โครงการล่าช้า และต้องปรับแผนตลอดเวลา ถือเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยครั้ง หรืออาจจะกล่าวได้ว่า โครงการส่วนใหญ่เกือบร้อยละ 90 ประสบกับปัญหาส่งงานล่าช้ากว่ากำหนดการ จนกระทั่งมี Project Manager หลายคน ที่ผมมีโอกาสได้ไปบรรยายหลักสูตรบริหารโครงการให้เขาเหล่านั้น เขาได้ตั้งคำถามกับผม ถึงสาเหตุ และวิธีป้องกันปัญหาเรื่องโครงการล่าช้า ผมจึงได้ใช้เวลาในการรวบรวมสาเหตุทั้งหมด ซึ่งเป็นที่มาของการล่าช้าของงานในโครงการ รวมถึงแนวทางป้องกัน เพื่อนำมาแบ่งปันในบทความนี้

 

ผมใช้เทคนิค 5 Why ในการค้นหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ของปัญหาเรื่องโครงการล่าช้า โดยเริ่มต้นจากตั้งคำถามกับตัวเองว่า จากประสบการณ์ของผมเอง อะไรคือสาเหตุที่ทำให้โครงการล่าช้า ซึ่งพอจะสรุปสาเหตุหลัก ที่ทำให้โครงการล่าช้า ได้ 4 สาเหตุ หลัก ดังนี้

 

สาเหตุหลักประการที่ 1 :  เพราะมีงานเพิ่ม (งานงอก)

สาเหตุหลักประการที่ 2 :  เพราะทีมงานทำงานได้ช้ากว่าแผน

สาเหตุหลักประการที่ 3 :  เพราะโครงการขาดการวางแผน ทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ

สาเหตุหลักประการที่ 4 :  เพราะ โครงการ ขาดการติดตามสถานะ ความก้าวหน้าโครงการ ทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ  

 

สำหรับในบทความตอนที่ 1 นี้ เราจะมาวิเคราะห์ เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักประการที่ 1 นั่นคือ เพราะมีงานเพิ่ม

          งานเพิ่ม หรือบางครั้งเราเรียกว่า งานงอก เป็นสาเหตุหลักประการหนึ่งที่ทำให้โครงการล่าช้า เนื่องจาก Project Manager วางแผนงานโครงการ บนสมมติฐานว่า จะมีงานที่ต้องทำจำนวน X กิจกรรม แต่เมื่อทำงานจริงกลับพบว่า โครงการมีงานที่ต้องทำ เป็นจำนวน X+Y กิจกรรม ส่งผลให้จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมากขึ้น เพื่อรองรับงานที่มากขึ้น งานงอก เป็นคำศัพท์ที่ Project Manager มักจะใช้กันจนคุ้นเคย ให้ความรู้สึกเสมือนหนึ่ง จำนวนงานในโครงการ มันสามารถงอกเพิ่มขึ้นได้เหมือนต้นไม้ ที่สามารถงอกกิ่งก้านและใบ  และผลกระทบด้านลบของปัญหางานงอกนั้นมีมากมาย เช่น งานงอกทำให้ต้องใช้เวลาในการทำงานโครงการนานขึ้น  ทำให้ใช้งบประมาณโครงการมากขึ้น  ทำให้ทีมงานในโครงการทำงานหนักขึ้น และที่สำคัญที่สุด งานงอกเป็นสาเหตุหลัก ที่ทำให้โครงการล่าช้าจากแผนงานที่วางไว้  ผู้บริหารโครงการที่สามารถควบคุม หรือบรรเทาปัญหางานงอกได้ ก็มีแนวโน้มจะสามารถบริหารโครงการให้สามารถส่งมอบงานได้ตรงตามกำหนดเวลาได้ และดังที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น ผมนำวิธี 5 Why มาใช้ในการหา Root Cause ของปัญหาโครงการล่าช้า ดังนั้น ผมจึงนำปัญหาเรื่องงาน ซึ่งเป็นสาเหตุหลักของปัญหาโครงการล่าช้า มาทำการหาสาเหตุย่อยลงไปดังนี้

 

          เมื่อพิจารณาปัญหาเรื่องโครงการมีงานเพิ่ม หรือ งานงอก ว่ามีสาเหตุมาจากเรื่องอะไรบ้าง ก็พอจะสรุปได้ 3 สาเหตุ ดังนี้

 

ปัญหา :  โครงการมีงานเพิ่ม หรืองานงอก

 

สาเหตุหลักประการที่ 1 :  เพราะทีมงาน กำหนดกิจกรรมในโครงการได้ไม่ครบถ้วน

สาเหตุหลักประการที่ 2 :  เพราะลูกค้า หรือผู้ใช้งานมีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมความต้องการของโครงการ

สาเหตุหลักประการที่ 3 :  เพราะโครงการประสบปัญหาที่เป็นเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน

 

          สำหรับบทความในตอนที่ 1 นี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักประการที่ 1 ของปัญหางานงอก มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

 

          สาเหตุหลักประการที่ 1 ของปัญหางานงอก คือ เพราะทีมงาน กำหนดกิจกรรมในโครงการได้ไม่ครบถ้วน หากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด ทีมงาน จึงไม่สามารถกำหนดกิจกรรมในโครงการได้ครบถ้วน ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 6 สาเหตุดังนี้

 

ปัญหา : ทีมงาน กำหนดกิจกรรมในโครงการได้ไม่ครบถ้วน

Root Cause #1   เพราะ ทีมงานขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ ทำให้ไม่สามารถกำหนดกิจกรรมในโครงการได้ครบถ้วน

 

