การสร้างวัฒนธรรม Self Organizing Team คือสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารโครงการแบบ Agile
การบริหารโครงการแบบ Scrum ซึ่งถือเป็นรูปแบบหนึ่งของการบริหารแบบ Agile Project Management นั้น ตั้งอยู่บนรากฐานของการทำงานกับทีมงาน ที่สามารถบริหารจัดการตนเองได้ หรือ Self-Organizing Team โดยทีมงานจะมีสิทธิในการกำหนดกิจกรรม และแผนงานในโครงการด้วยตัวเอง รวมถึงสามารถกำหนดวิธีการทำงานด้วยตัวเองได้ โดย ScrumMaster จะทำหน้าที่เป็นเพียงผู้อำนวยความสะดวก หรือ Facilitator ซึ่งจะกำหนดกรอบกว้างๆให้ทีมงานเท่านั้น การสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบบริหารจัดการตนเองได้ หรือ Self-Organizing Team จึงเป็นปัจจัยความสำเร็จ ประการสำคัญ ในการนำการบริหารโครงการแบบ Scrum มาใช้งาน
Self-Organizing Team หรือ บางครั้งจะใช้คำว่า Autonomous Team หรือ Empowered Team ต้องการการมีส่วนร่วมของแต่ละคนในทีมอย่างมาก และต้องสร้างให้ทีมงานทุกคน มีเป้าหมายร่วมกัน รวมถึงต้องการทีมงาน ที่มีความรับผิดชอบอย่างสูง และมีความคิดสร้างสรรค์ กล้าลองสิ่งใหม่ๆ ใจกว้างในการให้และรับFeedbackต่อกันและกัน และเน้นที่การปรับปรุงแก้ไข มากกว่าการกล่าวโทษกันไปมา สิ่งท้าทายสำหรับ ScrumMaster ที่ต้องทำงานกับทีมในบรรยากาศ Self-Organizing ซึ่งดูเหมือนจะไม่สามารถควบคุมทิศทางได้ แต่แท้จริงแล้ว ScrumMaster ต้องทำหน้าที่เป็น Coach และ Facilitator ที่คอยอำนวยการ และกำหนดจุด Checkpoint ต่างๆในโครงการ เป็นกรอบกว้างๆ ให้ทีมงานเห็นเป้าหมายเดียวกัน เพื่อป้องกันการสับสน และต้องช่วยเหลือทีมงาน และสร้างแรงจูงใจให้ทีมงาน ทำงานได้บรรลุเป้าหมาย ด้วยวิธีการของทีมงานเอง กิจกรรมที่ ScrumMaster ควรต้องทำเพื่อสร้างให้เกิดการทำงานแบบ Self-Organizing Team ในโครงการ พอจะสรุปได้คร่าวๆ เป็น 10 ประเด็น ดังนี้
- เริ่มต้นจากการปรับมุมมองของตนเอง ต่อทีมงานในโครงการ โดยเน้นที่การมองจุดเด่น และจุดแข็งของแต่ละคนในทีมงาน และสื่อสารอย่างจริงใจ ให้ทีมงานทราบถึงคุณค่าของเขา ต่องานในโครงการ
- รับฟังความคิดเห็นของทีมงาน เพื่อให้ทีมงานมีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายของการส่งมอบงานในโครงการ เช่น จะส่งงานภายในระยะเวลาใด และสิ่งส่งมอบจะถูกตรวจสอบคุณภาพด้วยเงื่อนไขใด โดยกำหนดเป็นเป้าหมาย หรือ Checkpoint กว้างๆ เพื่อให้ทุกคนเห็นเป้าหมายเดียวกัน และต้องสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า และสร้างคุณค่าให้องค์กร
- ให้อำนาจกับทีมงาน ในการกำหนดวิธีการทำงานให้บรรลุเป้าหมายด้วยตนเอง เช่น ทีมงานสามารถ วางแผนงาน และกำหนดกิจกรรมต่างๆในโครงการ ในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบ ด้วยตนเองได้
- ศึกษาแผนงานต่างๆ ที่ทีมงานกำหนดมาให้ โดยละเอียด และ ทำหน้าที่เป็น Coach เพื่อปิดจุดอ่อนของแผนงานต่างๆของทีมงาน โดยการตั้งคำถาม เปรียบเทียบข้อดี ข้อเสีย ของทางเลือกต่างๆ ให้ทีมงานคิดด้วยตัวเอง มากกว่าจะสั่งการให้ทีมงานปฏิบัติตาม
- ทำหน้าที่เป็น Facilitator อำนวยการให้ทีมงานทุกฝ่ายงาน นำแผนงานของตนเอง มาประสานกัน เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจงานในภาพรวมเป็นภาพเดียวกัน
- ติดตามการทำงานโดยใช้การประชุม Daily Stand-ups หรือ Daily Scrum โดยเปิดโอกาสให้ทีมงาน รายงานกิจกรรมที่ทำไปแล้ว และปัญหาอุปสรรคที่พบ รวมถึง สิ่งที่ตั้งใจจะทำต่อไป แต่ต้องใช้เวลาสั้นและกระชับ ไม่เกิน 15-20 นาที เพื่อไม่รบกวนการทำงานของทีมงาน
- ส่งเสริมให้ทีมงาน สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลการทำงานซึ่งกันและกัน เพื่อให้เกิดการประสานงานที่ดี
- ต้องพูดคุย สังเกต และสื่อสารกับทีมงานอยู่เสมอ และในกรณีที่ทีมงานพบอุปสรรคในการทำงาน ต้องช่วยแก้ไข และอำนวยการ เพื่อให้ทีมงานทำงานของตนเองได้บรรลุเป้าหมาย
- สื่อสารกับทีมงานอย่างเป็นกันเอง และแสดงออกถึงความเป็นมิตร และรับฟังปัญหาและความคิดเห็นของทีมงานอย่างตั้งใจ จริงใจ และเข้าใจ
- สร้างแรงจูงใจให้ทีมงาน ทำงานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ร่วมกัน และพร้อมจะปรับปรุงแผนให้ดีขึ้น เมื่อผ่านการเรียนรู้จากการทำ Sprint Review โดยเน้นที่การแก้ไข และไม่เน้นเรื่องการกล่าวโทษกัน
เทคนิคการทำงานดังกล่าวข้างต้น เป็นสิ่งที่ ScrumMaster ต้องเรียนรู้ และฝึกฝน เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานแบบ Self-Organizing Team เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน.
บทความโดย อาจารย์ อรินทรา ปัญญายุทธการ
สถาบัน Knowledger Training