สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 4)
จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 1-3 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ โครงการประสบกับปัญหา เกิดงานเพิ่ม หรืองานงอก และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการมีงานเพิ่มหรืองานงอก และวิธีป้องกันครบถ้วนแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอกลับไปสู่สาเหตุหลักข้อที่ 2 ที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และผมจะวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุของปัญหาดังกล่าวพร้อมแนะนำแนวทางการป้องกัน แต่ก่อนอื่น จะขอทบทวน สาเหคุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า ดังนี้
ปัญหา : โครงการล่าช้า
สาเหตุหลักประการที่ 1 : เพราะมีงานเพิ่ม (งานงอก)
สาเหตุหลักประการที่ 2 : เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้
สาเหตุหลักประการที่ 3 : เพราะขาดการวางแผนงานโครงการ ทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ
สาเหตุหลักประการที่ 4 : เพราะ โครงการ ขาดการติดตามสถานะ ความก้าวหน้าโครงการ ทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ
สำหรับในบทความตอนที่ 4 นี้ เราจะมาวิเคราะห์ เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักประการที่ 2 นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และดังที่ได้กล่าวไปแล้วในบทความก่อนหน้า ผมนำวิธี 5 Why มาใช้ในการหา Root Cause ของปัญหาโครงการล่าช้า ดังนั้น ผมจึงนำปัญหาเรื่อง ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ ซึ่งเป็นสาเหตุหลักของปัญหาโครงการล่าช้า มาทำการหาสาเหตุย่อยลงไปดังนี้
เมื่อพิจารณาปัญหาเรื่อง ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ ว่ามีสาเหตุมาจากเรื่องอะไรบ้าง ก็พอจะสรุปได้ 6 สาเหตุ ดังนี้
ปัญหา : ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้
สาเหตุหลักประการที่ 1 : เพราะประเมินเวลาในการดำเนินการกิจกรรมในโครงการ ผิดพลาด
สาเหตุหลักประการที่ 2 : เพราะขาดทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ
สาเหตุหลักประการที่ 3 : เพราะทีมงานโครงการขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ
สาเหตุหลักประการที่ 4 : เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ
สาเหตุหลักประการที่ 5 : เพราะวางลำดับงานในโครงการ ผิดพลาด
สาเหตุหลักประการที่ 6 : เพราะเครื่องมือที่ใช้ในการทำงาน ไม่มีประสิทธิภาพ
สำหรับบทความในตอนที่ 4 นี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักประการที่ 1 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้
สาเหตุหลักประการที่ 1 ของปัญหา ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะประเมินเวลาในการทำกิจกรรม ผิดพลาด หากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด Project Manager และทีมงาน จึงประเมินเวลาในการทำกิจกรรม ผิดพลาด ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 4 สาเหตุดังนี้
ปัญหา : Project Manager และทีมงาน ประเมินเวลาในการดำเนินการกิจกรรมในโครงการ ผิดพลาด
Root Cause #1 เพราะ ทีมงานขาดประสบการณ์ในการประเมินเวลาการทำงานในกิจกรรมของตนเอง
การประเมินเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม เพื่อนำข้อมูลเวลาที่ต้องใช้ของแต่ละงาน มาวางแผนตารางเวลาโครงการ เป็นส่วนสำคัญในการวางแผนเพื่อบริหารโครงการให้สามารถส่งมอบได้ตรงตามเวลาที่กำหนด แต่การประเมินเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรมนั้น จำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญซึ่งเคยมีประสบการณ์ในการทำงานนั้นๆ มาช่วยประเมินเพื่อให้ได้ข้อมูลที่แม่นยำ หาก Project Manager และทีมงานขาดประสบการณ์ ก็จะไม่สามารถคาดเดาได้ว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในแต่ละกิจกรรม และจะให้ข้อมูลที่ผิดพลาด จนส่งผลให้การวา
แผนบริหารโครงการไม่ตั้งอยู่บนความเป็นจริงที่สามารถดำเนินการได้ และส่งผลต่อเนื่องให้ไม่สามารถบริหารโครงการให้ส่งมอบงานได้ตามกำหนดเวลา
Root Cause #2 เพราะ Work Breakdown Structure (WBS) ที่กำหนดกิจกรรมในโครงการ มีความละเอียดไม่เพียงพอ ทำให้ประเมินเวลาผิดพลาด
