เป็นเครื่องมือ Audit และ Governance

กล่าวง่าย ๆ สั้นๆ คือ

"DCMA ไม่ได้วัดว่าโครงการล่าช้าหรือไม่ แต่กำลังวัดว่า Schedule ที่ใช้บริหารโครงการมีคุณภาพเพียงพอที่จะเชื่อถือได้หรือไม่"

รายละเอียด DCMA 14 Points

1.Logic

เกณฑ์: Open Ends ไม่เกิน 5%

ความหมาย : กิจกรรมควรมีทั้ง Predecessor และ Successor อย่างเหมาะสม

หากกิจกรรมไม่มีความเชื่อมโยงกับกิจกรรมอื่น ระบบจะไม่สามารถคำนวณผลกระทบจากกิจกรรมนั้น ต่อโครงการได้อย่างถูกต้อง

2. Leads

เกณฑ์: 0%
ความหมาย : Lead หรือ Negative Lag เช่น FS-5 ไม่ควรถูกใช้
แม้จะทำให้ Schedule ดูสั้นลง แต่กลับซ่อนตรรกะการทำงานที่แท้จริง และทำให้ Critical Path วิเคราะห์ได้ยาก หากต้องใช้ Lead ต้องใช้วิธีการ แตกรายละเอียดงานของ Predecessor ให้ละเอียดขึ้น และเปลี่ยนมาใช้ ความสัมพันธ์แบบ FS แบบ ไม่มี Lead

3. Lags

เกณฑ์: ไม่เกิน 5%
ความหมาย : Lag คือระยะเวลารอ เช่น FS+10 ควรถูกใช้ ไม่เกิน 5% ของโครงการ
การใช้ Lag มากเกินไปทำให้ Schedule สูญเสียความสามารถในการติดตามความคืบหน้า เพราะช่วงเวลาที่รอไม่มี Owner ไม่มี Resource และไม่มี Progress แต่ควรใช้เท่าที่จำเป็นเท่านั้น

4.Relationship Types

เกณฑ์: อย่างน้อย 90% ต้องเป็น Finish-to-Start (FS)

ความหมาย : DCMA สนับสนุนการใช้ FS เป็นหลัก เพราะเข้าใจง่าย วิเคราะห์ง่าย และสะท้อนลำดับการทำงานได้ดีที่สุด การใช้ SS และ FF สามารถใช้ได้ แต่ควรใช้เฉพาะเมื่อมีเหตุผลทางเทคนิคจริง เท่านั้น เช่น การเทปูน เสร็จแล้ว Lag 2 วัน เพื่อรอปูนแห้ง เป็นต้น

5.Hard Constraints

เกณฑ์: ไม่เกิน 5%

ความหมาย : การกำหนดวันเริ่ม หรือ วันจบของงาน แบบ บังคับวัน หรือ Hard Constraints ต้องไม่เกิน 5% ของโครงการ

ตัวอย่างเช่น

• Must Start On
• Must Finish On

การใช้ Constraints มากเกินไปอาจทำให้ Schedule ดูเหมือนเป็นไปตามแผน ทั้งที่ Logic จริงของโครงการไม่รองรับ

6.High Float

เกณฑ์: ไม่เกิน 5%

ความหมาย : กิจกรรมที่มี Float มากกว่า 44 วันทำการถือเป็น High Float

Float สูงผิดปกติมักเป็นสัญญาณว่า Schedule มี Missing Logic หรือ Open Ends หรือกระจายงานไม่สม่ำเสมอ

7.Negative Float

เกณฑ์: 0%

ความหมาย : Negative Float หมายถึงโครงการมีแนวโน้มเสร็จช้ากว่ากำหนด

ตัวอย่างเช่น

Required Finish = 31 ธันวาคม

Forecast Finish = 10 มกราคม

Total Float = -10 วัน

ซึ่งสะท้อนว่าต้องหาเวลา 10 วันกลับคืนมาเพื่อให้ทันกำหนด

8.High Duration

เกณฑ์: ไม่เกิน 5%

ความหมาย : กิจกรรมที่มี Duration มากกว่า 44 วันทำการ

กิจกรรมที่ยาวเกินไปมักติดตามความคืบหน้าได้ยาก และทำให้ผู้บริหารมองไม่เห็นปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทาง ควรแก้ไขโดยการ แตกรายละเอียดงานให้เล็กลง เป็นหลายๆกิจกรรมย่อย เพื่อให้แต่ละกิจกรรมย่อย มี Duration ที่สั้นลง และ ง่ายในการติดตามความก้าวหน้า

