PMO Roadmap คืออะไร และสำคัญอย่างไร

กระแสการจัดตั้ง หน่วยงาน Project Management Office หรือ PMO ในองค์กรนั้น ได้รับความนิยมอย่างมาก ในช่วงหลายสิบปี ที่ผ่านมา และสิ่งที่เป็นปัญหา ลำดับต้นๆ ของการจัดตั้ง หน่วยงาน PMO นั่นคือ ความคาดหวังของผู้บริหาร และหน่วยงานอื่นๆ ที่ต้องการให้ PMO ปฏิบัติหน้าที่อย่างไร ในองค์กร และการกำหนด Job Description ของ PMO นั้น ต้องพิจารณา ปัจจัยและบริบทต่างๆ  หลายประการ เช่น ลักษณะโครงสร้างองค์กร  จำนวนโครงการในองค์กร  จำนวน Project Manager ในองค์กร จำนวนพนักงานในฝ่ายงาน PMO และ ความพร้อมของบุคคลกรในองค์กร ทั้งในเรื่องความรู้และความสามารถในการบริหารโครงการ  หาก PMO ไม่สามารถบริหารจัดการ ความคาดหวังของ CEO และผู้บริหารจากหน่วยงานต่างๆได้ ก็จะส่งผลให้หน่วยงาน PMO อาจจะถูกประเมินว่า ไม่มีประโยชน์ หรือไม่สามารถสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้ และส่งผลให้หน่วยงาน PMO ถูกยกเลิกไปในที่สุด

จากเหตุผลข้างต้น การบริหารความคาดหวังของของผู้บริหาร และหน่วยงานอื่นๆ ที่ต้องการให้ PMO ปฏิบัติหน้าที่อย่างไร ในองค์กรนั้น เป็นสิ่งจำเป็นที่ PMO ต้องเร่งดำเนินการ โดยการจัดทำ PMO Roadmap เพื่อบริหารความคาดหวังของผู้บริหาร  และใช้เป็นเครื่องมือสำคัญ ที่จะสื่อสารกับผู้บริหาร และผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กร ว่า PMO จะมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง ในระยะสั้น (ภายใน 1 ปีแรกหลังจากจัดตั้ง PMO)  หรือ  ระยะกลาง (ระหว่างปีที่ 2-3 ของการจัดตั้ง PMO)  หรือ ระยะยาว (ระหว่างปีที่ 4-5 ของการจัดตั้ง PMO) เป็นต้น โดย PMO Roadmap นี้ จะช่วยให้ผู้บริหารทราบว่า บทบาทหน้าที่ของ PMO ในแต่ละช่วงเวลาเป็นอย่างไร เพื่อป้องกัน ไม่ให้เกิดการคาดหวัง ให้ PMO ปฏิบัติงานในหน้าที่ ที่ PMO ยังขาดความพร้อม 

PMO Roadmap หรือ แผนแม่บทในการพัฒนา หน่วยงาน PMO นั้น โดยทั่วไป จะวางแผนกัน เพื่อให้เห็นภาพ ของหน่วยงาน PMO ในระยะเวลาต่างๆในอนาคต เช่น 1 ปีข้างหน้า  หรือ 3 ปีข้างหน้า เป็นต้น ในบทความนี้ จะขอแนะนำ หัวข้อ ที่ต้องพิจารณา และกำหนดใน PMO Roadmap เพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับ PMO หลายๆท่าน นำไปเป็นข้อมูลเริ่มต้น สำหรับการจัด PMO Roadmap ขององค์กร  โดย หัวข้อ ที่ต้องพิจารณา และกำหนดใน PMO Roadmap ควรมี 7 หัวข้อดังนี้

1.    บทบาทหน้าที่ ของหน่วยงาน PMO
บทบาทและหน้าที่ ของหน่วยงาน PMO หรือ Job Description ของ PMO ในระยะสั้น (ภายใน 1 ปีแรกหลังจากจัดตั้ง PMO)  หรือ  ระยะกลาง (ระหว่างปีที่ 2-3 ของการจัดตั้ง PMO)  หรือ ระยะยาว (ระหว่างปีที่ 4-5 ของการจัดตั้ง PMO) เป็นต้น เป็นเรื่องแรกที่ต้องพิจารณา และกำหนดให้ชัดเจน เพื่อบริหารความคาดหวังของผู้บริหาร และควรได้รับการเห็นชอบ จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักขององค์กร รวมถึงสอดคล้องกับบริบทขององค์กร

2.    จำนวนพนักงาน และ โครงสร้างการแบ่งงาน ภายในหน่วยงาน PMO
PMO Roadmap ควรต้องกำหนด จำนวนพนักงาน และ โครงสร้างการแบ่งงาน ภายในหน่วยงาน PMO ทั้งในระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว ให้สอดคล้องกับ บทบาทหน้าที่ของ PMO ในแต่ละช่วงเวลา เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการ จัดเตรียมกำลังคน และแบ่งโครงสร้างการบริหารงานภายในหน่วยงาน PMO รวมถึง เป็นการสื่อสารให้ผู้บริหารองค์กร ทราบถึงต้นทุนค่าพนักงาน ที่องค์กรต้องจัดเตรียมไว้ สำหรับการทำงานของหน่วยงาน PMO ในแต่ละช่วงเวลา 

