เปรียบเทียบการประชุม Sprint Retrospective ใน Agile/Scrum กับการประชุม Project Lesson Learned ใน Waterfall เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร

ก่อนจะไปถึงการเปรียบเทียบความเหมือนหรือแตกต่างระหว่าง Sprint Retrospective กับ การประชุม Project Lesson Learned ขอแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับการประชุมทั้งสองนี้ก่อน เพื่อจะได้ทำให้เข้าใจการเปรียบเทียบได้ง่ายขึ้น

Sprint Retrospective เป็นการประชุมสุดท้ายก่อนจบแต่ละ Sprint ของรูปแบบการบริหารโครงการลักษณะ Agile หรือ Scrum ซึ่งโดยส่วนใหญ่ จะเกิดขึ้นทุก 2 สัปดาห์ เพื่อปรับปรุงการทำงานของทีมให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

ส่วนการประชุม Project Lesson Learned มักจะทำก่อนปิด Phase หรือปิดโครงการที่ใช้แนวทางการบริหารโครงการลักษณะ Waterfall เพื่อเก็บรวบรวม บันทึกสิ่งที่ได้เรียนรู้จากโครงการ และนำไปใช้ใน Phase ถัดไป หรือโครงการถัดไป

โดยภาพรวม การประชุมทั้งสองนี้ มีวัตถุประสงค์เหมือนกัน คือ ทำเพื่อทบทวนสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการทำงานที่ผ่านมาของทีมงานและผู้เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็น การจัดการ ระบบ กระบวนการ เครื่องมือ คน การทำงาน ทั้งสิ่งที่ทำได้ดีหรือสำเร็จ สิ่งที่ควรปรับปรุง และสิ่งที่ล้มเหลวหรือไม่ควรทำ เพื่อนำไปใช้ปรับปรุงการทำงานในอนาคตให้ดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม การประชุมทั้งสองอย่างก็มีความแตกต่างในรายละเอียดปลีกย่อย ดังต่อไปนี้

  1. รูปแบบและผู้เข้าร่วมประชุม

Sprint Retrospective มักเน้นการสนทนาแบบเปิด โดยผู้ร่วมประชุมจะมีเฉพาะ Agile/ Scrum Team เข้าร่วม อันได้แก่ Product Owner, ScrumMaster และ Development Team

ส่วนการประชุม Project Lesson Learned มักจัดเป็น Workshop หรือการประชุมเชิงสรุป โดยมีผู้มีส่วนเกี่ยวข้องโครงการหลายระดับเข้าร่วม ทั้งระดับทีมงานโครงการ , Project Sponsor PMO, ผู้บริหาร และ User

  1. ผู้จัดการประชุม

Sprint Retrospective มี ScrumMaster ทำหน้าที่เป็นผู้จัดเก็บหรืออำนวยการประชุม (Facilitator)

ส่วนการประชุม Project Lesson Learned จะมี Project Manager หรือ PMO เป็น Facilitator

  1. ความถี่ของการประชุม

การประชุม Sprint Retrospective จะเกิดขึ้นถี่และต่อเนื่อง คือ ทุก 2-4 สัปดาห์ ตามระยะเวลาของ Sprint ( โดยส่วนใหญ่ Sprint มักมีระยะเวลา 2 สัปดาห์ Sprint Retrospective จึงถูกจัดทุก 2 สัปดาห์เช่นกัน ) ดังนั้น จำนวนครั้งของการประชุม Sprint Retrospective ของแต่ละโครงการ จึงขึ้นอยู่กับระยะเวลาของโครงการด้วย หากเป็นโครงการที่มีระยะเวลา 6 เดือน และใช้ Sprint ที่มีระยะเวลา 2 สัปดาห์ จะมีการประชุม Sprint Retrospective อย่างน้อย 12 ครั้ง

ส่วนการประชุม Project Lesson Learned จะดูจัดในช่วง Milestone สำคัญของโครงการ เช่น ช่วงปิด Phase ใหญ่ หรือ ปิดโครงการ ดังนั้น ในแต่ละโครงการ อาจมีการประชุม Project Lesson Learned เพียง 1-5 ครั้งเท่านั้น ซึ่งหากเป็นโครงการ ที่มีระยะเวลา 6 เดือน แต่ละ Phase จะมีระยะเวลาห่างกันเพียง 1-2 เดือน จึงมักพิจารณาจัดประชุม Project Lesson Learned เพียงครั้งเดียว คือ ตอนปิดโครงการเท่านั้น

  1. ความลึกของเนื้อหาการประชุม

Sprint Retrospective เน้นพูดคุยเหตุการณ์หรือปัญหาที่เพิ่งเกิดขึ้นเชิงลึกในรอบ 2 สัปดาห์ของ Sprint ที่ผ่านมา และหาแนวทางการแก้ไขที่เป็นรูปธรรม สามารถนำไปทำงานได้จริงและทันทีเป็น Action Item และจะนำไปปฏิบัติให้เร็วที่สุดเพื่อปรับปรุงโครงการให้ดีขึ้น