9.Invalid Dates

เกณฑ์: 0%

ตัวอย่างเช่น

• Actual Finish อยู่ในอนาคต
• Actual Start อยู่ในอนาคต
• กิจกรรมยังไม่เสร็จแต่ Planned Finish อยู่ในอดีต

Invalid Dates เป็นสัญญาณว่าการ Update Schedule มีปัญหา

10.Resources

เกณฑ์ : กิจกรรมที่ไม่มี Resource Assign ไม่เกิน 5%

ความหมาย : กิจกรรมส่วนใหญ่ควรมี Resource Assignment

Schedule ที่ไม่มี Resource ไม่สามารถนำไปใช้วิเคราะห์ Capacity Planning หรือ Resource Forecasting ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

11.Missed Tasks

เกณฑ์: ไม่เกิน 5%

หมายถึงกิจกรรมที่ควรเสร็จแล้วตามแผน แต่ยังไม่เสร็จ

Metric นี้สะท้อนวินัยในการปฏิบัติตามแผนของทีมโครงการ

12.Critical Path Test

Critical Path ต้องสามารถผ่านการทดสอบได้

วิธีตรวจสอบง่าย ๆ คือ

หากเพิ่ม Duration ให้กับ Critical Activity จำนวน 10 วัน

วันสิ้นสุดโครงการควรเลื่อนออกไป 10 วันเช่นกัน

หากไม่เกิดขึ้น แสดงว่า Critical Path อาจคำนวณไม่ถูกต้อง

13.Baseline Execution Index (BEI)

เกณฑ์: มากกว่าหรือเท่ากับ 0.95

BEI วัดความสามารถในการดำเนินงานตาม Baseline

สูตร:

BEI = จำนวนกิจกรรมที่เสร็จจริง / จำนวนกิจกรรมที่ควรเสร็จ

ยิ่งค่าใกล้ 1.00 ยิ่งแสดงว่าทีมทำงานได้ตามแผน

14.Critical Path Execution Index (CEI)

เกณฑ์: มากกว่าหรือเท่ากับ 0.95

CEI วัดความสามารถในการดำเนินงานบน Critical Path

สูตร:

CEI = จำนวน Critical Activities ที่เสร็จจริง / จำนวน Critical Activities ที่ควรเสร็จ

เป็นตัวชี้วัดที่สะท้อนความเสี่ยงต่อวันสิ้นสุดโครงการโดยตรง คล้ายตัวชี้วัด BEI แต่ CEI จะสนใจเฉพาะกิจกรรมบน Critical Path เท่านั้น

          กล่าวโดยสรุป DCMA 14-Point Assessment ไม่ได้มีเป้าหมายเพื่อจับผิด Project Manager

แต่มีเป้าหมายเพื่อทำให้ Project Schedule เป็นเครื่องมือบริหารโครงการที่น่าเชื่อถือ สามารถใช้วิเคราะห์ความเสี่ยง คาดการณ์วันสิ้นสุด และสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับองค์กรที่มี PMO หรือต้องบริหารโครงการจำนวนมาก การนำ DCMA 14-Point มาใช้เป็นมาตรฐานกลาง จะช่วยยกระดับคุณภาพของ Schedule และเพิ่มโอกาสความสำเร็จของโครงการได้อย่างมีนัยสำคัญ

เพราะท้ายที่สุดแล้ว

"โครงการที่ดี ไม่ได้เริ่มต้นจาก Schedule ที่สวยงาม แต่เริ่มต้นจาก Schedule ที่สะท้อนความจริงของงานและสามารถใช้บริหารโครงการได้จริง"

*** หมายเหตุ ***

การนำ 14 ตัวชี้วัดของ DCMA มาใช้นั้น อาจจะมีการ ปรับลดตัวชี้วัด หรือ ปรับตัวเลขเกณฑ์การวัด ให้เหมาะสมกับ บริบท และสภาพแวดล้อม รวมถึงความพร้อมขององค์กร เพื่อเป็นการพัฒนาปรับปรุงมาตรฐานการวางแผนงานโครงการ แบบค่อยเป็นค่อยไป ทีละขั้นตอน หากองค์กรใด ต้องการ คำแนะนำ การตั้งเกณฑ์วัดคุณภาพ ของ Schedule โครงการ หรือหากต้องการ คำแนะนำสำหรับ Software Tools ที่ใช้เป็นเครื่องมือในการวัดผล Schedule โครงการ ตาม 14 Points DCMA สามารถติดต่อผู้เชี่ยวชาญ จากบริษัท Knowledger เพื่อขอคำแนะนำ

บทความโดย

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)

สถาบัน Knowledger Training.

info@knowledgertraining.com