          การกำหนดกิจกรรมที่ต้องทำในโครงการนั้น  Project Manager ทุกท่านทราบดีว่า จะต้องกำหนดให้ทีมงาน มีการประชุมร่วมกัน เพื่อรวบรวมกิจกรรมที่ต้องทำทั้งหมดในโครงการ และจัดกลุ่มงาน เป็นกลุ่มๆ ให้เข้าใจง่าย รวมถึงนำเสนอออกมาเป็นโครงสร้างจำแนกงานในโครงการ หรือ Work Breakdown Structure (WBS) นั่นเอง แต่การจัดทำ WBS ของโครงการนั้น จำเป็นต้องใช้ทีมงานที่มีประสบการณ์ด้านเทคนิค ที่เคยทำงานนั้นๆมาแล้ว มาร่วมกันกำหนดกิจกรรมในโครงการ หากทีมงานขาดทักษะด้านเทคนิคที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ หรือไม่เคยมีประสบการณ์ทำงานด้านเทคนิคที่เกี่ยวข้องในโครงการมาก่อน ทีมงานก็จะไม่สามารถกำหนดกิจกรรมในโครงการได้ครบถ้วน

 

Root Cause #2   เพราะ ทีมงานไม่คิดว่าการกำหนดกิจกรรมให้ครบถ้วนเป็นเรื่องสำคัญ

สาเหตุระดับรากในข้อนี้ เป็นปัญหาเรื่องพฤติกรรมและทัศนคติของทีมงาน เนื่องจากว่าการกำหนดกิจกรรมในโครงการให้ครบถ้วนและชัดเจนทั้งหมด ต้องใช้การร่วมมือจากทีมงานทั้งหมดในโครงการ และต้องรวบรวมทักษะด้านเทคนิคของทุกๆคนในโครงการ เพื่อมาร่วมกันระบุงานที่ต้องทำทั้งหมด ด้วยเหตุนี้ จึงมีแนวโน้มที่ทีมงาน อาจจะมีแนวคิดว่า ไม่จำเป็นต้องระบุงานที่ต้องทำให้ครบถ้วน แต่จะใช้วิธีการ ดำเนินการกิจกรรมที่คิดได้ก่อน และเมื่อทำงานในโครงการไปซักระยะหนึ่ง จึงกลับมาระบุกิจกรรมในโครงการเพิ่มเติม ซึ่งแนวคิดและแนวปฏิบัติดังกล่าว เป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้แผนงานของโครงการ มีกิจกรรมไม่ครบถ้วน และมีงานงอกเพิ่มเติมอยู่เสมอ

 

Root Cause #3   เพราะ Project Manager ไม่ได้จัดให้มีการประชุม เพื่อรวบรวมกิจกรรมทั้งหมดจากทีมงานโครงการ

หลายครั้ง การที่โครงการไม่สามารถกำหนดกิจกรรมทั้งหมดให้ครบถ้วนและชัดเจนได้ ก็มาจาก Project Manager ไม่ได้มีการจัดให้มีการประชุม เพื่อรวบรวมกิจกรรมทั้งหมดจากทีมงาน แต่ใช้วิธีการวางแผนงานด้วยตนเองเพียงคนเดียว ซึ่งทำให้แผนงานนั้น มีกิจกรรมไม่ครบถ้วน และไม่เป็นที่เข้าใจตรงกันในทีมงานทั้งหมดของโครงการ

 

Root Cause #4   เพราะ คนที่รู้กิจกรรม ไม่ได้มาร่วมในการประชุมเพื่อกำหนดกิจกรรมในโครงการ

การจัดประชุมกับทีมงาน เพื่อร่วมกันกำหนดกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ เป็นเรื่องจำเป็นในการพยายามระบุงานทั้งหมดที่ต้องทำ เพื่อไม่ให้โครงการเกิดปัญหางานงอก แต่หากผู้เชี่ยวชาญที่รู้งานในโครงการ ไม่ได้เข้าร่วมประชุมด้วย ก็จะไม่สามารถระบุงานได้ครบถ้วน

 

Root Cause #5   เพราะ WBS ที่กำหนดกิจกรรมในโครงการ มีความละเอียดไม่เพียงพอ ส่งผลให้รายละเอียดงานไม่ครบถ้วน

การจัดทำ WBS ที่ไม่แตกรายละเอียดของงาน ให้ละเอียดพอ จะทำให้ระบุงานในโครงการไม่ครบถ้วน เนื่องจาก การระบุกิจกรรมที่ต้องทำ เพียงกว้างๆ ส่งผลให้ทีมงานเข้าใจรายละเอียดงานได้ไม่ตรงกัน และประเมินงาน หรือเวลาที่ต้องใช้ ไม่ตรงกัน

 

Root Cause #6   เพราะ WBS ที่กำหนดกิจกรรมในโครงการ ไม่สามารถส่งมอบงานตาม ความต้องการ ได้ครบถ้วน

 

          Project Manager ที่กำหนดกิจกรรมในโครงการ โดยไม่ได้ตรวจสอบกลับไปยังสิ่งส่งมอบตามความต้องการของโครงการ มักจะประสบปัญหาเรื่องการไม่สามารถส่งมอบงานได้ตามเงื่อนไขความต้องการของโครงการ เนื่องจากกิจกรรมที่ดำเนินการในโครงการ อาจจะไม่ครบถ้วนตามความต้องการที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการได้กำหนดไว้

 

        จาก Root Cause ทั้ง 6 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง ทีมงาน กำหนดกิจกรรมในโครงการได้ไม่ครบถ้วน เพื่อคาดหวังจะลดปัญหางานงอก และ คาดหวังจะให้ส่งผลไปถึง การลดปัญหาโครงการ ล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

 

 

ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 2 ที่ทำให้เกิดงานงอก นั่นคือ เพราะลูกค้า หรือผู้ใช้งานมีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมความต้องการของโครงการ

 

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)