ความสามารถในการบริหารโครงการ ขององค์กร หรือ Organizational Project Management Capabilities (OPMC) ถือเป็นปัจจัยความสำเร็จประการสำคัญ ในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร โดยเฉพาะในโลกยุคปัจจุบัน ที่ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายต่างๆมากมาย
คำว่า Stakeholder หรือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการนั้น หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล หรือองค์กร ที่ได้รับผลกระทบจากโครงการ หรือสามารถสร้างผลกระทบให้โครงการได้ และมักจะเข้ามายุ่งเกี่ยวกับโครงการ เพื่อเพิ่มส่วนได้ และลดส่วนเสียของตัวเอง โดยบุคคลหรือ กลุ่มบุคคลดังกล่าว มักจะมาพร้อมความคาดหวัง และระดับอำนาจที่แตกต่างกัน การบริหารจัดการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ คือการบริหารความคาดหวังของเขาเหล่านั้น เพื่อให้โครงการได้รับการสนับสนุน จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก
โดยในบทความนี้ ผมจะขออธิบายถึง สิ่งที่ PMO ต้องพึงระวัง และไม่ควรทำ เพื่อเป็นแนวทางให้ PMO หลายๆท่าน ระมัดระวัง ในการปฏิบัติงาน รวมถึงเป็นการหลีกเลี่ยง ผลกระทบด้านลบ ที่อาจจะเกิดขึ้น กับหน่วยงาน PMO
ในบทความนี้ จะขอแนะนำ แนวทางการจัดทำ PMO Roadmap รวมถึงประเด็นต่างๆ หรือ ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ ในการจัดทำ PMO Roadmap เพื่อให้หลายท่านที่เป็น PMO ได้นำไปประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการ หน่วยงาน PMO
ในบทความก่อนหน้านี้ ผมได้อธิบายไปแล้ว ว่า องค์กรรุ่นใหม่ จะมีงานที่เป็นลักษณะงานโครงการ มากขึ้น เนื่องจากสาเหตุอะไรบ้าง และสิ่งที่เป็นคำถามตามมาคือ องค์กร จำเป็นจะต้องมีทักษะ และความสามารถด้านการบริหารโครงการ หรือ Project Management Skill หรือไม่ หรืออีกนัยหนึ่ง ความสามารถด้าน Project Management นั้น สำคัญต่อองค์กร อย่างไร เราจะมาลงรายละเอียดกัน ในบทความนี้ครับ
Accidental Project Manager มักจะเป็นคนที่มีความรู้ความสามารถ และประสบการณ์ด้านเทคนิค เป็นเลิศ ซึ่งถือเป็นข้อดี ต่อโครงการ เนื่องจาก เขาจะรู้รายละเอียดงานในโครงการดีเยี่ยม และนี่ก็เป็นเหตุผลสำคัญ ที่เขาถูกเลือกให้มาทำหน้าที่ Project Manager หรือ ผู้บริหารโครงการ แต่ในความโชคดี ยังมีความโชคร้ายแฝงอยู่
งานลักษณะโครงการ หรือ Project-Based คืองานที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เป็นภารกิจพิเศษ ที่ไม่ใช่งานประจำ และต้องส่งมอบงานได้ ตามขอบเขตงาน ภายใต้กำหนดเวลา งบประมาณ และคุณภาพที่คาดหวัง หรืออาจจะเรียกงานลักษณะ Project-Based ที่ต้องทำภารกิจพิเศษนี้ว่า Mission-Based
จากประสบการณ์ ในการให้คำปรึกษาด้านการบริหารโครงการมาหลายปี ผมพบว่า ปัญหาสำคัญประการหนึ่งของ Project Manager คือ เขาหรือเธอเหล่านั้น ขาดอำนาจอย่างเป็นทางการในการสั่งการทีมงาน (Formal Power)
กระแสการจัดตั้ง หน่วยงาน Project Management Office หรือ PMO ในองค์กรนั้น ได้รับความนิยมอย่างมาก ในช่วงหลายสิบปี ที่ผ่านมา และสิ่งที่เป็นปัญหา ลำดับต้นๆ ของการจัดตั้ง หน่วยงาน PMO นั่นคือ ความคาดหวังของผู้บริหาร และหน่วยงานอื่นๆ ที่ต้องการให้ PMO ปฏิบัติหน้าที่อย่างไร ในองค์กร และการกำหนด Job Description ของ PMO นั้น ต้องพิจารณา ปัจจัยและบริบทต่างๆ หลายประการ
Project Manager ที่ดีไม่เพียงแต่ต้องมีความสามารถในการวางแผนที่ยอดเยี่ยม แต่ยังต้องเป็นนักจูงใจที่สามารถกระตุ้นทีมงานให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ความสามารถทั้งสองด้านนี้เป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ ในบทความนี้ ผมจะขออธิบาย ทักษะของนักวางแผน และ นักจูงใจ ในงานบริหารโครงการ