3.    ความรู้และทักษะ ของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน PMO
การกำหนด ความรู้และทักษะ ของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน PMO ทั้งในระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว ให้สอดคล้องกับ บทบาทหน้าที่ของ PMO ในแต่ละช่วงเวลา เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการ คัดเลือกคน เข้ามาทำงานในหน่วยงาน PMO  และวางแผน การอบรม พัฒนาบุคลากร เพื่อให้ได้ทีมงาน ที่สามารถทำงานในหน้าที่ของ PMO ได้ ตาม Roadmap ในช่วงเวลาต่างๆ 

4.    เครื่องมือ ที่ต้องมี เพื่อสนับสนุนงานของ PMO
Software Application ที่ใช้ในการบริหารโครงการทั้งหมดขององค์กร หรือ ที่เรียกกันว่า Project Management Information System (PMIS) เป็นเครื่องมือสำคัญที่ องค์กรต้องมี เพื่อสนับสนุนการทำงานของ PMO และต้องถูกพิจารณาว่า จะนำเครื่องมือดังกล่าว มาใช้ในช่วงเวลาใดของการพัฒนางาน PMO เนื่องจาก การนำเครื่องมือมาใช้ ในเวลาที่องค์กรยังขาดความพร้อม จะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการบริหารโครงการขององค์กร

5.    แผนการดำเนินการตาม PMO Roadmap ในรูปแบบ ของ Project Plan
สิ่งที่ต้องดำเนินการใน PMO Roadmap ควรต้องถูกนำไปแตกรายละเอียด เป็นกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติ พร้อมกำหนดระยะเวลา ผู้รับผิดชอบ วันเริ่ม และวันจบ ของแต่ละกิจกรรมให้ชัดเจน ในรูปแบบของแผนงานโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่า จะสามารถดำเนินการได้จริง และมีผู้รับผิดชอบดำเนินการ ชัดเจน อีกทั้งยังใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อสารกับผู้บริหาร ถึงความคืบหน้าในการดำเนินการตาม PMO Roadmap ในอนาคต

6.    ความเสี่ยงที่ต้องระวัง ในการดำเนินการตาม PMO Roadmap พร้อมแผนรองรับ
เนื่องจาก PMO Roadmap เป็นแผนงานระยะยาว 3-5 ปี ย่อมจะมีความไม่แน่นอนเกิดขึ้นได้เสมอ และความไม่แน่นอนเหล่านี้ ส่งผลให้เกิดความเสี่ยง ในการดำเนินงาน ตาม PMO Roadmap ดังนั้น PMO Roadmap ที่ดี ต้องมีการประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น และวางแผนรองรับ หรือป้องกัน เพื่อให้มั่นใจได้ว่า จะสามารถดำเนินการตาม PMO Roadmap ได้จริง ภายใต้ข้อจำกัด และความไม่แน่นอนต่างๆ

7.    สิ่งที่ PMO จะส่งมอบคุณค่าให้กับองค์กร ในแต่ละ ช่วงเวลา 
เป้าหมายหลักสำคัญของการจัดตั้งหน่วยงาน PMO ก็เพื่อที่จะส่งมอบ ประโยชน์ และคุณค่าให้องค์กร แต่การสร้างคุณค่าให้องค์กรนั้น ไม่อาจดำเนินการได้ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้องของหน่วยงาน PMO ดังนั้น PMO Roadmap จึงควรกำหนดให้ชัดเจน ว่าในช่วงเวลาใด (ระยะสั้น ระยะกลาง ระยะยาว) PMO จะส่งมอบคุณค่าเรื่องใดบ้าง ให้กับองค์กร ในช่วงเวลาใดบ้าง เพื่อให้ผู้บริหารทราบถึงประโยชน์ของ PMO ต่อองค์กร รวมถึงเป็นการบริหารความคาดหวังของ ผู้บริหารขององค์กร ที่มีต่อหน่วยงาน PMO
 
ทั้ง 7 ข้อ ข้างต้น เป็นสิ่งที่ต้องถูกพิจารณา และกำหนดให้ชัดเจน ใน PMO Roadmap  เพื่อบริหารความคาดหวังของผู้บริหาร  และใช้เป็นเครื่องมือสำคัญ ที่จะสื่อสารกับผู้บริหาร และผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กร  ในบทความถัดไป ผมจะขออธิบายถึง แนวทาง วิธีการ และประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญ ในการจัดทำ PMO Roadmap ต่อไป 

บทความโดย อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)
Knowledger Co.,ltd.
www.knowledgertraining.com