ในขั้นตอนการจัดทำ WBS ของโครงการ จะต้องมีการแตกรายละเอียดของงาน (Decomposition) ซึ่งหากในขั้นตอนนี้ ทีมงาน แตกรายละเอียดของงานได้ไม่ละเอียดเพียงพอ จะทำให้กิจกรรมในโครงการมีรายละเอียดงานที่ต้องปฏิบัติ ไม่ครบถ้วน และส่งผลโดยตรงกับการประเมินเวลาที่ผิดพลาด เนื่องจากงานที่ต้องปฏิบัติจริง มีรายละเอียดที่ต้องดำเนินการ มากกว่างานที่ถูกระบุอยู่ในแผนบริหารโครงการ
Root Cause #3 เพราะ โครงการขาดข้อมูลในอดีตที่เคยทำงานกิจกรรมดังกล่าว ทำให้ไม่มีตัวเลข อ้างอิงในการประเมินเวลาในการดำเนินการ
โครงการที่ไม่เคยทำมาก่อนในอดีต หรือโครงการที่เป็นสิ่งใหม่ๆ เกี่ยวข้องกับการวิจัย สร้างนวัตกรรมต่างๆ มักจะประสบปัญหาในเรื่องการประเมินเวลาในการดำเนินการ เนื่องจากขาดข้อมูลในอดีต มาเป็นตัวเลขอ้างอิงในการประเมินเวลาในการดำเนินการ โครงการประเภทนี้ มักจะมีความไม่แน่นอนสูง และมักจะต้องการ การทดลองเพื่อเรียนรู้ข้อผิดพลาดต่างๆ ก่อนจะสามารถประเมินเวลาการดำเนินการให้แม่นยำได้ การพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ ให้มาช่วยให้คำปรึกษาหรือช่วยประเมินเวลาในการดำเนินการ จะส่งผลดีต่อการบริหารโครงการให้มีโอกาสส่งมอบได้ตามเวลาที่กำหนด
Root Cause #4 เพราะ ทีมงาน ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประเมินเวลาให้แม่นยำ ตรงตามความเป็นจริง
หลายครั้ง เราพบว่า เมื่อ Project Manager และทีมงาน ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประเมินเวลาในการดำเนินการแต่ละกิจกรรมในโครงการให้แม่นยำ ก็จะส่งผลให้แผนบริหารโครงการ ไม่สะท้อนสภาพจริงของโครงการ (Unrealistic Planning) เช่น ทีมงานอาจจะมองโลกแง่ดี และประเมินเวลาน้อยกว่าความเป็นจริง โดยไม่ใส่ใจที่จะลงรายละเอียดกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติจริง หรือทีมงานอาจจะละเลยในการคิดวิเคราะห์ประเมินรายละเอียดกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติจริงเนื่องจากต้องใช้ความพยายามมาก ในการลงรายละเอียด จึงใช้วิธีง่ายๆคือ ประเมินเวลาให้มาก หรือเผื่อเวลาไว้ก่อนทั้งๆที่ยังไม่ชัดเจนในรายละเอียดของงานที่ต้องปฏิบัติ เหล่านี้ ล้วนเป็นปัญหาเรื่อง ทัศนคติ ของ Project Manager และทีมงาน ที่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประเมินเวลาให้แม่นยำ ตรงตามความเป็นจริง ส่งผลให้แผนบริหารโครงการไม่ตรงกับสภาพการทำงานจริง และส่งผลต่อเนื่องให้โครงการอาจจะไม่สามารถส่งมอบได้ตามกำหนดการที่วางไว้
จาก Root Cause ทั้ง 4 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง ทีมงาน ประเมินเวลาในการดำเนินการกิจกรรมในโครงการ ผิดพลาด เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาเรื่อง โครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ คาดหวังจะให้ส่งผลไปถึง การลดปัญหาโครงการ ล่าช้า ดังนี้ครับ
สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ
- Project Manager ต้องกำกับ และควบคุมให้ทีมงาน แตกรายละเอียด WBS ให้มีรายละเอียดครบถ้วน และลงรายละเอียดในแต่ละกิจกรรม เพื่อให้มั่นใจว่า ทีมงาน เข้าใจรายละเอียดการปฏิบัติงานตรงกัน และประเมินเวลาในการดำเนินการของแต่ละกิจกรรมในโครงการ บนชุดข้อมูลเดียวกัน และเข้าใจรายละเอียดตรงกัน
- Project Manager ต้องกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงาน ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ เป็นผู้ประเมินระยะเวลาของแต่ละกิจกรรม เพื่อให้มั่นใจว่า ผู้ประเมินเวลาที่ต้องทำในแต่ละกิจกรรม สามารถประเมินเวลาได้ตรงกับสภาพการทำงานจริงมากที่สุด
- ในกรณีที่เป็นโครงการใหม่ ที่มีงานบางส่วนที่ไม่เคยทำมาก่อนในอดีตนั้น Project Manager ต้องจัดให้มีผู้เชี่ยวชาญ หรือที่ปรึกษา เพื่อเข้ามาช่วยให้ความรู้ทีมงานก่อนการประเมินเวลาในการดำเนินการ หรือต้องจัดให้มีช่วงเวลาดำเนินการ เพื่อทดลองเรียนรู้จากข้อผิดพลาด ก่อนจะทำการประเมินเวลาการทำงานจริง เพื่อนำไปวางแผนบริหารโครงการ
- ในกรณีที่เป็นโครงการ ที่มีข้อมูลการทำงานในอดีตนั้น Project Manager ต้องกำหนดให้มีพิจารณา เวลาในการทำงานของโครงการในอดีต ประกอบการประเมินระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมในโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่า แผนบริหารโครงการ ได้มีการเรียนรู้จากบทเรียนในอดีต ก่อนการประเมินเพื่อวางแผนงานในปัจจุบัน
ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 2 ที่ทำให้เกิดปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะขาดทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)