ความแตกต่างระหว่าง Change Control Board และ Change Advisory Board ในโครงการด้านไอที

โครงการด้านไอที เช่น การพัฒนา Software Application หรือ การปรับปรุง IT Infrastructure ต่างๆ นั้น Project Manager มักจะต้องทำงานร่วมกับ Change Control Board (CCB) และ Change Advisory Board (CAB) ซึ่งบ่อยครั้ง เกิดความสับสนในบทบาทหน้าที่ของ กลุ่มบุคคล 2 กลุ่มดังกล่าวข้างต้น บทความนี้ จะขออธิบาย บทบาทหน้าที่ ของทั้ง CCB และ CAB เพื่อใช้เป็นแนวทางในการทำงาน ให้กับ PM ที่ต้องบริหารโครงการด้านไอที

CCB ตาม PMBOK Framework  และ CAB ตาม ITIL Framework เป็นกลุ่มบุคคล ที่มีหน้าที่ กำกับดูแล และรับผิดชอบในการทบทวน ประเมิน และอนุมัติการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม การดำเนินการ ของ CCB กับ CAB นั้น จะดำเนินการภายใต้บริบท ขอบเขต และวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ดังนี้

CCB ตาม PMBOK Framework : จะมีหน้าที่ เกี่ยวข้องกับ การ กำกับดูแล ทบทวน ประเมิน และอนุมัติการเปลี่ยนแปลง ต่างๆ ในการบริหารจัดการโครงการ โดยมุ่งเน้นที่การพิจารณา การเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลกระทบต่อขอบเขตงานโครงการ  แผนงานโครงการ ต้นทุนโครงการ  และคุณภาพของงานโครงการ เพื่อให้โครงการ สามารถส่งมอบงานได้ ตามวัตถุประสงค์ และสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร  ภายใต้เงื่อนไข และความเสี่ยงที่ยอมรับได้  โดยทั่วไป  CCB มักจะเป็นกลุ่มบุคคล ที่ประกอบไปด้วย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ของโครงการ  ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง  ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร  มาทำงานร่วมกัน เพื่อ กลั่นกรอง ประเมิน  อนุมัติ หรือ ปฏิเสธ การเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในโครงการ  และ CCB ก็จะหมดหน้าที่ลง เมื่อจบโครงการ โดยประเด็นที่ CCB สนใจ ในการประเมิน เพื่ออนุมัติ หรือปฏิเสธ การเปลี่ยนแปลงนั้น มักจะเกี่ยวข้องกับ ประเด็นดังนี้
•    การเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอมา มีผลกระทบอย่างไรต่อโครงการ เช่น เพิ่มต้นทุนโครงการ หรือ ขยายเวลาในการส่งมอบงานโครงการ เป็นต้น
•    การเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอมา มีประโยชน์อย่างไรกับองค์กร 
•    สาเหตุที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง คืออะไร เช่น การวางแผนผิดพลาด หรือ มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใหม่ ขอเพิ่มขอบเขตงานโครงการ เป็นต้น
•    หากอนุมัติการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ จะมีการร้องขอ การเปลี่ยนแปลงครั้งหน้าอีกหรือไม่

CAB ตาม  ITIL Framework :  จะมีหน้าที่ เกี่ยวข้องกับ การ กำกับดูแล ทบทวน ประเมิน และอนุมัติการเปลี่ยนแปลง ต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นกับระบบไอที ขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่า การเปลี่ยนแปลงดังกล่าว จะไม่นำไปสู่ปัญหา ที่กระทบกับการให้บริการระบบไอที  โดยทั่วไป CAB จะประกอบด้วย ผู้บริหารด้านไอที จากหน่วยงานต่างๆ  เช่น  CIO  หัวหน้าฝ่ายงาน IT Infrastructure   หัวหน้าฝ่ายงาน IT Application   หัวหน้าฝ่ายงาน IT Security   หัวหน้าฝ่ายงาน IT Operation เป็นต้น  และ CAB จะยังคงอยู่ แม้ว่าโครงการจะจบลง เนื่องจาก CAB ยังคงต้อง กลั่นกรอง การเปลี่ยนแปลงของระบบไอที ในโครงการอื่นๆ ต่อไป  โดยประเด็นที่ CAB สนใจ ในการกลั่นกรอง ประเมิน เพื่ออนุมัติ หรือปฏิเสธ การเปลี่ยนแปลงนั้น มักจะเกี่ยวข้องกับ ประเด็นดังนี้
•    คำร้องขอเปลี่ยนแปลง ระบบไอที มีการ ทดสอบมาเรียบร้อย และแก้ไขข้อผิดพลาดครบถ้วนแล้วหรือไม่
•    ขั้นตอนในการติดตั้งหรือปรับปรุงระบบไอที มีความชัดเจนหรือไม่
•    การเปลี่ยนแปลงระบบไอที ที่ร้องขอเข้ามา ได้มีการดำเนินการ ให้ระบบมีความปลอดภัยหรือไม่
•    ผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ใช้งาน หรือ Helpdesk ที่ต้องสนับสนุนการใช้งาน รับทราบกำหนดการเปลี่ยนแปลงระบบหรือไม่ 

ปัญหา และความสับสนในบทบาทหน้าที่ของ CCB และ CAB ที่เกิดขึ้น กับ Project Manager โครงการด้านไอที นั้น สามารถเกิดขึ้นได้หลายประเด็น เช่น
1.    โครงการ ไม่มี กลุ่มบุคคล ที่ทำหน้าที่ CCB  ซึ่งส่งผลให้ การเปลี่ยนแปลง แผนงาน และ ขอบเขตงานต่างๆ ในโครงการ ขาดการกำกับดูแล และส่งผลต่อเนื่องให้ ไม่สามารถบริหารการเปลี่ยนแปลงต่างๆในโครงการได้
2.    องค์กร ไม่มีกลุ่มบุคคล ที่ทำหน้าที่ CAB ซึ่งจะส่งผลให้ การส่งมอบงานโครงการด้านไอที ขาดกลุ่มบุคคล ที่จะช่วยกำกับดูแล การเปลี่ยนแปลงระบบไอที ให้มีความปลอดภัย ส่งผลให้มักจะเกิดปัญหา ในการใช้งานระบบไอที หลังจากส่งมอบงาน
3.    โครงการ มี กลุ่มบุคคล ที่ทำหน้าที่ CCB  และ องค์กร ก็มีกลุ่มบุคคล ที่ทำหน้าที่ CAB โดยทั้ง CCB และ CAB เป็นกลุ่มบุคคล คนละกลุ่มกัน และเกิดความสับสน ในบทบาทหน้าที่ของตนเอง ส่งผลให้ การ กลั่นกรอง อนุมัติ หรือปฏิเสธ การเปลี่ยนแปลงเกิดความสับสน  

กล่าวโดยสรุป ทั้ง CCB และ CAB ถือเป็นบุคคลที่มีหน้าที่ กลั่นกรอง กำกับดูแล อนุมัติ หรือ ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในโครงการด้านไอที แต่จะมีขอบเขตงาน และจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน  ดังนั้น Project Manager มืออาชีพ จำเป็นต้องเข้าใจบทบาท และบริบทขององค์กร เพื่อให้สามารถบริหารการสื่อสาร กับ กลุ่มบุคคลทั้ง 2 กลุ่ม ให้ตรงเป้าประสงค์ของการเปลี่ยนแปลงต่างๆในโครงการ 

บทความโดย
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP , ITIL)
Knowledger Co.,ltd.
www.knowledgertraining.com