ส่วนการประชุม Project Lesson Learned มักเป็นการพูดคุยในลักษณะภาพรวมการบริหารจัดการทั้งโครงการในด้านต่างๆ เช่น ขอบเขตงาน (Scope), แผนงาน (Schedule), งบประมาณ (Budget), คุณภาพ (Quality), Vendor, การสื่อสาร ฯลฯ และอาจเน้นพูดคุยเฉพาะปัญหาและความเสี่ยงสำคัญเท่านั้น มักเน้นรวบรวมความรู้หรือบทเรียนที่ได้จากโครงการในเชิงบริหารจัดการโครงการมากกว่าเชิงเทคนิค

  1. ผู้ได้ประโยชน์จากการประชุมและการมีส่วนร่วม

สิ่งที่ได้จากการประชุม Sprint Retrospective จะถูกนำไปดำเนินการใน Sprint ถัดไป หรือภายในโครงการนั้นทันที ดังนั้น ทีมงานโครงการจะเป็นผู้ได้รับประโยชน์โดยตรงจากสิ่งที่ได้จากการประชุมในช่วงเวลาของโครงการนั้น ทำให้ทีมงานมีส่วนร่วม (Engagement) ในระหว่างการประชุมมาก และรู้สึกยอมรับ (Buy-in) กับ Action Item ที่จะต้องทำได้ง่าย

ในขณะที่ทีมงานโครงการแบบ Waterfall ที่จัดทำ Project Lesson Learned มักจะไม่สามารถนำ Lesson Learned ที่ได้จากการประชุมไปใช้ในโครงการนั้นได้ทันที เนื่องจากแต่ละ Phase ในโครงการรูปแบบ Waterfall จะถูกดำเนินการเพียงครั้งเดียวเท่านั้น แล้วส่งต่องานให้ Phase ถัดไปทำต่อ เช่น เมื่อจบ Phase ออกแบบ (Design) แล้วจะเข้าสู่ Phase พัฒนา (Develop) ไม่มีการย้อนกลับมา Phase ออกแบบอีก ซึ่งหาก Lesson Learned ที่ได้เป็นบทเรียน ปัญหา หรือคำแนะนำที่เฉพาะเจาะจงกับ Phase นั้นๆ ทีมงานโครงการนั้นก็จะไม่สามารถนำไปใช้ต่อใน Phase ต่อไปได้ เพราะจบ Phase ไปแล้ว ต้องรอให้เริ่มโครงการใหม่ที่มีลักษณะงานคล้ายๆ กัน จึงอาจนำ Lesson Learned ของโครงการนี้ไปใช้ประโยชน์เองได้ ดังนั้น ผู้ได้รับประโยชน์จาก Lesson Learned จึงมักเป็น PMO หรือทีมงาน โครงการอื่นในอนาคต ด้วยเหตุผลข้างต้น อาจส่งผลให้ความรู้สึกมีส่วนร่วม (Engagement) ในการช่วยกันสรุปบทเรียนและออกความคิดเห็น ให้คำแนะนำเพื่อใช้ในอนาคตของผู้ร่วมประชุมน้อย

จากความเหมือนและความแตกต่างข้างต้นของ Sprint Retrospective และการประชุม Project Lesson Learned จะเห็นได้ว่าการประชุมทั้งสองมีจุดประสงค์เหมือนกัน แต่แนวคิดและวิธีปฏิบัติมีความแตกต่างกันบ้างตามลักษณะการทำงานของ Agile และ Waterfall

อย่างไรก็ตาม ในโลกปัจจุบัน โครงการอาจไม่จำเป็นต้องมีลักษณะสุดโต่งเป็น Agile หรือ Waterfall อย่างใดอย่างหนึ่ง แต่อาจมีรูปแบบการทำงานเป็นแบบผสมผสาน (Hybrid) ดังนั้น การประชุมเพื่อทบทวนบทเรียนที่ได้จากโครงการ ก็สามารถทำได้ทั้ง 2 รูปแบบ คือ มีการประชุม Sprint Retrospective ทุก 2-4 สัปดาห์ เพื่อทำการปรับปรุงโครงการให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) และทำการสรุปบทเรียนที่สำคัญของแต่ละ Phase หรือทั้งโครงการ เพื่อจัดทำเป็น Project Lesson Learned ส่งต่อให้ โครงการอื่น และ PMO ไปใช้ต่อยอดเป็นความรู้ขององค์กร ส่งเสริมการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Organizational Learning)

อาจารย์ อรินทรา ปัญญายุทธการ

PMP, PMI-ACP, CSM, CSPO, LeSS, CSQA, CSTE, CSPM, MCTS (Microsoft Project)